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不同的应用文有不同的格式要求。一般来说，书信类写作格式大致相同，告示类写作格式基本相同。书信是重要的交际工具，通常分为私人信函和公务信函两大类。公务信函一般谈论或处理重要事务，可能是推荐信、求职信、求学信、邀请信、询问信、回复信、投诉信等。总之，凡是不属于私人的信函，一律称为公务信函。
信函的格式和语气是多种多样的，私人信函不同于公务信函。一般来说，前者的格式和语气比较随便，而后者则正式得多。不过，两种信函中使用的语言都应清楚明确、直截了当。公务信函的措辞应讲究礼貌，还要注意用词准确、行文简洁。
信函的段落通常较短，首段和末段一般只包含一两句话。开头的段落用一句话说明事由，必要时，可以再加一句话提及以前的书信联系。回复信函时，最好说明何时收到关于何事的信函。特别提示：写公务信函的开头和结尾时，要注意礼貌。
书信类应用文一般要求下列格式：
1）称呼（Salutation）
2）正文（Body）
3）结束语（Complimentary Close）
4）签名（Signature）
考研大纲明确规定，考研写作考试只需从称呼写起，并根据题目要求写出正文、结束语，签名一般统一用“Li Ming”（李明）这个名字［注意：2010-2012年英语（二）签名使用“Zhang Wei”］。
称呼是书信的开头部分，一般用Dear...开头，注意头衔的使用。考研写作要求称呼后用逗号，不能用冒号。在写给亲友的私人信函中可以直呼收信人的名字，但在公务信函里一定要写收信人的姓。
Mr.（先生）用于男性
Dr./Prof.（博士/教授）用于学术界
Ms.（女士）用于女性，指已婚、未婚均可，只知收信人姓名而不知性别时也可使用
Editor（编辑）
Dear Sir or Madam, 用于不知收信人姓名时
To Whom It May Concern, 用于不知收信人姓名时（一般仅用于推荐信、证明信、鉴定信一类）
● 写给机构
① 不认识负责人： Dear Sir or Madam, To Whom It May Concern,
② 认识负责人： Dear Mr. President, Dear Mr.（Michael）Wang,（使用全名或姓）
● 写给个人
① 关系不亲密： Dear Mr. President, Dear Mr.（Michael）Wang,（使用全名或姓）
② 关系亲密： Dear Michael,（直呼其名）
正文是书信中最重要的内容，也是应用文的得分关键。考研应用文一般会交代写作背景，给出所应包含的内容要点。因此，考生应严格按照提纲要点来完成写作，顺序不要打乱，做到文字条理清晰，简明准确。书信作文一般7~8句，使用3~5个关联词，3~5个从句，首尾两段可套用一些固定句型。
基础一般的同学，首尾两段可以使用自我介绍、期待回信等套话。
1. 首段： 1~2句，私人信函不用自我介绍。也可先阐明写作目的，再作自我介绍。
1）自我介绍： 1句
① I am a staff member from your company/corporation.我是贵公司的一名职员。
② I am a freshman/sophomore/junior/senior/undergraduate/graduate from the Department of Chinese Language and Literature.我是中文系的一名大一学生/大二学生/大三学生/大四学生/本科生/研究生。
2）写作目的： 1句，一般是改写提纲一，亦即书信的中心思想。
① I am writing the letter in purpose of placing an order of some books.我写这封信的目的是订购一些书籍。
② I am writing to inform you that I wish to resign from my current post/position.我写这封信是告诉您我想辞职。
2. 第二段： 3句
1）改写提纲二：1句
2）分论点一：1句
3）分论点二：1句
3. 尾段： 1~2句，也可先写期待回信，再表示感谢。
1）表示感谢： 1句，部分私人书信通常不用表示感谢。
① My thanks for you to your generous help are beyond words.我对您慷慨帮助的感谢难以言表。
② Words fail me when I want to express my sincere gratitude to you.感激之情，溢于言表。
③ I take this opportunity to show my heartfelt appreciation to the kind assistance you render me.我想借此机会对您的热心帮助表示衷心的感谢。
2）期待回信： 1句
① I look forward to hearing from you soon.我期待着尽快收到您的回信。/盼即赐复。
② I am looking forward to your favorable reply at your earliest convenience.期待您在方便之时尽快给予我圆满的答复。
③ Your prompt attention to my inquiry would be highly appreciated.十分感谢您对我的询问给予及时的关注。
基础较好的同学，若想取得考研写作高分，关键是少用套话。自我介绍、期待回信等套话可以不写。
结束语是表示礼节的套语，第一个字母要大写，后面要加逗号。可通用“Yours sincerely,”。按与收信人的亲密程度分为两大类：
● Yours sincerely
● Yours truly,
● Yours respectfully,
● Yours sincerely,
● Yours lovingly,
● Yours,
● Yours cordially,
● Yours faithfully,
● Yours affectionately,
书信类应用文最后一部分是签名。根据考研大纲，签名一般为“Li Ming”，2010至2012年英语（二）为“Zhang Wei”，千万不要写出自己的真实姓名。特别提示：考研书信类应用文不要求写日期。