财务管理组织机构又称财务管理组织结构或组织形式,是指企业为组织、领导和直接从事财务工作而设定的职能部门。建立健全的财务管理机构,是加强财务管理职能,保证财务工作顺利进行的前提条件。
财务管理组织机构作为企业管理组织系统中的一个子系统,其与企业组织本身存在许多共同之处,同时,它也具有自身的一些特点。因此,在财务组织结构设置的过程中,除了应该遵循一些最基本的管理原则外,也要遵循财务管理活动所要求的一些特殊原则。这些原则都是长期管理实践的经验积累,应该为组织设计者所重视。具体来说,财务管理组织机构的设置应遵循以下具体原则:
统一指挥原则就是要求每位下属应该有一个并且仅有一个上级,要求在上下级之间形成一条清晰的指挥链。下属如果有多个上级,就可能会因为上级存有彼此不同甚至相互冲突的命令而感到无所适从。虽然有时在例外场合必须打破统一指挥原则,但是,为了避免多头领导和多头指挥,企业财务管理组织的各项活动应该有明确的区分,并且应该明确上下级的职权、职责以及沟通联系的具体方式,保证管理工作职能的协调与畅通。
控制幅度原则是指一个领导者直接领导与指挥的下属人数是有限的,以此保证组织的统一、有效性。管理幅度之所以不能够无限度加宽,是因为每个人的知识水平、能力水平是有限的。法国管理学者格拉丘纳斯认为,当领导者的控制幅度超过6~7人时,其和下级的关系会变得越来越复杂,以至于最后失去驾驭的能力。影响管理幅度的因素有多种,至今尚未得出一个可被普遍接受的有效管理幅度标准。值得注意的是,随着计算机技术的发展和信息时代的到来,信息技术处理的速度大大加快,每个管理者对知识和信息的掌握以及实际运用的能力都普遍有所提高,协调上下左右之间关系的能力也会提高,管理幅度有可能拓宽。但是,这并不意味着该原则失效,人们在设置科学的管理机构时仍需遵循这一原则。
企业财务管理组织中的每个部门和部门中的每个人员都有责任按照工作目标的要求保质、保量地完成工作任务,同时,组织也必须委之以自主完成任务所必需的权力,做到职权与职责对等。如果有责无权,或者权力范围过于狭小,责任方就有可能会因权力的限制而导致无法履行责任,甚至无法完成任务;如果有权无责,或者权力不明确,执权者就有可能不负责任地滥用权力,甚至于助长官僚主义的习气,这势必会影响到企业财务组织系统的健康运行。
财务组织的经济性是指企业财务管理机构的层次与幅度、人员结构的设置应符合企业组织形式、企业规模与业务特点,部门工作流程的设计要合理。在具体的岗位设置和人员配置上,要从实际出发,切不可因人设事而影响管理效率。所谓组织的柔性,是指企业财务组织的各个部门的设置与编制是相对固定的,可以根据组织内外环境的变化而进行必要的调整。在财务管理机构的设置上,企业应坚持柔性及经济原则,做到按事定岗,按岗定人,相对固定,适当调整,保证财务管理机构的精简、灵活、高效。
随着经济全球化的发展和我国加入世界贸易组织,一方面,在我国的外资企业越来越多;另一方面,我国的企业也会不断走出国门,到国外投资发展。为了便于企业之间的交往和业务联系,企业在进行财务管理组织机构的设置时,除了要考虑我国企业自身的状况外,还应该借鉴国外经验,采用国际上广泛认可的财务管理组织形式,尽可能符合国际惯例。
财务管理组织机构的设置主要取决于企业管理组织机构。而企业管理组织机构主要受到企业经营规模、行业特点、业务类型、经营区域等因素的影响,同时还要受企业所有制性质及企业资本构成的影响。在现代市场经济条件下,企业规模不同及组织形式的多样性,使得企业财务管理组织结构也必须呈现多样性。企业财务管理组织机构的具体类型主要有以下三种:
这种机构的特点是会计核算与财务管理机构合一,同时具备财务与会计两种职能。这种机构以会计职能为核心进行内部职能分工,设立存货、长期资产、结算、成本、财务出纳、报表等内部部门或岗位。这类财务管理机构适合于财务业务比较简单的中、小型企业。
这种机构的特点是在将会计职能与财务管理职能适当分离的基础上,分别设立会计核算机构和财务管理机构。财务管理机构具体负责筹资、投资、收益分配及日常的财务管理活动。在现代市场经济体制下,企业独立设置财务管理机构,有利于扭转我国企业在计划经济体制下形成的重会计、轻财务管理的状况,有利于提高企业财务管理工作在企业管理工作中的地位,有利于发挥财务管理的职能作用和提高企业财务管理水平。这类组织机构适应于大型企业或公司制企业。公司制企业财务管理组织结构的一般设置如图5-1所示:
