不同的应用文有不同的格式要求。一般来说,书信类写作格式大致相同,告示类写作格式基本相同。书信是重要的交际工具,通常分为私人信函和公务信函两大类。公务信函一般谈论或处理重要事务,可能是推荐信、求职信、求学信、邀请信、询问信、回复信、投诉信等。总之,凡是不属于私人的信函,一律称为公务信函。
信函的格式和语气是多种多样的,私人信函不同于公务信函。一般来说,前者的格式和语气比较随便,而后者则正式得多。不过,两种信函中使用的语言都应清楚明确、直截了当。公务信函的措辞应讲究礼貌,还要注意用词准确、行文简洁。
信函的段落通常较短,首段和末段一般只包含一两句话。开头的段落用一句话说明事由,必要时,可以再加一句话提及以前的书信联系。回复信函时,最好说明何时收到关于何事的信函。特别提示:写公务信函的开头和结尾时,要注意礼貌。
书信类应用文一般要求下列格式:
1)称呼(Salutation)
2)正文(Body)
3)结束语(Complimentary Close)
4)签名(Signature)
考研大纲明确规定,考研写作考试只需从称呼写起,并根据题目要求写出正文、结束语,签名一般统一用“Li Ming”(李明)这个名字[注意:2010-2012年英语(二)签名使用“Zhang Wei”]。
称呼是书信的开头部分,一般用Dear...开头,注意头衔的使用。考研写作要求称呼后用逗号,不能用冒号。在写给亲友的私人信函中可以直呼收信人的名字,但在公务信函里一定要写收信人的姓。
Mr.(先生)用于男性
Dr./Prof.(博士/教授)用于学术界
Ms.(女士)用于女性,指已婚、未婚均可,只知收信人姓名而不知性别时也可使用
Editor(编辑)
Dear Sir or Madam, 用于不知收信人姓名时
To Whom It May Concern, 用于不知收信人姓名时(一般仅用于推荐信、证明信、鉴定信一类)
● 写给机构
① 不认识负责人: Dear Sir or Madam, To Whom It May Concern,
② 认识负责人: Dear Mr. President, Dear Mr.(Michael)Wang,(使用全名或姓)
● 写给个人
① 关系不亲密: Dear Mr. President, Dear Mr.(Michael)Wang,(使用全名或姓)
② 关系亲密: Dear Michael,(直呼其名)
正文是书信中最重要的内容,也是应用文的得分关键。考研应用文一般会交代写作背景,给出所应包含的内容要点。因此,考生应严格按照提纲要点来完成写作,顺序不要打乱,做到文字条理清晰,简明准确。书信作文一般7~8句,使用3~5个关联词,3~5个从句,首尾两段可套用一些固定句型。
基础一般的同学,首尾两段可以使用自我介绍、期待回信等套话。
1. 首段: 1~2句,私人信函不用自我介绍。也可先阐明写作目的,再作自我介绍。
1)自我介绍: 1句
① I am a staff member from your company/corporation.我是贵公司的一名职员。
② I am a freshman/sophomore/junior/senior/undergraduate/graduate from the Department of Chinese Language and Literature.我是中文系的一名大一学生/大二学生/大三学生/大四学生/本科生/研究生。
2)写作目的: 1句,一般是改写提纲一,亦即书信的中心思想。
① I am writing the letter in purpose of placing an order of some books.我写这封信的目的是订购一些书籍。
② I am writing to inform you that I wish to resign from my current post/position.我写这封信是告诉您我想辞职。
2. 第二段: 3句
1)改写提纲二:1句
2)分论点一:1句
3)分论点二:1句
3. 尾段: 1~2句,也可先写期待回信,再表示感谢。
1)表示感谢: 1句,部分私人书信通常不用表示感谢。
① My thanks for you to your generous help are beyond words.我对您慷慨帮助的感谢难以言表。
② Words fail me when I want to express my sincere gratitude to you.感激之情,溢于言表。
③ I take this opportunity to show my heartfelt appreciation to the kind assistance you render me.我想借此机会对您的热心帮助表示衷心的感谢。
2)期待回信: 1句
① I look forward to hearing from you soon.我期待着尽快收到您的回信。/盼即赐复。
② I am looking forward to your favorable reply at your earliest convenience.期待您在方便之时尽快给予我圆满的答复。
③ Your prompt attention to my inquiry would be highly appreciated.十分感谢您对我的询问给予及时的关注。
基础较好的同学,若想取得考研写作高分,关键是少用套话。自我介绍、期待回信等套话可以不写。
结束语是表示礼节的套语,第一个字母要大写,后面要加逗号。可通用“Yours sincerely,”。按与收信人的亲密程度分为两大类:
● Yours sincerely
● Yours truly,
● Yours respectfully,
● Yours sincerely,
● Yours lovingly,
● Yours,
● Yours cordially,
● Yours faithfully,
● Yours affectionately,
书信类应用文最后一部分是签名。根据考研大纲,签名一般为“Li Ming”,2010至2012年英语(二)为“Zhang Wei”,千万不要写出自己的真实姓名。特别提示:考研书信类应用文不要求写日期。
告示类应用文写法各不相同,但大致也有统一的格式和要求,即含有标题、日期、正文、署名四部分。
书信类应用文不需要写标题,但告示类应用文必须写标题,这点非常重要。需要说明的是,告示的标题一般为短语。其中实词(有实际意义的词,如名词、动词、形容词等)第一个字母需要大写,虚词(没有实际意义的词,如介词、冠词、连词等)除作为短语首词外均不需大写。基本结构如下:
1) 通知: Notice(通知),Announcement(通告),Notice of a Decision(决定通知),Notice of Dismissal(免职通知)
2) 启事: Removal(迁移启事),Acknowledgements(鸣谢),Corrections(更正启事),Invitation for Bids(招标启事)
3) 其他: Note(便条),Preface(书刊序言),Pact(公约),Rules(守则/规则),Conditions for Car Rentals(租车注意事项),Christmas Clearance Sales(圣诞节清仓大甩卖)
Child Lost(寻子启事),Contributions Wanted(征稿启事)
Looking for a Spouse(征偶启事),Exchanging Houses(换房启事)
For an Exchange of Jobs(换工作启事)
书信类应用文不要求写日期,但告示类应用文一般需要注明日期,写在标题下一行的右侧,右端与右边线对齐。常见写法为“January 4, 2015”等。
根据题目要求,写一至三段。
一般采用现在时或将来时,可以使用现在进行时表示近期即将发生的事情,如is organizing;也可使用动词不定式,如to be held;或will/shall do, may/can do结构,如will be invited, may sign up。
1) Your attention, please...
2) It has been decided that...
3) May I have your attention, please?
4) ... is requested to note that...
5) ... has/have the honor to announce...
6) ... takes the pleasure in announcing that...
7) ... has/have the pleasure to notice/announce (that)...
8) This is to note/notice/notify/announce that...
9) It is hereby noted/announced/proclaimed/made public that...
10) ... is/are authorized to invite/announce/declare that...
11) Under the auspices of..., a report/lecture/seminar on... will be given by... on... in...
12) Owing to/due to/because of/in order to..., we beg to inform... that...
13) Under the auspices of..., ... will organize/hold a... match/competition/contest between... and... on... in...
书信类应用文签名一般是个人,但告示类应用文的署名可以是个人,也可以是公告单位。后者的署名中实词首字母需大写,虚词除作为短语首词外均不需要大写。