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分类汇总，顾名思义，就是将同一类别的记录进行合并统计，用于合并统计的字段可以自定义设置，而合并统计的计算方式可以是求和、求平均值、求最大与最小值等。这项功能是数据分析乃至大数据统计分析中的常用功能之一。
排序功能有助于对极值的查看，也便于将同一分类的数据瞬间排列到一起。单关键字的排序是非常简易的操作，只要数据表是规范的，在功能区中一键操作即可。
1 选中 “考核成绩” 列中的任意单元格（即要求对考核成绩进行排序），在 “数据” 选项卡的 “排序和筛选” 组中单击 “降序” 按钮，如图3-27所示。
2 单击 “降序” 按钮后即可看到 “考核成绩” 列的数据从高到低进行排序，如图3-28所示。
图3-27
3 如果要让数据从小到大排列，方法很简单，只要在 “数据” 选项卡的 “排序和筛选” 组中单击 “升序” 按钮即可。
图3-28
排序也可以对文本数据进行，从而让相同的数据排列到一起，利用此方法可以将零乱的数据整理得更有规则。例如，在如图3-29所示的表格中，我们看到 “产品大类” 的数据是非常零乱的，只要选中 “产品大类” 列中的任意单元格，在 “数据” 选项卡的 “排序和筛选” 组中单击 “降序” 或 “升序” 按钮，即可将相同大类的记录整理到一起，表格瞬间变得有规则了，如图3-30所示。
图3-29
图3-30
按双关键字排序是指当按某一个字段排序出现相同值时再按第二个条件进行排序。例如，在4月份销售统计表中，可以先将同一产品大类的数据排列到一起，然后再对相同大类中的金额按从高到低排序。要实现双关键字的排序，必须要打开 “排序” 对话框进行操作。
1 选中表格中任意单元格，在 “数据” 选项卡的 “排序和筛选” 组中单击 “排序” 按钮（如图3-31所示），打开 “排序” 对话框。
图3-31
2 单击 “主要关键字” 设置框右侧的下拉按钮，在下拉列表中单击 “产品大类” ，排序次序采用默认的 “升序” ，如图3-32所示。
图3-32
3 单击 “添加条件” 按钮，在 “次要关键字” 设置中选择 “金额（万元）” 关键字，在 “次序” 下拉列表中单击 “降序” 选项，如图3-33示。
图3-33
4 单击 “确定” 按钮，返回工作表中，即可看到首先按 “产品大类” 进行排序，再对相同产品大类中的记录按 “金额（万元）” 这一列的值从高到低排序，如图3-34所示。
图3-34
数据在排序时默认以数值大小为排序依据，除此之外还可以设置以单元格颜色、字体颜色、条件格式图标为排序依据。下面介绍按单元格颜色排序的操作过程。
本例中，将年龄在60及以上的单元格设置为特殊颜色（可以使用条件格式功能特殊标记单元格），现在希望将这些记录快速排序到最前面，并删除这些数据。
1 选中表格区域任意单元格，在 “数据” 选项卡的 “排序和筛选” 组中单击 “排序” 按钮，如图3-35所示。
图3-35
2 打开 “排序” 对话框，分别设置主要关键字为 “年龄” ，排序依据为 “单元格颜色” ，如图3-36所示，接着设置次序，如图3-37所示。
图3-36
图3-37
3 单击 “确定” 按钮，则可以得到如图3-38所示的排序效果。
图3-38
4 本例希望删除60岁以上的老年用户数据，现已把这些数据排序到了一起，可以一次性选中这些数据，并执行 “删除” 操作，如图3-39所示。
图3-39
在进行分类汇总之前，需要按目标字段进行排序，将同一类数据放在一起，形成多个分类，然后才能对各个类别进行合并统计。例如，在4月份销售统计表中汇总得到各个品类的总销售金额。
1 选中 “产品大类” 列下任意单元格，在 “数据” 选项卡的 “排序和筛选” 组中单击 “升序” 按钮，即可将相同品类的记录排序到一起，如图3-40所示。
图3-40
2 在 “数据” 选项卡的 “分级显示” 组中单击 “分类汇总” 按钮（如图3-41所示），打开 “分类汇总” 对话框。
图3-41
3 单击 “分类字段” 文本框下拉按钮，在下拉菜单中单击 “产品大类” （注意分类字段一定是经过排序的那个字段）， “汇总方式” 采用默认的 “求和” ，在 “选项汇总项” 中选中 “数量”“金额” 复选框，如图3-42所示。
图3-42
4 单击 “确定” 按钮，返回工作表中，即可看到表格中的数据以 “产品大类” 为字段进行了汇总统计，即每一个相同的大类下出现了一个汇总项，如图3-43所示。
图3-43
