第二节
职能

各房的工作，必定包括许多公文、公事的准备和处理，主要落到书吏身上。这些职责可以概括如下：

1.草拟公牍。因为有许多书吏，而且正如我们将要看到的，草拟公文总要给他们带来些好处，所以书吏总是轮流起草公牍。因此，这些差事便按书吏在“卯簿”（点名册）中的排名顺序进行分配。 一旦轮到某人起草公文，该书吏必须在一个合理的时间内完成。有时专门规定了准备草稿及完成文书的确定期限，该期限依文书的性质及起草该文书所需劳动量大小而定。通常，起草文书的书吏必须在文书草稿末尾写上自己的名字， 以便一旦有什么问题出现就能追究执笔人。草稿完成后要交给州县官或幕友修改审定。被审定的公文稿发回原房誊抄。然后，誊定的文本再次送州县官复查并盖印加封。此后便是派人送出或付邮，这要按事情的性质而定。 ^[1]

由于大多数书吏仅受过非常基础的读写训练，因此没法指望他们写出高水平的公文。谢金銮指出：“吏虽出稿，不过取其初具规模间架而已。……凡初识文理，知文稿间架者，皆充为吏。”

2.准备例行报告。州县官须定期向上司呈报各种各样的报告，而准备此类报告全是书吏的职责。 这些报告包括各类年度报告及保结书（册结）等。

3.拟制备忘录。在案件的审判开庭前或在答复上司询问前，有时需要参考以往的公文案牍材料。于是，研究与待审案件或待处理事务相关的档案并提出一个报告，又是书吏的职责。通常的做法是在一张纸上写下基本要点，附在案卷上，以便州县官对该案有一个清晰的轮廓。

4.填发传票。填发授权衙役逮捕罪嫌、传唤证人或拖漏赋税者的公文（捕票、传票），也是书吏们的职责。因为逮捕和传唤之间有区别——受捕罪嫌需要锁系，所以书吏在发出票状时须特别注明该票是用于逮捕还是仅用于传唤，这是很重要的。有的州县官常命其书吏在传唤票上盖上一个印戳：“不用锁系。”如有这样一个程序启动，书吏必须在票状打上这样一个印记。有的州县官还要求书吏在“票稿”上注明执行送达的衙役应去往目的地的距离，以便能确定其完成此一差事的期限。

5.填制赋税册籍。我们已经提到过，书吏既要填制赋税册（实征册），又要填制限期催征登记册（比簿）。按规定期限检查花户缴税情况，并在比簿上记录花户的拖欠数字，以便能对欠税人、征税代理人、负责督催税收的衙役进行确认并传唤。这种册籍是“比责”笞罚的依据。

6.整理档案。作为任何官衙必办的基本业务，整理档案是书吏们最重要的职能之一。 一旦有档案误置、丢失或抽换，要追究当事书吏的责任。

关于书吏职能的上述介绍已经说明，书吏们在地方行政中，特别是在掌理文书案牍方面，扮演着不可缺少的角色。在讨论书吏的实际权力时，鲁一同曾作过如下评论：

胥吏犹未可遽减者，何也？官不亲事，事不在官也。……催科问胥吏，刑狱问胥吏，盗贼问胥吏，今且仓监驿递皆问胥吏矣。

在某些少有的场合，书吏的话甚至比州县官更有权威。正如冯桂芬所言：“州县曰可，吏曰不可，斯不可也。”

同时，在行政的其他方面，书吏也负有一定责任。例如，如果州县官未能完成赋税征收任务或未及时将税粮税银输送至上司，布政使可能会派遣其衙役来传唤负责征税的书吏进行讯问或加以笞惩。

注释：

[1] 参见《福惠全书》卷四，第11页b；《经世文编》卷二十二，第19页b、第20页；《牧令书》卷四，第30页b—31页；《学治偶存》卷四，第19页a—b；《学治体行录》卷上，第6页b。
根据《学治体行录》的记载，各类衙门所采用的实际做法如下：每房都有一个木制的印章，印章的上半部横刻着该房的名称，下半部纵向依次刻着五个条目：发房（将公文发送某房）、送稿（呈送出草稿）、判发（审查认可草稿）、送签（呈送公文定本盖印）、发行（发出该公文）。按规定书吏们应当在公文上盖上该印章，并在五个栏目内填上相应的日期。 8X3tQNv+3XUNrjxY41TqmMLQQ402MdaP1nvmg3TScg+OLlY5xyVNNiyulaivd4tx