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下半场
化繁为简,由远及近,把未完成变成已完成

成功源于你能做什么,而不是不能做什么。

——乔尔·威尔顿

最近出差,碰到了几年前患有严重抑郁症的一位前同事。我们一起喝茶,她气色很好,精神状态也不错。我很好奇其中的缘由,因为在大部分人心目中抑郁症的康复是比较困难的。

“我走了许多弯路,做了无数次的各种尝试后才找到了这个答案。”她说得那么认真,“刚开始的时候,总是睡不着觉,心里的压力巨大,总想着如何彻底消除抑郁症。可是现实的结果越来越糟糕,每天的睡眠时间基本上不超过两小时。”

“那后来呢?”我好奇地问道。

“除了药物的辅助治疗,我开始冷静地思考,为什么不能把目标降低,把每天的睡眠时间定为争取超过两小时呢?”她继续娓娓道来,“随着目标的降低,我的抑郁症状大为改善。现在,我也认可了抑郁症的终身治疗目标就是把发病的频次逐步降低,把每次发病的持续时间尽可能缩短。”

一个小时的简短交流后,当我征询她的意见,想把这段经历写进本书的时候,她欣然应允。她最后还告诉我:“希望大家少走一些弯路,专注在自己能改变的事情上,结果就大不同了。”

升维思考帮助我们逐渐明晰了初心的预期可衡量目标。化繁为简,由多变少,尽可能缩小范围。由大变小,由远及近,专注目标,尽可能聚焦当下。这样的降维打击,是朝着一个个小目标推进,从步步为营到步步为赢。

温斯顿·丘吉尔曾说:“很久以前,我们就不看重别人说什么了,而是看他怎么做。行动才是真实的事实。”面对复杂的混序场景,从哪里开始,如何做,都是未知的问题。面对未知的场景,通过有目的的迭代试错,用最小的代价,实现早赢、快赢和多赢,集中打击优先目标往往成了我们的不二行动。

1. 分级聚焦:要事第一

所谓上山容易下山难,不是由于上山更轻松,而是你眼里只有山顶这一个目标。

——华山驴友

让我们做一个小实验。写下阿拉伯数字1~9,罗马数字I~IX,英文字母A~I,汉字数字一~九。按照图2.1所示第一次一行一行地写并计算时间,然后换种方式,一列一列地写并计算时间。

图2.1 数字排列

比较一下两次完成的时间。我们可以得出结论:一次只做一项简单的任务,而不是同时做多项任务,就能减少一半的时间。

人们往往高估了自己同时执行多项任务的能力。针对这方面的专题,研究者戴维·三本松的报告显示:“人们之所以同时执行多项任务,并不是因为他们擅长这么做,而是他们容易分心,难以克制自己去做另一件事的冲动。”换句话说,那些最喜欢同时执行多项任务的人往往自制力较弱,没有办法让自己长时间集中精力。而专注恰恰又是那些成功人士共同的特征。

所以,要想实现早赢、快赢的阶段目标,在时间有限、精力有限、资源有限的条件下,需要贯彻断舍离的方法:断掉各种诱惑,舍弃一切对结果不重要的任务,暂时脱离一下自己的舒适区。也就是说,一旦开始做最重要的工作,你就要全身心地关注它,直到最终完成。这样做的前提是按照要事优先的原则对事情进行优先排序。例如,MoSCoW就是常用的分级排序模型。

贴士:MoSCoW分级排序模型

MoSCoW模型由戴·克莱格发明,它是一个英文缩写词,可以帮助我们对任务、活动的重要程度进行优先级排序。M代表Must(必须有),S代表Should(应该有),C代表Could(可以有),W代表Won’t(现在可以没有)。

不同的优先级是比较出来的。在今天这个混序场景中,其实我们很难一次性就把M、S、C和W这四个级别排出来。MoSCoW的使用方法是不断进行比较,逐渐找到最重要的M。首先我们应该找出W,这就是我们经常说的有所不为。然后我们去找到C,因为C是在条件允许的情况下才会做的事。留下的M和S其实构成了我们日常做事的正常范围。一旦受时间限制或资源瓶颈约束无法全部完成M和S,我们就特别需要比较出M和S,然后聚焦M,因为M是我们做事的底线。

2. 分类筛选:化繁为简

任何复杂的问题,都可以用一个十字化解成四个答案简单的问题。

——2×2结构思维的拥护者

尽管分级排序比较容易理解,但在实际操作中,特别是复杂的混序场景,常常面临着两难选择。寻求单一的正确答案不再可行,有时可以利用互斥目标从而更好地理解复杂场景,并定义问题的边界范围。这时候就需要对复杂场景进行有效分解,然后分门别类地确定解决策略,再按照优先等级分步处置。

这方面比较公认的2×2矩阵分析工具就能有效帮助我们理清两难困境,从而解码我们的问题。表2.1列举了我们常见的8种典型两难困境和2×2矩阵的应用示例。

表2.1 8种典型两难困境和2×2矩阵的应用示例

续表

3. 分步精进:一次搞定一件事

你不能等待别人来安排你的人生,自己想要的,自己争取。

——《猫的报恩》(宫崎骏执导的电影)

