“先生，您真的该整理一下办公桌了！”

这话是我对一位潜在客户脱口而出的。那是我进入人才中介机构的第二年夏天。我的工作是宣传本公司的招聘业务，这意味着要弄清每家公司需要什么样的员工，并向它们推荐合适的人选。我负责的是中小型企业。员工少于十人的公司很少有自己的人事部门，通常由公司总裁负责各项事务，包括雇用员工。所以，我的对接人就是公司总裁。他看起来疲惫不堪，只是对我说：“我太忙了，要是有个秘书就好了。”

我意识到自己扮演的角色是人才中介，便问道：“如果您要雇个秘书，希望她／他做些什么？”

“嗯，我想想啊，”他不太确定地说，“可以肯定的是，我希望有人帮我整理文件和文具。你懂的，就是在我需要的时候递上合适的笔。如果他们还能帮我整理办公桌，那就太棒了。”

就在这时，我忍不住脱口而出：“但您完全可以自己动手啊！”话刚一出口，我就意识到自己有多无礼。更不用说，我基本上是告诉他，他根本不需要雇个秘书。完美的推销机会就这么泡汤了！

但他就像没注意到似的，还在滔滔不绝地往下讲。他讲得越多，情况就越清楚——收拾整理不是他的强项。他在一个乱糟糟的家里长大，总是弄丢东西。他初入职场的时候，当时的老板告诉他，在保持整洁这件事上，他完全是个废物。他一直对此耿耿于怀。

好不容易听他讲完，我问他，我能不能看看他的办公桌。那张桌子就在我们会面区域的另一侧。我一眼扫过，顿时了然于胸。那是一张普普通通的褐色办公桌，但桌子中央的电脑却埋在“叠叠乐” 一般岌岌可危的杂物堆里，那看起来就像一座由文件、书籍和信件堆成的未来派摩天大楼。那个时候，我已经在周末做整理顾问了。于是，我忍不住告诉他，他真的该整理一下自己的办公桌了。

那就是我们整理课的开端。当然，整理课必须在业余时间进行，所以我们会在清晨或下班后见面。几次课结束后，他的办公室已是干净整洁。更棒的是，他对整理效果非常满意，把我介绍给了很多企业家，这意味着我的销售业绩猛增。后来，每当我拜访新客户的时候，都会迅速瞄一眼老板的办公桌，在谈话过程中尽量找机会提供整理建议。不知不觉中，向我咨询业务的客户数量就翻了好几倍。

但老实说，在我的整理客户中，有不少人被“打回原形”（rebound）。上完我的整理课后，并不是所有人都能让办公室保持整洁。成功人士与失败人士有什么区别？区别就在于他们开始整理时的心态。

随着项目的推进和新资料的到来，我们需要处理的信息更新十分频繁。资料和文件迅速堆积如山。哪怕已经整理过一次办公桌，如果要想保持整洁，就需要时刻关注。所以，我们需要保持动力，前提是理解 为什么 要做整理。

在我认识的人当中，大部分“一次整理，永不反弹”的人都是主动做整理的。 他们一开始就有清晰的想法，知道自己想成为什么样的人，想拥有什么样的生活方式。相比之下，开始整理时不清楚为什么要这么做的人，或是希望别人能帮自己做整理的人，哪怕第一次整理好了，很快也会变得乱糟糟。

现在，我要问你一个问题： 你 为什么想做整理？

如果你回答说，为了提升工作业绩或消除压力，那也没问题。但为了保持动力，你需要更明确一些，用清晰具体的语言描述自己理想的工作状态，以及你希望整理能给你的人生带来什么效果。因此，在开始整理之前，请想象一下你理想的工作状态。

想象你理想的工作状态

想象一个典型的工作日，问问自己， 什么样的工作能让你怦然心动，哪些东西在你的工作中至关重要。这是整理的第一步，也是取得成功的关键。 每当想到这个话题，我都会想起美智子发来的一封电子邮件。美智子是我过去的一位客户，如今已经掌握了整理方法。她在一家医疗用品制造公司工作。整理之前，她的办公桌上总是堆满了文件，就像千层糕一样层层叠叠。她的邮件标题是：“理想工作状态达成！”邮件中写道：

