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对于电子档案管理，国内存在“两段论”和“全生命周期论”之说，为方便表述，本书采用“两段论”，即把电子文件形成、归档及后续的管理过程统称为电子档案管理，其过程包括电子文件的形成、收集、鉴定、整理、归档和电子档案的存储、保管、利用、处置，各环节的详细内容见本章2.2节。
元数据在电子档案管理中具有重要作用，尤其是在电子档案的真实性管理中，它是电子档案不可缺少的一部分，应与电子文件同时归档。开展电子档案管理时，应制定元数据管理制度或标准规范，对各类电子档案的元数据项进行定义，实现元数据规范化管理。各单位一般参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46—2009）等制定电子档案元数据规范。
业务系统开发时应对元数据捕获节点进行规划，明确电子文件形成系统、电子档案管理信息系统需捕获的元数据项及其捕获方式。企业常用电子文件及电子档案元数据项与捕获节点可参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46—2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54—2014），并结合管理需要做好规划。需要特别指出的是，元数据与档案目录数据虽有相同之处但又不完全重合，元数据的范围一般大于电子档案目录数据。
建立电子档案管理信息系统，能够使电子档案管理更加高效和规范。电子档案管理信息系统功能需求可参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》、《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194—2012）及《电子档案管理信息系统通用功能要求》（GB/T 39784—2021）等。
根据国内外现有实践，电子档案管理中的电子文件归档过程既可以通过开发独立的电子档案管理信息系统来实现，也可以通过在业务系统中设计执行相应的管理功能来实现，还可以通过将相关功能分别设计在业务系统和独立的电子档案管理信息系统中来实现。三种方式对比如表2-1所示。
表2-1 电子档案管理功能设计方式对比
但从我国企业信息系统实施数量、电子档案管理成本、管理流程优化等因素综合考虑，将电子文件归档和电子档案管理功能均由独立的电子档案管理信息系统执行是最经济、合理和科学的方案。
采用独立的电子档案管理信息系统执行电子文件归档和电子档案管理功能，或采用分别由业务系统和独立的电子档案管理信息系统，执行电子文件归档和电子档案管理功能，都需要开发系统间的接口来实现两者的衔接。