5 如果数据较多，为了能更清晰地查看到分类统计结果，则可以单击左上角的 “2” ，只显示出统计结果，如图3-44所示。
图3-44
多层分类汇总是指一级分类下还有下一级细分的情况，这时就可以同时显示出多层的分类汇总结果。例如在车间加班记录表中首先对 “部门” 进行分类汇总，然后再对同一部门下的各个技工类别进行二次分类汇总。
1 打开工作表，切换到 “数据” 选项卡，在 “排序和筛选” 组中单击 “排序” 按钮（如图3-45所示），打开 “排序” 对话框。
图3-45
2 分别设置 “主要关键字” 为 “部门” ， “次要关键字” 为 “技工类别” ，排序的次序可以采用默认的设置，如图3-46所示。
图3-46
3 单击 “确定” 按钮可见表格双关键字排序的结果，即先将同一车间的数据排到一起，再将同一车间下相同技工类别排到一起，如图3-47所示。
图3-47
4 在 “数据” 选项卡的 “分级显示” 组中单击 “分类汇总” 按钮，打开 “分类汇总” 对话框。单击 “分类字段” 文本框下拉按钮，在下拉菜单中选择 “部门” 命令，汇总方式采用默认的 “求和” ，在 “选项汇总项” 中选中 “加班时长” 复选框，如图3-48所示。
5 单击 “确定” 按钮可以看到一次分类汇总的结果，即统计出了各个部门的总加班时长。再次打开 “分类汇总” 对话框，将 “分类字段” 更改为 “技工类别” ，其他选项保持不变，取消选中 “替换当前分类汇总” 复选框，如图3-49所示。
图3-48
图3-49
在工作表中创建下一个分类汇总时，系统默认自动替换当前的分类汇总。如果需要在工作表中创建多级或者多种统计的分类汇总，则在创建一次分类汇总方式后，在 “分类汇总” 对话框中必须取消选中 “替换当前分类汇总” 复选框。
6
单击
“确定”
按钮可以看到二次分类汇总的结果，因为当前数据量稍大，屏幕显示受到限制，我们单击左上角的显示级别
来查看统计结果。从当前的统计结果看到是分两个级别来统计的，如图3-50所示。
图3-50
当不需要对工作表中的数据进行分类汇总分析时，可以取消分类汇总。不管工作表中设置了一种还是多种分类汇总，都可以一次性取消分类汇总。打开 “分类汇总” 对话框，单击 “全部删除” 按钮，返回工作表中，即可看到已取消工作表中的所有分类汇总。
多种统计结果的分类汇总指的是并不仅仅使用一种分类汇总结果，而是同时显示多种统计结果，如同时显示求和值、最大值、平均值等。如本例中要想同时显示出各个班级的最大值与平均值两项分类汇总的结果。
1 针对本例数据源，首先对 “班级” 字段进行排序，将相同班级的数据排在一起。在 “数据” 选项卡的 “分级显示” 组中单击 “分类汇总” 按钮，如图3-51所示。
图3-51
2 打开 “分类汇总” 对话框，设置 “分类字段” 为 “班级” ，设置 “汇总方式” 为 “平均值” ，汇总项为 “总分” ，如图3-52所示。
图3-52
3 单击 “确定” 按钮得到第一次分类汇总的结果，如图3-53所示。
图3-53
4 按相同的方法再次打开 “分类汇总” 对话框。重新设置 “汇总方式” 为 “最大值” ，取消选中下方的 “替换当前分类汇总” 复选框，如图3-54所示。
图3-54
5 单击 “确定” 按钮完成设置，此时可以看到表格中分类汇总的结果是两种统计结果，如图3-55所示。
图3-55
在利用分类汇总功能获取统计结果后，可以通过复制使用汇总结果，并进行格式整理，形成用于汇报的汇总报表。但是在复制分类汇总结果时，会自动将明细数据全部粘贴过来，如果只想把汇总结果复制下来，则需要按如下方法操作。
1 打开创建了分类汇总的表格，先选中有统计数据的单元格区域，如图3-56所示。
图3-56
2 按下 “F5” 键即可打开 “定位条件” 对话框，选中 “可见单元格” 单选按钮，如图3-57所示。
图3-57
3 单击 “确定” 按钮即可将选中单元格区域中的所有可见单元格区域选中，再按Ctrl+C组合键执行复制命令，如图3-58所示。
图3-58
4 打开新工作表后，按Ctrl+V组合键执行粘贴命令，即可实现只将分类汇总结果粘贴到新表格中，如图3-59所示。
图3-59
5 将一些没有统计项的列删除，对表格稍做整理，报表如图3-60所示。
图3-60
6 按Ctrl+H组合键打开 “查找和替换” 对话框，在 “查找内容” 框中输入 “汇总” ， “替换为” 框中保持空白，报表如图3-61所示。
图3-61
7 单击 “全部替换” 按钮即可将报表中的 “汇总” 文字删除，然后再为报表添加标题，最终形成可用于工作汇报的报表，如图3-62所示。
图3-62