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某企业生产某种机械设备，很多原材料及零部件都需要外购。企业在生产过程中经常会出现原材料及零部件供应不足或库存积压现象，急需采购时，又出现资金困难等情况，严重地影响了企业生产的正常进行。经过分析，造成该企业这种现象的主要原因是企业的采购计划与预算没有编制好，计划需求量与企业生产实际需求量差距较大。
由此可见，采购计划与预算对企业是非常重要的，企业必须重视这项工作。
那么，如何做好这项工作呢？
（案例来源：道客巴巴）
计划是管理的首要职能，任何组织都不能没有计划。所谓计划，就是根据组织内外部的实际情况，权衡客观需要和主观可能，通过科学预测，提出在未来一定时期内组织所要达成的目标及实现目标的方法。换句话说，采购计划就是指管理人员对未来应采取的行动所做的谋划和安排。
采购计划是企业管理人员在了解市场供求情况、认识企业生产经营活动过程及掌握物品消耗规律的基础上，对计划期内的物品采购活动所做的预见性安排和部署。
广义的采购计划，指为保证供应各项生产经营活动的物料需要量而编制的各种采购计划的总称。
狭义的采购计划，指年度采购计划，即对企业计划年度内生产经营活动所需采购的各种物料的数量和时间等所做的安排和部署。其中，何时、何处取得合适数量的原材料是采购计划的重点所在。采购计划就是购入原材料的预见性的安排和部署，对于整个采购运作的成败有非常重要的作用。
（1）按计划期的长短分类，采购计划分为年度物品采购计划、季度物品采购计划和月份物品采购计划等。
（2）按物品的自然属性分类，采购计划分为金属材料采购计划、机电产品采购计划、非金属材料采购计划。
（3）按物品的使用方向分类，采购计划分为生产产品用物料需求计划、维修用物品采购计划、基本建设用物品采购计划、技术改造措施用物品采购计划和科研用物品采购计划。
（4）按采购计划程序分类，采购计划分为采购认证计划和采购订单计划。
（5）按采购层次分类，采购计划分为战略采购计划、业务采购计划和部门采购计划。
此外，采购计划还可以分为物料采购计划、资金需求计划、采购工作计划（供应商开发计划、品质改善计划等都含在采购工作计划里）。
物料采购计划，是采购人员依据公司的生产经营状况及生产管理部门下达的物料需求计划拟订的，一般有季度、月度采购计划。
资金需求计划，是采购根据与供应商谈的付款期，统计到期应付的款项和采购人员预计临时需要的资金计划。
采购工作计划，又分年度计划（即采购人员对整年的工作方向的定位及要达成的成绩的展望）、月度计划、周计划，有的公司还有季计划、日计划。
在这些具体的采购工作计划中，要体现出采购人员在工作中做了哪些事，比如供应商开发、不良物料处理、订单下达、付款申请、内部培训等。
1.编写采购计划的目的
（1）预计采购物料所需的时间和数量，防止供应中断，影响产销活动。
（2）避免物料储存过多、积压资金及占用存储空间。
（3）配合企业生产计划与资金调度。
（4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料。
（5）确定物料耗用标准，以便管制物料采购数量与成本。采购计划作为采购管理的第一步，起到指导采购部门的实际工作、保证产销活动的正常进行和提高企业经济效益的作用。
2.编写采购计划的作用
“好的计划是成功的一半”，制订一个合理的采购计划对运作的成败有非常重要的作用，具体表现在以下几个方面：
（1）能有效地规避风险，减少损失。采购计划是面向未来的，企业在编制采购计划时，已经对未来因素进行了深入的分析和预测，能够做到有备无患，既保证了企业正常经营的需要，又降低了库存水平，减少了风险。
（2）为企业组织采购提供依据。采购计划具体安排了采购物料的活动，企业管理者按照这个安排组织采购就有了依据。
（3）有利于资源的合理配置，以取得最佳的经济效益。采购计划选择经营决策的具体化和数量化，保证资源分配的高效率，对未来物料供应进行科学筹划，有利于合理利用资金，能最大限度地发挥各种资源的作用，从而获得最佳效益。
由于影响采购计划的因素很多，所以采购部门在拟订好采购计划以后，还必须与生产部门经常保持联系，并根据实际情况的变化作出必要的调整与修订，以保证维持企业正常的产销活动，协助财物部门妥善规划资金收支。通常，在编制采购计划之前应掌握企业的年度销售计划、主生产计划、物料清单、设备维修计划和技术改造计划、基本建设计划和科研计划、存量管制卡等。
1.销售计划
