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书吏服务于州县官衙及其僚属官员办公场所。
各类州县衙门雇用常年书吏都有规定名额，少则几个，多则近三十。
有时也允许官员雇一些抄写员，称为“帖写”，专门帮助常年书吏抄写文件。
各类衙门额外增雇书吏的数量，由督抚按每一衙门的实际需要来决定，并将数字报告吏部。地方官员不得擅自在核定名额之外增雇。
然而，这种规定从未被严格执行过。众所周知，在中国官衙公务中无法避免的巨量公文案牍，迫切需要远远超过定额的书吏去处理。有人曾建议，书吏数量应大幅精简，每个常年书吏只许雇一名额外书吏佐助。对于这一建议，两位以勤能闻名的总督——田文镜和李卫（1687？—1738年）——都认为不切实际。李卫指出，每一“房”（办公室）需要十名以上书吏处理日常公事。
广东的一位知县报告说，除了正常的文书报告即所谓“禀详”（正式或非正式的报告）
以外，每年还有一百种以上报告和保结书（册结）必须拟制，且呈交各级各类上司的每一份报告必须同时制作六七个副本。因此，在官员公务繁多的县，须雇用百名以上书吏来完成这些工作；甚至在官员公务相对轻松的县也需要几十名书吏。此外，有时需要一些额外的“帖写”做一些零活，其报酬按其抄写的字数付给。
然而，并非所有列入书吏名册的人都真的会到衙门供职，有一些只是“挂名书吏”。知县袁守定（1705—1782年）写道，“典吏”（负责文书档案的书吏）职位通常被那些喜慕冠带荣耀却不愿受公事劳累的人占据着。
按田文镜所述，这种挂名书吏通常是殷实人家子弟。他们愿意出一笔钱，二至四两银子不等，买一个挂名书吏位置，用以保护自身及家财，
或逃避徭役。
他们所出的这笔钱，通常用于衙门购买文具。
一个县衙雇用书吏（包括常年书吏、额外书吏和挂名书吏）总数，似乎是依辖区规模大小而变化。按侯方域（1618—1655年）记载，一个县衙雇用的书吏可能超过一千名。
据洪亮吉估计，大县有一千名书吏，中县有七八百名，小县最少也有一二百名。
游百川（1862年进士）的估计则更多：大县二三千名，小县三四百名。
由于县衙雇用书吏的数量远远超过衙门公事的实际需要，因而人们曾做过各种各样的精简尝试。1826年，因直隶总督那彦成奏请，道光皇帝下旨裁减各省书吏及衙役；一个州县衙门雇用书吏最多不能超过80名。这一奏请导致的结果，仅直隶一省就有23900名以上书吏、衙役被解雇。
按传统中国官衙公务分类，州县衙门的书吏队伍被编为六房——吏、户、礼、兵、刑、工。于是各房书吏分别被称为“吏书”（吏房书吏）、“户书”（户房书吏），等等，分别办理与其各房相关的事务及公文。
吏房保管人事档案，包括县丞等僚属以及任职于该州县衙门的书吏、帖写们的个人档案。这些档案记载他们的姓名、入衙日期以及是否因绩优获荐或因过错被罚，等等。
户房负责收税及所有与钱粮仓储相关的事务。它也保管赋税档案册籍，这些档案记载各类赋税数额、已收数额、输送布政司及其他官府的数额、存于钱库中的现金数额、储于仓库中的粮食数额，等等。该房还保存里长（征税代理人）、柜书（赋税收据专责书吏）的名册档案及花户（纳税人）名册。
通常还会再委任一名钱粮经承（负责赋税征收的书吏）；这一职位通常只许户房书吏中家财殷实者担任，且任期不超过一年。然而，某个书吏久居此职多年也不以为奇。
礼房负责祭祀仪式、寺观、学校、考试及旌表（荣誉授予）等。
兵房保管门军（城门警卫）、皂隶、马快、民壮、铺兵（邮差）的档案及驿站档案。
刑房保管讼案、囚犯、捕快、仵作和狱卒的档案，并负责保甲管理事务。
工房负责维修官舍、谷仓、监狱、驿站、桥梁、渡口、道路，等等。
除六房之外，州县衙门里还可能设置一些负责特别事务的办公室或书吏：（1）“承发房”（收发室），负责分发文案给六房，并从六房收回文书草稿。与负责给州县官传递公文的门丁直接接触的就是此房。
（2）“柬房”（通信室）。
（3）“库房”（财务室），这里储存税钱、官物、盗赃及凶杀案之凶器等，要求库吏保存每一存入或取出款物项目的详细记录。
（4）“仓房”（仓储室）。
（5）“总房”或“总书”，负责准备征比册（限期督催赋税的名册）的办公室或书吏。
（6）“里书”，也称“册书”或“扇书”，负责给每一里绘制地籍图及赋税册的书吏。
（7）“柜书”，管理存储税银的金库的书吏，其职责是给纳税人开收据。
（8）“漕书”，负责征集漕粮的书吏。
（9）“招房”或“招书”（供证室或书吏），负责录写招供，亦即录写州县官讯问及原告、被告、证人的陈述、供述及证词，等等。
（10）“驿书”（邮政服务书吏），其职责是保管关于邮差、马夫、船夫、马匹、船只数及其用费数额的记录档案。