早上走进办公室之前，我就已经兴奋起来了。我的办公桌上只剩下电话和盆栽。我从架子上的指定位置拿出笔记本电脑和电源线，打开电脑，把上班途中买的咖啡搁在我最喜欢的杯垫上，喷些薄荷香氛，深吸一口气，然后开始工作。每样东西都各有其位，不用花时间去找，而且用完后只要一秒钟就能放回原处。两个月过去了，我简直不敢相信，我每天早上还是会如此幸福。

美智子的电子邮件充满了幸福感。这就像一份教科书式的案例，展示了什么是令人心动的工作状态。我在这里分享给大家，是因为它包含了“想象自己理想工作状态”的一切要素。 诀窍就是：用栩栩如生、鲜活生动的细节，想象你整理完毕后的一天会是什么样子。那幅图景要包含三个要素：有形的办公环境、你的举动和你的感受。 想象你的办公空间看起来会是什么样子，例如整洁的办公桌和每样东西摆放的位置；你会在那个地方做什么，包括享用咖啡或嗅闻气味清新的香氛；以及你做这些事时的感受，例如兴奋、满意或满足。

如果你想生动描绘自己理想的工作状态，需要将上述三个要素全部包含在内。不过，最重要的是想象你在理想办公空间中的感受。请试着闭上双眼，想象自己早上走进办公室后做的第一件事。如果你脑海中空空如也，那就请想象美智子描述的来到办公桌前的情景，然后观察自己有何感受。你的心怦怦直跳吗？你有没有觉得一阵暖意涌上心头？

当我们想象每个细节，具体到情绪带来的身体反应，而不是仅仅客观审视它们时，自己理想的工作状态就会跃然而出。这会让我们更渴望达到那种状态，也有助于我们保持做出改变的动力。

想象自己理想的工作状态时，还需要考虑另一个重要方面——时间范围。 想一想你是如何度过每一天的：早晨上班，中午稍做休息，完成工作，晚上下班回家。想象一下你的办公空间在一天中的不同时刻是什么样子。像这样从不同角度审视自己理想的工作状态，你就会意识到下一步具体该怎么做——无论是为办公空间增添更多色彩，还是通过更改布置使文件更便于拿取。这能进一步增强我们做出改变的动力。

整理无形的杂物时，想象理想的工作状态同样重要。例如，在整理电子邮件的时候，想象你希望如何处理收到的邮件，然后设想一下收件箱里有多少封邮件最合适你。在整理时间的时候，想象你做每一类工作所需的时间，以及你做这类工作时的感受。请从不同角度（例如产能、工作效率和你与团队成员的关系）重新审视上述理想工作状态。只有认清自己理想的工作风格，根据那幅清晰的图景设定整理目标，你才能以正确的心态做整理。

一口气整理完毕，永不打回原形

“我都整理过几百次办公桌了，但总会在不知不觉中又变得乱糟糟的。”

“打回原形”是人们最常向我咨询的问题。只要是做过整理的人，基本都有过这样的经历。例如我的同事阿俊。“你知道的，我经常整理办公桌。”她边说边指给我看，“也许看起来不太像，但我其实并不介意做整理。”

当我看见一张看似整洁的办公桌时，通常会先粗略地扫一眼桌面，然后再检查看不见的地方。我会从抽屉开始。抽屉拉开后，通常会露出很多没用过的笔、旧名片、一大堆回形针和橡皮擦、陈旧的润唇膏、过期的口香糖、营养保健品、塑料餐具、纸巾，还有外卖附赠的一次性番茄酱包和酱油包。

然后，我会把椅子往后推，蹲下来，往桌子底下看。我会伸手进去，拽出塞在办公桌底下的纸箱和纸袋。那里面通常装满了书和文件，还有衣服、鞋子和零食。我的做法会引来许多惊讶的目光。人们会问：“你是说，桌子底下也要整理？”没错，仅仅整理桌面是不够的。

