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合同谈判纪要是记载合同条款谈判情况的文书。在实际生活中，谈判各方对合同条款进行谈判后，一般均会以纪要的形式记录条款的谈判内容，供各方签署。合同谈判纪要记载的内容主要有合同谈判的参与人、主要谈判内容、议定事项及争议事项等。合同谈判纪要是在合同谈判记录的基础上整理而成，集中反映了当事人就合同各条款谈判的结果，是对谈判各方对合同条款谈判所进行的总结。合同谈判纪要是根据合同谈判情况和谈判结果记录谈判要点的文字，并非对谈判过程作详细的原本记录。合同谈判纪要是谈判各方协商的产物，必须经谈判各方同意共同签署，具有一定的契约性，对双方有一定的约束性，但这里的约束性主要是对谈判各方商业道德上的约束，没有直接的法律约束力。
合同谈判纪要是下一步起草和签订合同的重要依据，也是谈判人员向有关企业管理者、经营者汇报合同谈判情况和谈判成果的载体。有些合同谈判纪要经谈判各方签字确认后，还可以作为起草“框架合作协议”“合作意向书”“签约意向书”的依据，从而起到法律层面的参考作用。
在这里必须指出的是，在某些合同纠纷中，合同谈判纪要也可以作为证据使用。如合同签订后在履行过程中发生纠纷，合同各方就纠纷事项进行谈判并重新协商达成一致意见，其所形成的“合同谈判纪要”相当于主合同的附件，该“合同谈判纪要”对各方当事人均具有法律约束力。
合同谈判纪要一般由以下几部分组成：
1.标题。一般由谈判合同的名称和文件名称构成。例如，关于×××合同谈判的会谈纪要。
2.开头。它是对谈判情况的综述。具体包括：谈判时间、谈判地点、谈判各方单位名称、谈判代表姓名、谈判目的、议题、取得的主要成果或就哪些问题达成了初步协议。书写时应简洁、概括。例如，“2020年5月11日，甲公司与乙公司在北京市东城区东长安街北京饭店就双方合资、合作开发房地产项目商谈合同条款签订事宜”。
3.内容。主体内容应按相互之间的逻辑关系分条列项，概括列出合同谈判的主要议题，在每一议题下写明谈判方经谈判协商后取得的一致意见。具体包括：（1）双方取得一致意见的主要目标及其具体事项。（2）双方的权利和义务。（3）需要进一步磋商的问题。或者为了方便，直接写明“未尽事宜，各方另行协商”字样，以便会后具体完善。合同谈判纪要作为一种契约性文书，写作时常使用“各方同意”“双方认为”“各方一致表示”“双方商定”等习惯性用语。
4.落款。双方谈判代表签名、日期。例如，甲公司代表：张三（签字），2020年9月11日；乙公司代表：李四（签字），2020年9月11日。
商务合同谈判纪要的写作是一项非常严肃的工作，写作中要注意以下几个问题：一是忠于谈判记录，真实、准确地反映合同各条款的谈判情况，不可随意更改记录内容；二是突出中心、明确重点，对谈判中达成一致的实质条款问题、有争议的条款问题应表述明确、具体；三是语言用词要简练、准确，切勿模棱两可，以免发生歧义；四是层次要清晰，避免杂乱无章，前后矛盾。
合同谈判备忘录是合同各方当事人在合同条款磋商过程中的一种提示或记事性文书，即各方在对合同条款进行谈判时，经过初步讨论后，记载双方达成的意见、谅解与承诺事项。合同备忘录记录的是谈判各方对条款的各自意见和观点，这些意见和观点可能双方并未达成一致意见，需要在下一次合同谈判中进一步协商。合同谈判备忘录作为参考性资料，能有效引导谈判方下一次合同谈判的方向，避免一些条款问题的重复讨论，提高工作效率，有利于尽快促成交易。因为合同备忘录记录的只是初步观点和意见，不是双方最终对合同条款达成的共识，因此它只能作为参考性资料来使用，只具有提醒备忘的作用，本身并不具有法律约束力。
合同谈判纪要与合同谈判备忘录的区别主要体现在两个方面：（1）效力不同。合同谈判纪要一经双方签字，即具有一定的约束力，在某些纠纷案件中可以作为证据使用，而合同谈判备忘录没有约束力，只起提示备忘作用，在纠纷中一般也不能作为证据使用。（2）内容不同。合同谈判纪要中记载的主要是谈判各方达成的一致性意见，而合同谈判备忘录中所记载的则不一定是谈判达成的一致意见，往往只是为了下一次谈判而提示问题。
合同谈判备忘录的写法比较简单、灵活。通常的格式如下：
1.标题。标题写成“备忘录”或者“×××合同谈判备忘录”即可。
2.谈判双方的情况，包括单位、名称、谈判代表姓名、谈判时间、地点、谈判项目等。
3.内容。即记录谈判事项，已谈判到合同哪一类条款，还有哪些条款尚未商谈。
4.签署。即双方谈判代表署名，并写上备忘录制作日期。有时可以将日期放到前面，也可以省略称呼。一些专项商务合同谈判备忘录，格式则有所不同，但都不是千篇一律的。
一般来说，合同谈判备忘录都比较简短，但有的专项性商务合同谈判备忘录篇幅较长。合同谈判备忘录的长短主要由需要记录事项的多少或复杂程度决定。但无论篇幅长短，合同谈判备忘录记载的内容一定要真实、准确、具体，各自的意见要明确，语气应当平和而友好。一般应采取分条列项的方法，对具体事项逐条说明。