在降维的过程中,我们分析了两难的困境场景,理解了事情的优先顺序,如果前面所有的内容是在阐述做正确的事情有多么重要,那么现在该行动了,也就是我们如何持续、安全地把事情做正确。

首先,我们给自己画一个2×2矩阵(见图2.2),明确降维打击点,然后把任务变成一段一段的短跑冲刺,而不是路途漫长、中间没有停顿的马拉松(见图2.3),这样才能体验早赢、快赢的成就感。

图2.2 2×2矩阵——明确降维打击图

图2.3 阶段冲刺与没有停顿的马拉松

人人都会犯错误,尤其是面对越来越复杂的混序场景。约翰·麦克斯韦尔说过:“聪明的人会从自己犯的错误中学习,更聪明的人会从别人犯的错误中学习,最聪明的人则会从别人取得的成功中学习。”

我们之所以把每个阶段的冲刺都划分成前(学习)、中(行动)、后(反思)三个步骤,就是因为我们在最大程度地减少错误。

错误可以分为两大类:第一类是“无知错误”,就是我们还没有掌握相关知识;第二类是“已知错误”,就是我们已经掌握了相关知识,但还没有正确运用这些知识。

如果解决某类问题的最佳方法还没有找到,那么只要我们尽力了,无论结果如何都能接受。我们讲的迭代试错就是这种情形。“无知错误”是可以被原谅的。

但是,如果人们明明知道该怎么做,却没有做到,尤其是那种后果比较严重的错误,那么这类错误很难不让人暴跳如雷。“已知错误”是不可以被原谅的。

大量统计显示,我们犯的错误中多是“已知错误”,也就是如何持续、正确地运用我们所掌握的知识和技能。因为无论我们多么努力,知识的复杂性造成的失败远远比没有责任心造成的失败多得多。

我们所掌握的知识数量和复杂程度已经超过了个人正确地发挥其功效的能力范围。我们无法离开知识,但知识也让我们不堪重负。

如何在冲刺前立足于主动的经验教训学习,既能让我们充分运用所掌握的知识,又能弥补我们不可避免的缺陷。其实答案如此简单:你需要一个小小的行动检查清单!

世界卫生组织曾经邀请布莱根妇女医院的外科医生阿图·葛文德进行一项实验,要求他带领一支团队去协助减少医疗事故导致的纠纷和死亡。虽然葛文德医生一开始很怀疑这项实验的价值,但他仍然同意试一试,并在2009年公布了实验结果。葛文德及其团队的做法就是设计了一个检查清单,包括19项内容,覆盖了手术前、手术中、手术后三个部分。这一解决方案减少了超过三分之一的医疗纠纷和几乎一半的死亡率。葛文德医生因此得出结论:检查清单可以帮助所有人避免犯错,它的应用范围比我们想象得广泛得多。

这个检查清单不需要大而全,只需要覆盖关键点。检查清单也许就是一张便笺,不需要那么正式,你就是它的主人,要力求简单实用为上。

冲刺后的复盘反思对于下一步的迭代冲刺同样重要。要不断收集信息来反馈和验证你的阶段目标与预期结果的强关联性,要把不同的想法进行对比,用审慎的心态质疑自己的下阶段目标——这是自己的一厢情愿还是持续迈向最终目标的关键一程。

贴士:应用分步的一些要点

专家的研究表明,当我们为了让他人理解“如何行动”这类内容时,经常选择的表达逻辑就是时间逻辑,俗称“流水账”。换句话说,流水账最能让人们理解并指导我们如何开展行动。

不同于体现了重要性逻辑的分级与体现了结构性逻辑的分类,分步骤是时间逻辑的体现。

首先,任何的行动都需要在时间轴上开展,只有落实到时间轴上,行动才能落地,规划才可能变为现实。

其次,分步骤有效地帮我们把行动难度降低了。常言道:“饭不是一口吃饱的,但确实是一口一口吃饱的;罗马城不是一天建成的,但确实是一天一天建成的。”说的就是这个事实。

再次,分步骤给了我们对行动进行管控的机会。从这个角度出发,我们就更能理解在组织里,流程、计划、SOP(Standard Operating Procedure,标准操作规程)等的价值所在。这些都是分步骤的具体应用。

我们都知道“摸着石头过河——稳稳当当”这个歇后语。但如果我们面对的是一条从未到过,也没有任何水文资料可以获取的河,请问我们需要摸多少块石头才能过河?答案一定是越多越好。从降低无知错误的角度出发,我们面对的行动越复杂,原则上我们就导向于步骤分得越多一些,越细一些。

与此同时,当我们无法容忍已知错误造成的后果时,即我们非常希望行动是安全的、有效的、能够实现预期结果的,这时候即便我们有丰富的经验,也需要按照细化的步骤管控我们的行为和动作。 QbGxY32Bcc/4P96a1F3fgpUolUfgKfYrB+uz7uoLpoip5IqOBcoR4y2g8J8LRQ3I

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