如果你想彻彻底底做一番整理，永远不再陷入混乱，那就请朝着一个简单的目标迈进：弄清自己办公空间中的每样东西放在哪里。你有哪些东西，数量有多少，都放在哪里？你的工作性质决定了哪类物品会不断增加？出现这种情况的时候，你会把它们放在哪里？只有牢牢掌握上述内容，你才能说自己“整理完毕”了。

那要怎么才能做到这一点？请将东西分门别类，一次性整理完整个办公空间。如果你今天整理桌面，明天整理第一个抽屉，后天整理第二个抽屉，抽空一点点往外扔东西，那就永远都不可能整理完。第一步是空出一个时段，专门用来做整理。接下来，将你拥有的所有东西分门别类集中起来，确定要保留哪些，丢弃哪些。完成这一步后，再决定要把留下的东西放在什么地方。如果你想彻底整理一番，就请按上述步骤进行。

从本书第3章开始，我和斯科特将详细解释如何分门别类地整理有形和无形的杂物。就目前来说，你只需要记住，成功的关键在于： 分门别类，迅速彻底，一口气完成。 无论是整理办公空间还是整理家居，这都是麻理惠整理术的精髓。

这听起来也许很难，但你不用担心。整理有形的办公空间要比整理家居简单得多。首先，办公空间比较小，物品类别也少得多，所以你更容易决定要保留哪些东西，要放在哪里。而且，花的时间也会短得多。对于没有太多东西的独居人士来说，运用麻理惠整理术整理家居至少要花三天；对于一家人来说，则需要花一周到几个月不等，具体取决于家里有多少东西。相比之下，整理一张办公桌平均只需要花五个小时。根据工作类型不同，最少可能只要花三个小时。即使对于拥有更多空间（例如自己的小隔间或办公室）的人来说，通常也只需要花不到十个小时。因此，只要留出两天时间，就能整理完办公空间中有形的杂物。如果抽时间做整理对你来说是个难题（例如，你没法抽出连续五个小时的时间），也可以试着将整理过程分成几个部分。我的客户中最常见的做法是提前两个小时抵达办公室，每次花两个小时，分三次完成整理。我注意到了一点：将整理时段安排得比较紧凑的客户，都将做整理变成了习惯，这有助于他们迅速完成任务。

因此，如果你的空闲时间不多，我会建议你将整理时段安排得紧凑一些，以便保持一定的惯性。将整理时段安排得太分散，导致每次都不得不从头开始，这完全是浪费时间，只会拉低你的效率。

我说的“迅速彻底，一口气完成”，是指在一个月内整理完毕。有些人也许会惊讶地表示：“竟然花这么长时间也行？”但大多数人都忍受凌乱的办公桌很久了，跟这个时间长度比起来，一个月其实并不长。尽管在一两天内整理完毕会更好，但多花一点时间也没关系。最重要的是给自己设定一个截止日期。例如，你可以先下定决心在月底前做完，然后把做整理的时间段空出来。如果你只是告诉自己“有时间就整理一下”，那可能永远都整理不完。

彻彻底底做整理，一口气做完，然后给每件物品指定一个位置。 当你知道办公空间中每样东西放在哪里后，即使物品数量不断增加，你也能迅速找到它们。这么一来，才有可能保持整洁。学会正确的整理方法后，每个人都能打造出令自己心动的办公空间，而且永远不会被打回原形。

选择要保留的物品

它能让你怦然心动吗？

这个问题是麻理惠整理术的关键，也是整理家居（私人空间）简单而有效的工具。我们要将每件物品拿在手里，只选择能让自己怦然心动的东西，其余的通通舍弃。

但办公空间呢？工作需要诸如合同、会议纲要、公司证件之类的东西，它们并不能让你怦然心动，但却不能舍弃。还有诸如胶带、订书机、碎纸机之类的办公用品，你即使不喜欢也无权丢弃。如果你环顾四周，也许会发现自己的办公桌丑陋不堪，椅子平平无奇，就连办公室里公共区域的纸巾盒都没法让你心动。你会越看越觉得没法只根据“能否让自己怦然心动”选择该保留什么。但在这个念头给你泼凉水、浇灭你整理的热情之前，让我们先回到最根本的一点。

