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高校数字档案馆建设是一个庞大的系统项目，项目建设步骤一般按照IT系统项目化运作，经过规划、立项、实施、验收、运维等步骤分阶段进行。
学校在数字档案馆建设规划阶段就应设立相应的组织机构和项目成员来确保工作的顺利开展，一般会成立一个项目建设小组，小组成员主要由档案部门领导、档案馆业务工作相关人员、学校信息化建设部门人员、学校保密委员会成员等相关部门共同组成，负责数字档案馆建设工作的规划、计划、实施方案、制度制定，具体建设工作的实施、推进，后期建设工作检查、总结与考核。
在制订本单位的项目方案之前，做好充分的前期调研是前提。首先要了解全国和地方数字档案馆建设的情况，了解本校数字化校园和电子校务的建设情况，确定本校档案管理工作的实际情况和发展目标，在此基础上有针对地选择国内经济发达地区高校数字档案馆建设情况进行调研和学习，学习了解其他学校建设的成功经验。通过详细的调研、学习，掌握大量的第一手材料，再结合本校的实际情况制订出符合学校档案管理实际状况的规划方案，实现本校数字档案馆建设的最终目标。
制订项目建设方案时，应当从数字档案馆项目建设的必要性、成本、收益、风险等方面研究建设的可行性，并形成可行性研究报告，特别是要对当前本校数字档案馆建设的各种保障条件、建设环境等实际情况及建设的需求和最终达到的目标进行充分论证，坚持需要和可能的原则，区别轻重，将建设目标中的关注点放在力所能及的范围内，着力解决档案管理中的现实问题。学校档案部门要对档案管理工作的业务需求、功能需求和数字档案馆系统部署方式进行详尽地分析，形成需求任务书，并将其纳入建设方案。建设方案的内容应包括建设目标、建设内容、建设步骤、经费需求、实施计划等。编制项目方案通常与编制项目规划同步进行且互为支撑，是后期建设项目立项和工程设计的基础。
档案馆准备好数字档案馆相应的规划方案后即可向学校提出项目立项申请报告。为确保项目投资的科学性，在立项决策之前学校应组织同行专家对项目可行性研究报告和建设方案进行论证评审，明确界定项目的建设目标、涉及的档案业务范围以及项目建设需要进行沟通和协调的单位，档案业务需具体到哪些档案管理工作可以通过数字档案馆进行优化、升级或重构，系统建设需要与学校哪些业务系统进行集成，目前具备哪些集成的条件，都需要进行详细论证，同时应确定项目预算，预算时应考虑本校的环境、部门的实际情况、历史数据迁移、设备购买、项目管理、项目实施、人员培训、系统运维等问题。评审时，专家应对项目的可行性报告、规划、方案在投资效益上的合理性、建设方案的可行性及项目组织实施的科学性进行充分论证和评审，通过评审后提交学校有关部门立项实施。
人才队伍是数字档案馆建设工作的保障，档案馆应通过提升现有人员技能和知识的方式，充分发挥现有人员的作用，加强培训学习，提高整支队伍对数字档案馆建设工作的思想认识，提高他们的业务应用能力，建设数字档案馆管理人员、业务人员、技术人员等相互配合的建设人才队伍，现有人员不足的，应通过引进、组建项目组等方式补充人员或采取档案服务外包的方式来保证数字档案馆项目建设的效果和质量。
数字档案馆建设是以现有的档案业务工作为基础开展的。在项目实施初期，需对本单位档案管理基础业务进行完善与规范，完善档案管理制度，理顺档案管理体制机制，实现档案工作的集中统一，规范档案管理业务流程，统一各种分类、各种类别档案的归档交接及管理中涉及的表格、报表等。健全的规章制度是工作开展的基础，档案馆应根据项目进展情况有步骤地采用、制定相关管理制度、标准规范和管理办法细则，应优先采用国内成熟标准规范作为单位档案信息化工作标准规范，国家标准规范不能满足需求或无相应标准规范的应自主编制，形成的标准规范和管理办法应定期或不定期更新，在数字档案馆建设系统运行前，应完成所有管理制度、标准规范和管理办法细则的制定，以使档案工作更加规范。