销售计划是各项计划的基础，年度销售计划是在参考过去年度自己本身和竞争对手的销售实绩的基础上列出的销售量及平均单价的计划，即表明各种产品在不同时间的预期销售数量和单价。销售计划的拟订受到外部不可控因素和内部可控因素的影响。具体而言，外部不可控因素包括国内外的政治、经济、文化及社会环境、人口增长、科技发展等因素，内部可控因素包括企业的技术水平、厂房设备、原材料供应情况、人力资源和财务状况等。一个好的销售计划一定要符合组织自身的特点，适用于本组织发展现状。要制订准确的采购计划，必须依赖于对销售因素的准确预测及销售计划的准确制订。
2.主生产计划
主生产计划（Master Production Schedule, MPS）是ERP （企业资源计划，主要包括经营规划、销售与运作规划、主生产计划、物料需求计划和能力需求计划）中重要的计划层次，是传统手工管理中没有的新概念。 MPS根据客户合同和预测，由生产规划转化而来，把生产规划中的产品系列具体化，确定出厂产品。
对主生产计划涉及的关键工作重心的生产能力进行估算，给出能力需求的概貌，用以评估主生产能力的可行性。
物料需求计划的全过程，即是在展望期内把最终项目的独立需求从主生产计划开始向下逐层分解为各个零部件需求的过程。在此过程中，一个关键问题是上属项目记录和下属项目记录之间的衔接问题：对一项物料的计划订货的下达就同时产生了其直接下属项目的毛需求，它们在时间上完全一致，在数量上有确定的对应关系。
能力需求计划（CRP）把MRP的物料数量转化为标准的负荷小时，把物料需求转化为能力需求。
3.物料清单
生产计划只列出产成品数量，而无法知道某一产品所用的物料数量，因此，确定采购数量还要借助于物料清单。物料清单是由产品设计部门或研发部门制定的，根据物料清单可以精确地计算出每一种产品的物料需求数量。但在实际生产过程中，产品的规格、型号等变更非常频繁，物料清单很难随之及时调整，使得以此计算出来的所需物料与实际使用的物料在数量或规格方面不相符合，造成采购数量过剩或不足。因此，要想制订准确的采购计划，必须依赖于最新、最准确的物料清单。
用电子计算机读出企业所制造的产品构成和所有要涉及的物料，并将用图示表达的产品结构转化成某种数据格式，这种以数据格式来描述产品结构的文件称为物料清单（Bill of Material,BOM）。物料清单是定义产品结构的技术文件，因此，它又称为产品结构表或产品结构树。在某些工业领域，可能称为“配方”“要素表”或其他名称。
这里需要注意的是：物料清单表明了产品某一部件、某一组件、某一原材料之间的结构关系，以及每个组装所包含的下属部件的数量或提前期；“物料”一词有着广泛的含义，它是所有产品、半成品、在制品、原材料、毛坯、配套件、协作件和易耗品等与生产有关的物料的统称。
物料清单描述某一成品是由哪些原物料或半成品所组成的，且说明其彼此间的组合过程。如图 3-1 所示，成品A由 2 个原料B和 1 个半成品C组成，而半成品C又由 2 个原料D及 3 个原料E组成。
图 3-1 物料清单示例
依其组成关系， A为B、 C的母件， B、 C为A的子件； C为D、 E的母件， D、 E为C的子件。如果A之上再无母件， A可称为成品， C为自制或委外的半成品， B、D、E则为采购件，采购件不可能是母件。 A对B、C,或者C对D、E的上下关系，称为单阶。对整个结构而言，上中下各阶称为多阶或全阶。
4.设备维修计划和技术改造计划
设备维修计划是规定企业在计划期内需要进行修理的设备的数量和修理的时间和进度等。技术改造计划是规定企业在计划期内要进行的各项技改项目的进度、预期的经济效果，以及实现技改所需要的人力、物资费用和负责执行的单位。这两个计划提出的物料需求品种、规格、数量和需要时间是编制物料采购计划的依据，采购计划要为这两个计划的实现提供保证。
5.基本建设计划和科研计划
基本建设计划规定企业在计划期内的建设项目、投资额、实物工程量、开工日期、建设进度及采用的有关经济技术定额，这些都是编制采购计划的依据。科研计划规定企业在计划期内进行的科研项目，科研项目提出的物料需求是编制物料采购计划的依据，具有新、少、急、难的特点。
6.存量管制卡
若产品有存货，则生产数量不一定要等于销售数量。物料需求计划的输入信息有主生产计划、物料清单和库存信息。如图 3-2 所示。
图 3-2 物料需求计划
（1）主生产计划数据。作为MRP的输入数据项，主要解决“生产（含采购或制造）什么”以及“生产（含采购或制造）多少”的问题。主生产计划是MRP最重要和最基本的数据，开始编制物料需求计划时，必须首先得到一个有效的主生产计划。
（2）物料清单。物料清单主要解决“生产过程中要用到什么”的问题， MRP从物料清单中得到有关主生产计划项目的零部件和原材料的数据。
（3）库存信息。库存信息主要解决“已经有了什么”的问题， MRP从库存信息中得到物料清单中每个项目的物料可用数据和编制订单数据。