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任何制度和规定、任何管理记录文件，在日常使用过程中都需要与时俱进、及时完善，人力资源部要做好文件编号和版本号的维护跟踪工作，确保使用最新版本的记录文件，切实防止管理混乱。
很多企业的做法是将文件PDF处理后以邮件形式发给全员，这种做法的缺点：一是容易泄露公司管理秘密；二是制度可维护性比较差，很多员工容易遗忘。比较好的做法如下。
人力资源管理制度可以用HR作为抬头码，1开头的文件是制度、规范和流程类；2开头的文件是规程和子制度；3开头的文件是模板。
文件版本Vx.y正式发布以V1.0开始，一般小的变更调整y值，大的变更则调整主版本x值。
最好以网页方式链接发布，企业由专门部门（负责ISO9000体系维护的部门，如质量管理部或者行政管理部）来维护文件最新版本，确保员工看到的是最新版本的制度和记录文件。
除了文件编号及版本号以外，制度批准日期与生效日期等信息同样需要在内网公示。
上述做法的好处一目了然，所有制度流程和记录纳入统一管控，这样才能真正做到规范有序。