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6S推行委员会组织编制6S体系文件，以便为6S推行工作提供技术指导和制度保障，从而促进6S活动顺利开展。
6S体系文件的构成如图2-4所示。
6S推行手册是推行6S活动作业的指导书，包括推行6S活动的目标、方针和总体要求等。
图2-4 6S体系文件的构成
6S推行实施办法是对6S活动进行管理的文件，内容包括推行6S活动的目的、范围、各部门的职责和管理权限、6S活动的内容等。
6S活动评分规定是有关6S活动的评分文件，包括评分的原则、项目、内容、标准和要求等。
6S活动检查办法是规定6S活动检查办法的文件，包括6S活动检查的目的、范围、标准和方法等。
6S活动内部审核办法是对6S活动进行内部审核的文件，包括内部审核的目的、范围、程序、标准等。
6S活动奖惩制度具体包括奖惩制度的目的、适用范围、奖惩对象、奖惩标准以及要求等。
6S体系文件作为推行6S活动有力的制度保障，在编制6S体系文件的过程中，应遵循一定的编制原则，保证文件的可行性和有效性。6S体系文件的编制原则如图2-5所示。
图2-5 6S体系文件的编制原则
6S体系是由程序、过程、方法以及管理构成的有机整体。因此，应站在系统高度进行把握。
在编制6S体系文件的过程中，必须对何时、何地、由谁、依据哪些文件、怎样编制，以及应保留哪些记录等，加以明确规定。
6S体系文件必须符合企业的客观实际，具有可操作性。因此，编写人员应深入实际，进行调查研究，力求完善，使之可被有效执行。
6S体系文件一方面必须符合推行6S活动的目标和方针，另一方面必须符合企业实际情况，以保证活动顺利执行。
6S体系文件的编制应符合相关文件的标准和本企业关于标准编写的规定。同时，一经发布，就具有法规效应，成为企业法规性文件的重要组成部分。
6S体系文件中的各文件之间，应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不产生矛盾，还要为实现总目标，明确各自相应的职责和任务。
为使6S体系文件真正起到作用，在编制过程中，应将其与6S先进的管理理念和方法，以及企业实际紧密结合，形成优化的管理体系。
推行6S活动只能使用唯一且独立的6S体系文件，不能使用过时或失效的文件。同时，还应保证执行的客观性、真实性和公正性。
6S体系文件是推行6S活动的有力支持，也是企业其他管理体系标准的重要补充。因此，在编制6S体系文件时，应遵循以下要求。
编制的6S体系文件，在文字方面应达到以下要求：
➢文字表达准确、顺畅、简练；
➢文字表达规范，术语界定严格；
➢各种数据真实，符合实际情况。
编制的6S体系文件在内容方面应达到以下要求：
➢内容力求完整，易于理解；
➢内容安排和文字说明应符合逻辑规律；
➢内容的选择符合企业实际情况。
编制6S体系文件时，其格式应符合以下要求：
➢编排科学、合理，便于查找；
➢体例、格式统一；
➢保持文件的系统性，力求协调一致。
6S体系文件的编制应按照一定的步骤和方法进行，以保证6S体系文件严谨、客观、合理和有效，从而为推行6S活动奠定基础。6S体系文件的编制步骤如图2-6所示。
图2-6 6S体系文件的编制步骤
编制6S体系文件之前，需要大量收集有关6S的资料，并进行整理、分析。
从6S推行委员会与6S推行小组中选出有经验的成员，组成6S体系文件编写小组，并确定各成员的职责。
在执行秘书的引导下，对编写小组的所有成员，进行6S知识和文件编制培训。
确定编制文件的结构、数量、格式，以及文件编制计划。为提高编制6S体系文件的工作效率，在编制前须注意一些事项，如表2-11所示。
表2-11 6S体系文件编制注意事项
编写小组成员根据明确的编写要求，起草所有文件的初稿。
一方面将起草的6S体系文件上交推行委员会审核，另一方面组织有关人员讨论；综合审核和讨论的意见，不断修订6S体系文件。
将改进后的6S体系文件，再次呈交推行委员会审核，经执行委员长审批合格后，准备发布执行。
经6S执行委员长签署后，发布并试行6S体系文件，根据使用者反馈的意见、与相关文件的相容度，确认文件的可操作性。根据试行的具体情况修改文件，最终形成完善、有效的6S体系文件。