你为什么想要整理？

无论你理想的工作状态是什么样的，最终目标都一样 —— 能够快乐地工作。因此，在做整理的时候，最重要的是选择能让你快乐的东西，并珍惜你保留下来的物品。

有三类物品是应该保留的。第一类是能让你怦然心动的物品，例如你最喜欢的笔、样式可爱的记事本，或是亲人的照片。

第二类是能帮助你完成工作的功能性用品，也就是你经常用到的东西，例如订书钉或打包用的宽胶带。它们不一定能让你怦然心动，但能让你的日常工作更轻松。只要拥有它们，你就能放松下来，专心工作。

第三类是未来能让你开心的物品。例如，收据并不令人兴奋，但它有个明显的优点——可以拿它报销。你也许并不喜欢在项目完成后做文书工作，但它们也许会对你未来的职业生涯有所助益。此外，如果“由于为人可靠受到重视”是你想实现的梦想，这也能在未来带给你欢乐。

因此，请牢记以上三个类别：一是能直接让你怦然心动的物品，二是能带来方便的功能性用品，三是能在未来带给你欢乐的事物。这就是在办公空间里保留物品的标准。

如果工作环境中没有东西能让你“怦然心动”，也可以换成其他说法。例如，我认识的一位公司总裁会问：“这有助于我的公司繁荣发展吗？”一名银行出纳员会问：“我有没有觉得充满期待？”一位部门经理兼棒球迷会问：“它是属于一线阵容、二线阵容，还是落选阵容？”

最重要的是，你拿在手里的物品能不能在工作中发挥积极作用。请始终牢记，整理的目的不是舍弃东西、清理办公桌，而是找到自己理想的工作状态——能让你怦然心动的那一种。

营造能集中精力的环境

在安静的办公室里，只能听见敲击键盘的声音，还有我和客户上整理课时的低语。

“它能让你怦然心动吗？”

“能。”

“它重要吗？”

“不，我已经不需要它了。”

“这份文件呢？”

我的客户压低了声音：“啊，那是去年辞职的一名员工的。丢了会有点麻烦，你懂的。”

“哦，抱歉。”

我刚开始指导公司高管做整理时，在见客户的过程中学到了重要的一课：在安静的办公室里，整理课听起来会有点吵，很难在不打扰其他人的情况下交谈。我可怜的客户肯定觉得浑身不自在。

整理办公空间时，最重要的是营造有助于你集中精力的环境。 如果你容易担心别人会怎么看，时间安排就很重要了。如果你可以在节假日走进办公空间，或是拥有自己的小隔间或办公室，就能轻松选择什么时候做整理。但如果你在开放式的大办公室里工作，而且需要在工作日做整理，如果不想打扰其他人，可能就得在上班前或下班后进行了。我个人通常在清晨七点到九点开课，也就是客户正式开始工作之前。

一大早第一件事就是做整理的好处多多。当你知道自己要在九点开始工作，整理时就会集中精力，效率也会变高。而且，由于一天刚刚拉开帷幕，你做事时会更积极主动，也会更享受整理的过程。在这种情况下，你可以轻松决定要保留什么，又要丢弃什么。因此，我多年来一直建议客户，清晨是整理办公空间的最佳时间。不过，最近我的看法有所变化，这源于我在其他国家分享整理方法时的体验。

在日本，人们通常会在办公室加班到很晚，因此很难在下班后集中精力收拾整理。但我在美国见到的许多公司里，通常下午六点一过办公室基本就空了。每到周五，下午三点后办公室里的人就逐渐减少。这么一来，即使下班后也有可能集中精力做整理。

我还注意到了另一个不同之处。我接触的大多数美国人都表示，如果有人在工作时间整理办公空间，不管发出多少噪声，都不会对自己造成干扰。为了确保他们没理解错我的意思，我再三询问：“哪怕是完全没有遮挡的开放式办公室，而且原本特别特别安静？”答案还是一样的。显然，我多年来一直绞尽脑汁思考的问题“怎么才能谨慎低调地整理办公室”在美国根本不算问题。