数字档案馆建设应依托学校现有信息化基础设施配置数字档案馆建设和运行所需的硬件设备，以节约成本，对于现有硬件无法满足的，应根据未来学校档案数据增长情况、系统使用人数、安全保密需要、系统部署方式等逐步予以配备。在充分征求档案部门、业务部门、各归档部门等意见的基础上，对档案管理信息系统的功能需求进行细化，形成功能需求方案。功能需求方案应既符合档案管理的实际需要，又便于系统开发人员理解，并能够在系统开发中实现，管理信息系统可以通过招标、竞争性谈判等方式选定系统开发商，确定合同和协议文件，协商确定技术细节和系统开发、安装的时间节点。系统开发商根据前期确定的需求设计报告和学校档案管理实际，对档案管理信息系统原型进行定制开发，然后将开发好的系统在学校档案部门进行安装，包括数据库安装、软件安装等。系统在学校本地档案工作网络内安装部署好后，可以开始基础数据准备和历史数据迁移工作，基础数据准备的主要工作包括界面设置、数据库结构设置、档案分类设置、代码设置、赋权方案确定、用户设置等，基础数据应以文件形式保存，以供后续维护时备查。数据迁移主要是把档案馆使用原有档案管理系统的数据和之前未使用系统管理的数据完整无误地导入现用档案管理系统的过程，历史档案数据经过导入、清洗、校对后，便于在新上线的档案管理系统中统一管理和整合利用。在系统上线运行前，还应当进行系统测试，主要包括功能测试、性能测试、安全保密测试和兼容性测试，测试工作可自主进行，也可委托具有资质的第三方机构完成，所有测试过程均应形成书面记录，包括测试用例、测试过程、测试结果等。档案馆同时应对档案管理人员、部门归档人员及系统维护人员等进行培训，将运行在原有系统的业务和数据迁移到新上线系统中试运行，并对系统运行情况进行监测。
档案馆应按照“重要性、常用性、急用性、抢救性、珍贵性”的原则，并结合实际分步推进馆藏档案数字化工作，将重要的、常用的、急用的、自然损坏老化严重的和珍贵的档案优先数字化，对这部分档案进行抢救和保护的同时解决了资源的保护与利用的矛盾。传统载体档案数字化如果自主加工完成有困难的可采用外包，或采用外包与自主完成相结合的方式进行。档案数字化外包应按照《档案数字化外包安全管理规范》的要求做好安全管理工作。高校档案馆应当根据自己学校的办学特色和办学定位，结合馆藏特色学科、重点学科的资源特色，建立各种专题数据库，充分开发馆藏档案资源，为学校学科建设和教学科研管理提供更多的档案信息服务。
档案部门应在对学校电子文件管理和归档实际情况现状进行充分评估的基础上，制订详细的技术方案和电子文件归档计划，提出归档业务和相应系统的改造方案，在系统和设备升级改造到位后有步骤地开展电子文件归档工作，电子文件归档的相关工作及要求应参照《电子文件归档和电子档案管理指南》等国家相关的规定和要求进行，正在实施或将要实施的信息系统应按照《电子文件归档和电子档案管理指南》等国家相关的规定和要求做好相关工作，待投入运行使用后根据该类电子文件形成的数据特点开展电子文件归档，对接收的电子文件和电子档案要按照《电子文件归档和电子档案管理指南》等国家相关的规定和要求进行真实性、完整性、可靠性、可用性检测，确保电子档案长期可用。
数字档案馆建设使用的设备和系统在试运行一段时间后，应组织验收组对设备和系统的目标、功能、质量、使用效果及各项指标是否达到合同及技术协议规定的要求进行评审验收。应根据评审过程中分析的结果，找出系统的薄弱环节，提出整改意见。完成数字档案馆建设工作后应经过反复的试运行，确保每个设备、每个系统、每个模块均达到了档案业务要求，实现了建设目标，最终形成数字档案馆建设总结报告、试运行报告、系统检测报告和用户报告等，组织内、外部专家根据设计方案、合同协议、任务书等进行验收，建设工作达到《数字档案馆系统测试办法》要求的，可向国家档案行政管理部门申请测评。
在高校数字档案馆投入使用前，甚至从某一个档案管理新系统上线运行开始，对系统进行管理和维护就成了数字档案馆管理工作的主要任务。高校数字档案馆运维的目标就是在“变事后处理为主动预防”运维管理理念的指导下，有效收集、整理、加工、分类、存储和利用各类档案资源，建立并完善长效的管理服务体系和机制，确保各类数字档案资源能够准确、高效、稳定且可持续的为师生校友提供服务。项目运维应参照《档案信息系统运行维护规范》等标准规范的要求开展运维工作：结合学校实际建立数字档案馆建设运维工作的组织机构，明确其职责，根据档案部门实际情况确定运维对象和内容，选择适当的运维模式，电子档案管理系统宜采用继续选用系统开发商提供外包模式运维，最好能将运维费用纳入采购费用中，根据运维体系开展数字档案馆建设的基础设施、档案管理系统、档案数据安全防护和备份等的运维工作，确保建设工作的持续开展和质量，同时确保档案信息长期保存和安全。