在写完本书第一版的这几年时间里,我发现我的Excel知识并没有增加多少,但是应用Excel来解决工作中的问题却更加得心应手了,因为这几年的工作场景中应用了大量Excel模型,更重要的是去思考如何使用Excel将工作简单化,由此悟出来的技能竟然远远超越了Excel本身的知识。
在这本书的写作过程中,我试图将这种“难以名状的Excel使用体验”展现给大家,它可能不是Excel常规的知识点,但细细品来又是如此美妙。在此之前,我想先跟大家谈两个Excel学习思维方面的感悟。
第一个感悟是公理化体系,在谈之前我们先来回顾一段历史。
2000多年前,古希腊数学家欧几里得集整个古希腊数学成果和精神于一体,写下了不朽之作《几何原本》,第一次完成了人类对空间的认识,并建立了一套科学的研究体系,这套研究体系持续影响了几千年人类科学发展;1582年,明神宗万历十年,来自意大利的天主教神父利玛窦到中国传教,他收了一位好学生徐光启,1607年,他们把《几何原本》的前6卷平面几何部分合译成中文;1687年牛顿的传世巨著《自然哲学的数学原理》出版,他在写作的时候也基本按照《几何原本》的样式来写,从三大经典力学定律开始,推演出了宇宙大统一力学体系。
为什么要讲《几何原本》这段历史呢?因为它建立了一套科学知识体系,深深影响着西方的科学研究,这套体系就是公理化体系。什么是公理化体系?我们从《几何原本》中的5个基本公理(原书中称为“公设”)来展开:
· 任意两点都可以用一条直线相连。
· 线段可以无限延长成一条直线。
· 可以以任意点为顶点、任意长度为半径画一个圆。
· 所有的直角都相等。
· 过直线外一点,有且只有一条直线与已知直线平行。
这5个公理相信任何学过几何的人都知道,《几何原本》最重要的不是证明了多少几何学的命题,实际上,《几何原本》里的几何学命题在欧几里得之前都已经有证明方法了,重要的是它重新梳理了这些命题,极富创造力地从这一大堆的命题中提取出了5个基本公理,然后从这5个基本公理一步步推导出了后面四百多个命题。
不仅是《几何原本》一书中的全部定理,我们从初中到高中,甚至大学所学的所有与平面几何相关的定理,都是从这5个基本公理严密推导出来的。换句话说,平面几何的知识体系就是建立在这5个基本公理之上的。
Excel也有8个显而易见的“公理”——它们就是Excel的八大思想。本书试图用这八大思想将Excel的底层知识串联起来,形成一个完整的知识体系。
· Excel构造名称思想:用名称作为Excel各模块之间的通行证,打通底层逻辑。
· Excel链接思想:Excel所有的元素可相互链接,是一个有机整体。
· Excel辅助列思想:辅助列是已知条件与问题之间的桥梁。
· Excel模块化思想:无论是数据还是公式,模块化之后,它们就可以进行组装了。
· Excel可视化思想:切记,字不如表、表不如图。
· Excel结构化思想:结构化是Excel成为数据库工具的必经之路。
· Excel数组化思想:将计算的对象提升到整体,而非个体。
· Excel自动化思想:通过录制宏、修改宏来实现Excel的自动化运行。
为什么公理化体系这么重要?因为掌握了逻辑严密的公理化体系,在面对未知领域的时候,你才会有信心去构建一个系统,有信心去研究并掌握这一领域背后的全部秘密。如果没有这种科学逻辑系统化的概念,就算你的想象力和洞察力再丰富,也只能发现一些零散的东西,或者解决一些别人留下来的问题。
本书并不是一本Excel知识百科全书,不能包含Excel所有的知识点,但是在八大思想的指导下,一棵Excel知识体系的“参天大树”扑面而来。我们只需要利用这八大思想,然后在每一个思想下面顺藤摸瓜,就能触及Excel知识体系的几乎所有方面。
第二个感悟是寻找第一性原理。
2000多年前,古希腊哲学家亚里士多德提出第一性原理:“在每一系统的探索中存在第一性原理,是一个最基本的命题或假设,不能被省略或删除,也不能被违反。”
乍一看,亚里士多德提出的第一性原理与欧几里得在《几何原理》中提出的公理化体系有异曲同工之妙。但其实它们是我们深入思考问题的两个层面:第一性原理让我们回归到问题的本质,找到最基本的命题;公理化体系则是在这些最基本的命题基础上,打造出完整的知识体系。
Excel中存在大量的符合“第一性原理”的知识点,掌握这些知识后,可以进入“一生二,二生三,三生万物”的境界。
比如,对于公式,其第一性原理就是掌握嵌套的逻辑。如何嵌套?其实就是拼装,公式是由一个个元素拼装起来的,它包含的最基本元素有4个:函数、引用、运算符和常量。
在一个公式中,除“运算符”外,其他都可以直接使用“&”来拼装,组合成一个新的字符串。
比如公式“=SUMIF(A3:A22,">60",A3:A22)”,其第二个参数是字符串,值为">60"。这里逻辑比较符“>”和比较值“60”可以被分割成两个更小的逻辑意义,这样就可以为公式增加智能性。
我们在工作表A1单元格中通过下拉菜单存储不同的逻辑比较符,比如“>”“<”“≥”等。在A2单元格中存储不同的比较值,比如“60”“80”等。那么上述SUMIF函数的第二个参数可以如此细化:">60"等价于">"&"60",进而等价于“A1&A2”,这样就通过不同的单元格中的值构建了公式的参数。只要是字符串类型的参数,都可以用同样的原理构建。
这就是公式组装的能力,你不需要记住每一种公式的写法,只需要懂得公式组装的规则和逻辑,就能由此生成无数个新的公式。
这本书致力于创作让你感到惊奇的Excel使用体验,致力于创作让你茅塞顿开的Excel学习思路。我们的目标不是逼着你去读完一本枯燥的软件教程,而是用“丰富的案例”和“更接近本质的讲解”来塑造Excel体验,去引导你提升自己的办公技能。看完这本书,你会大呼:原来Excel还能这样玩!
——安伟星
说明 本书所用内容均使用Excel 2016完成,但是书中大多数功能都适用于其他版本的Excel,对于Excel 2016特有的功能,会做特别说明。为了达到最好的效果,我们建议您将Excel更新为Excel 2016,它将极大地提升您的工作效率。