关注别人的看法，注意不要打扰别人，在日本被视为一种礼貌。我敢肯定，在美国和其他大多数地方也一样。但通过在美国的经历，我了解到，“会打扰别人”的东西在每个地方并不一样。我们做整理的时候，最重要的是营造一种能让我们感到舒服的环境，以便专心做整理。这可能意味着选择办公室里人比较少的时段，或是告诉同事我们要做整理。或者，我们也可以邀请同事一起做整理。事实上，我建议尽可能让全公司的人同时做整理。

每年年底，我认识的一家日本出版商都会抽出一天，让每位员工整理办公桌。显然，这么做能改善公司氛围，也由此诞生了许多本畅销书。整理提高了每位参与者的工作效率，使大家的工作面貌焕然一新，成效十分显著。哪怕不能让全公司都参与进来，但如果有某个部门或团队的全体成员决定一起做整理，那也是一段佳话。

开启“整理庆典”！

开始给公司高管上整理课后，我的生活变得更繁忙了。在工作日，我清晨七点到九点上整理课，然后从九点半开始自己的销售工作，努力工作到深夜。在周末，我还开设了家居整理课。跟同事聊天的时候，我会提到自己在周末帮客户整理完了厨房，或是当天早上帮某位公司高管清理掉了四大袋文件。没过多久，公司里每个人都知道我在做整理这一行，同事和上司想上整理课的情况也越来越多。

我的日子过得充实又满足，但从没想过要以整理为业。同事的感谢方式一般是请我出去吃饭。虽然我接受公司以外客户的礼金，但还是拿整理当副业，而不是固定工作。

有一天，我给一位客户上完整理课，站在他身边，欣赏他干净整洁的办公桌，他突然转过身来对我说：“你真的应该把这种整理方法教给所有人。你知道，你是唯一能做到这个的人。”这话让我意识到，很多人都渴望做整理。最重要的是，我十分愿意帮助大家做到这一点。这让我开始考虑自己单干。最后，我选择辞职，专职做起了整理顾问。

在那之后，我积累了许多指导别人做整理的经验。在这个过程中，我意识到人们普遍对整理存在一些误解。例如，大多数人认为整理是一项繁重的任务，下半辈子每天都得持续进行。可能有些读者也是这么想的吧！但事实上， 整理分为两种：日常整理和“整理庆典”。 日常整理是指把白天用过的东西放回原处，确定新买的东西该放在哪里。“整理庆典”则意味着重新评估你拥有的每件物品，问问自己每件物品在如今的生活中是否重要，并整理自己的收纳体系。我将这个过程称为“整理庆典”，是因为要在相对较短的时间内集中、彻底地做整理。

在办公空间中，“整齐庆典”意味着不但要重新检查每件有形物品，还意味着要重新检查所有无形物品。例如，“整理电子邮件”包括检查收件箱里保留了哪些类型的邮件，“整理时间”包括弄清自己在每项活动上花了多少时间。这么做能让你全面了解自己拥有的物品及其数量。如果你逐一查看每一类物品，就能确定该保留哪些东西，该把它们放在哪里，哪些才是最重要的。

上述两种整理都很重要，但毫无疑问，“整理庆典”对我们的生活影响更大。这就是为什么我建议你先完成“整理庆典”，再考虑日常如何保持整洁。如果你一口气整理完毕，亲眼看到了办公空间整洁有序的样子，你的身体就会记住这种环境多么令人愉快，愉悦感自然而然会促使你保持整洁。当然，这种方法不但适用于整理有形的物品，也适用于整理无形的物品，例如第4章会提到的电子数据和人脉。请先评估自己当前的状态，然后选择你真正想保留的东西，进而体验在整洁空间中工作的乐趣。

我们这就开始吧！首先问问自己，什么样的工作状态能让你怦然心动，并在脑海中生动具体地勾勒出来。然后，让我们帮你开启自己的“整理庆典”，将理想变成现实。有了正确的心态和方法，你就能达到自己梦寐以求的工作状态。 tVAWokHqETIgGFvEUzm7BqcBJOzTEN6zxk9YY3IqvqSQoYx4fE0WHkLT2migyRsX