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档案管理是高等学校重要的基础性工作，保存学校发展的历史记录，为高校教学、科研、管理等各项工作提供服务，同时为社会提供档案信息利用服务和承担档案育人的重任。自2000年国家档案局提出加强档案信息化建设工作以来，许多高校纷纷加快了数字档案馆建设步伐。自2008年12月“上海交通大学数字档案馆”项目顺利通过了由上海市档案局组织的成果鉴定，成为全国高校第一个数字档案馆以来，各高校经过多年的数字档案馆建设，从档案目录著录到档案全文检索，从传统载体档案到电子文件自动归档，成果丰硕，但因为高校档案的专业性和复杂性，各校的实际情况各不相同，目前部分高校在数字档案馆建设中还是存在一些问题。
档案工作“重保管轻利用”的思想观念由来已久，部分高校档案工作者认为工作的重点应该是安全保管好馆藏档案，被动提供查档服务即可，建设数字档案馆的必要性也不是那么迫切。任何工作的开展，提高思想认识是前提，只有正确认识到建设数字档案馆是学校发展和档案事业发展的必经之路，正确理解和把握数字档案馆建设的概念、目标、原则、步骤和技术等，转变档案管理理念，充分认识到建设高校数字档案馆是数字中国建设的重要组成部分，只有做好数字档案馆建设工作，才能切实提高学校档案管理水平。
健全的规章制度是一项工作良好开展的基础，目前部分高校的档案规章制度还是停留在传统的手工管理档案阶段，无法适应和解决数字档案馆建设和运行出现的新情况，可能会导致建设工作难以推进，建设质量和效果难以保证，工作效率提高不大，也无法看到数字档案馆建设后会给学校档案管理工作带来的良好效益。
数字档案馆建设是一个系统工程，需要对其进行顶层设计和统一规划。只有在建设工作开始时就对本校档案业务进行总体构想和系统设计，从全局的角度注重规划设计与实际需求的紧密结合，对数字档案馆建设的结构、功能、层次、标准进行统筹考虑和明确界定，注重现代信息技术在符合本校实际的档案管理具体的业务实现。如果缺乏顶层设计和统一规划，建成的系统没有和校内其他业务系统进行数据对接和系统集成，可能会形成新的“信息孤岛”，难以保障数字档案信息的真实性和完整性，也不能保证数字档案资源的可用性。
高校均已建立了健全的档案工作网络，但因为档案数据涉及学校的党务、行政、教学、财务和科研等部门，部分高校归档部门和档案馆部门之间缺乏有效的及时沟通，加上档案部门相对封闭、受档案安全保密等保守思想影响，难以形成档案数据全局有效的管理、规划与协调，条块分割，缺乏有效的档案信息资源共建共享机制，严重制约了数字档案馆部分功能的实现，最终会影响数字档案馆的建设效果。
高校档案资源内容丰富，类型多样，数字档案馆所需掌握的现代信息技术较多，需要掌握档案学和计算机相关学科知识的复合型人才，因人员编制受限和工作环境等问题，这类复合型人才在高校档案馆普遍匮乏，现有的档案工作者往往缺乏学习动力，安于现状，学习进修和业务培训机会较少，导致在数字档案馆建设项目的具体实施过程中，人才队伍难以保障。
大部分高校因为运行经费紧张，进行数字档案馆建设时去申请专项经费，申请到的专项经费可以解决数字档案馆的燃眉之急，但档案工作是一个持续性的长期工作，数字档案馆即使建成后每年的数字化加工、档案资源开发和设备的运维等都需要持续的经费投入，没有经费投入保障就不能保证数字档案馆建设工作的持续开展和学校档案事业的长期发展。
高校数字档案馆建设将为学校提供全方位的档案信息服务，通过对高校各种类型的档案信息资源进行数字化加工、开发、集成和远程利用，从而长期保存及开发整合学校发展的历史记忆和进一步弘扬校园文化，在提高档案管理工作效率、挖掘档案数字资源为学校教学科研管理提供凭证和决策等信息服务、实现信息资源共建共享等方面有积极的意义。
办公自动化和各类教学科研管理应用业务系统平台的使用，产生了大量的电子文件，运用数字档案馆系统对这些信息进行采集归档，避免了档案数据遗失，和传统载体档案一起建成一个资源更为丰富、以档案数字信息资源为中心的信息资源库，为师生和社会校友提供更为有效的档案信息服务，同时数字资源能更方便快捷地开展校史研究等专题的编研工作，丰富校园文化资源，充分发挥档案的育人作用。
随着高校办学规模的扩大，档案数据剧增，建设数字档案馆把传统载体档案数字化加工后，使用服务器和磁盘阵列存储后对数字档案资源进行传输、开发和利用，可以有效摆脱传统档案馆库房紧张的空间限制，同时建成后的数字档案馆系统可以通过远程利用7×24小时为师生校友提供服务，突破了传统的上班时间必须面对面的时空限制，实现“见面越来越少，服务越来越好”。
通过管理系统，可以对档案数字资源进行规范编研和统一管理，避免各种各样的传统载体档案管理带来的不便，运用身份认证、权限访问控制和加密传输等技术，确保档案资源的安全使用与合理利用，能有效保证档案的安全；同时在数字档案馆建设中借助人工智能的技术和理念，实现对档案信息的自动著录、分类标引、数据校验、智能划控、自助服务和声像档案内容的智能识别等，对数字档案进行更为有效地分类和组织，能有效提高档案管理工作效率。
相比传统的档案目录库检索依赖于档案元数据的字段著录，数字档案馆采用OCR （Optical Character Recognition，光学字符识别）技术对档案库中的档案进行全文识别，建立全文索引库，实现档案全文检索，更利于后期档案信息资源的深度开发与挖掘，也利于档案资源的精准检索和全文利用。
数字档案馆通过远程利用系统和网络平台为处于分散在世界各地的师生、校友提供服务，也可以通过权限分配、访问控制和加密传输等为用户提供远程档案利用业务。现在的用户自助服务意识较强，数字档案馆建成后把允许公开的档案公开发布供用户自主查询利用，也可提供自助服务终端供查档用户授权使用，同时档案管理员可以使用实时互动交流工具为用户在线解答疑问，及时服务用户。区别于传统档案，不同的档案部门也可以通过数字档案馆来开展有选择的共建共享档案信息资源，通过档案信息的发布与传递，能有效地实现档案信息资源的共享，促进文化交流。