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前文曾经提及，家境殷实之人，为获取社会地位、保护家财、逃避徭役等目的，常常占据一个挂名书吏职位。但是，实际在衙门服务的大多数书吏，都出身于无产阶层，获得经济报酬是他们的基本动机。袁守定曾说，那些实际在衙门服役的书吏都是穷人。由于他们既不能享受正式薪俸，又没有头衔，所以他们常常通过非法手段从百姓那里榨取钱财以满足自己及家人。
至于那些稍有家资又实际服役的书吏，其寻求此类职位的动机可能与挂名书吏非常相似。
法律规定书吏的正式资格之一是：所有书吏必须来自良善人家（身家清白），即无人从事“卑贱”职业的人家。在申请这一职位前，求职者须从邻佑获取一份关于身家清白的联名具保书。然后，地方官必须向吏部呈交一份盖印信的证明书。如果未事先查实书吏是否来自良善人家，该官员将受降二级之处罚。
因为书吏的职责主要是掌管文书案牍，所以读写能力自然是基本资格之一。为履行某些职责，一点基本的计算知识也是必要的。据说，有些未登科甲（即未能通过最低级别的科举考试）的士子，常放弃学业进入书吏生涯。
是否对书吏求职者进行考试，由地方官自行决定。有的地方官仅在书吏上岗时稍做一点测试。黄六鸿的做法是，留下那些能写出文理清晰的公文者及书法较好者，淘汰那些不合此类要求者。他发现，在应命试写公文时，许多书吏在写下开头几句套语之后就再也写不下去了。
王植在进行这样的测试时也有类似的经历。他通常淘汰年老者及无能者；对那些服务时间长、有家产、熟悉衙门公事或口头表达能力较好的书吏，则从宽留用或录用。
另一种普遍的做法是，将已在衙门服务多年的帖写提升到常年书吏岗位上。
书吏的任期为五年。
如果将任期届满或已被黜退的书吏留用，州县官要被追究责任。如果纵容书吏改名换姓或伪冒籍贯再次在衙门任职，州县官将会受革职处分。如果对此种欺骗情形疏忽不察，州县官会受降二级调用之处罚。
任职满五年的书吏有资格进入官场。每年秋天，总督或巡抚都要主持一场任用考试（考职）。考试内容包括写一份“告示”（官方通告）及一份“申文”（给上司的报告）。
答卷呈送吏部。通常，一省之内录取率不超过50%。
通过考试者被授予品级或任以适当官职。成绩一等者授予从九品职位，二等者则授以流外官职。
一名书吏获得吏部颁授的品级及资格证书（文凭）以后，即获得了新的地位，并有了按品级佩戴顶戴的资格。