图5-1 财务与会计分立型财务管理组织机构
董事会代表股东的利益,总裁通常是首席执行官(CEO)。财务副总裁或首席财务官(CFO)是一个很关键的高层管理人员,主要负责财务政策的制定和执行。财务副总裁和其他职能部门的高层经理合作,就企业重大财务事项的处理进行沟通,确定财务部门经济上的职责,同时负责会计方面的领导工作。
特定的财务职能一般是在财务部门经理和会计部门经理之间进行分配。财务部门经理的职责主要包括:①合理预测资金需求量,选择正确的筹资渠道和筹资方式,及时足额地筹集资本,保证企业生产经营对资金的需求;科学安排资本结构,降低财务风险和资本成本。②制定现金预算,报告现金流量和现金储备。③提供每天的现金和营运资金的流动情况,以便会计部门编制财务报告。④协调好企业与商业银行等金融机构的关系。⑤协助主管领导制定筹资、投资和股利分配政策。⑥负责制定信用政策,进行信贷管理,催收企业的应收账款。⑦管理退休金等。
会计部门经理的核心职责是记录和报告财务信息。具体包括:①按公认会计原则、会计程序和会计方法,准确记录经济业务,及时向外部利益集团提供有关财务报告。②搜集、整理与管理有关的各种信息,编制管理报告,提供给企业管理部门,以便管理部门作出正确的决策。③通过内部控制保护企业财产的安全与完整。④制定必要的纳税政策和纳税程序,负责申报纳税数额,并控制对纳税有重要影响的经济业务,使企业总税负减少到最低程度。
企业集团是指以资本为主要联结纽带的母子公司为主体,以集团章程为共同行为规范的母公司、子公司、参股公司及其他成员企业或机构共同组成的具有一定规模的企业法人联合体。在企业集团内,母公司是子公司的出资者。在两权分离的条件下,作为所有者的母公司将资产委托给子公司的经营者进行经营和管理,自己只保留最终控制权和奖惩权。在信息不对称的前提下,为了防止“逆向选择”和“道德风险”,所有者必须对经营者的经济行为进行约束,在财务上也必须制定一系列管理制度来对子公司的财务活动进行监控。其监控的基本途径有两种:一种是对财务人员的管理和控制;另一种是对财务资源的管理和控制。由于各子公司在法律上都是独立的法人实体,有其财务独立运作的法律依据与主观要求,而集团母公司作为各子公司的出资人又具有对子公司进行财务控制的客观要求,这就使集团型企业母子公司的财务关系变得非常复杂。由于集团内各公司在经营规模、经营范围、行业特征等方面可能存在差异,有的集团对子公司财务采取分权管理,而有的集团则采取集中管理。但无论采取哪种财务管理体制,都必须处理好集权与分权的关系。
以中国航天科技集团为例,该集团作为大型国有企业集团,采取“统分结合、组织合理、权责对称、制度规范”的财务管理模式。其具体内容如下:
统一管理是指将对集团公司的经济活动产生重大影响的会计决策、财务决策等权力统一起来。统一管理的内容主要包括:重大财务政策(包括固定资产、无形资产、权益、公积金等),会计制度和核算办法,预算编制的程序、方法与审批,财务报表和财务信息化体系,筹、融资政策(举债、担保),投资决策和投资管理制度(包括投资失误的责任),绩效考评程序和方法。
分级负责是指在统一管理的前提下,子公司在授权经营的范围内组织好本公司的财务管理工作。具体内容包括:日常财务收支管理、日常财务监督、向集团公司短期借贷、权限范围内的技术改造投资、项目投资和投资退出、利益分成的处理以及与其他子公司经营目标相一致的财务管理职责。
集团实行依产权关系自上而下授权、按决策层次自下而上决策的财务决策管理体制。将集团公司、子公司及下属企业(分公司)依次划分为投资中心、利润中心和成本费用中心。投资中心的决策内容是对筹资和投资方案的选择;利润中心的决策内容包括对影响利润水平因素的分析和经营决策方案的选择;成本中心的决策内容包括对影响利润高低因素的分析和对产品经营决策方案的选择。集团公司筹资、投资、营运过程、收益及分配的财务决策,先由业务部门提出,然后上报总经理。建立资本授权制度,对于在总经理授权范围内的财务决策方案,由总经理决定并报董事会备案;对于重大的财务决策方案,由总经理报董事会批准。
财务管理组织机构按会计核算和财务管理两大基本职能设置。会计核算部门负责组织和领导全集团及集团公司本部的会计核算工作;财务管理部门内部按照重要性原则并结合航天科技集团的特点,设置预算管理部门、价格管理部门、资金与投资管理部门、资产管理部门等。
会计管理部门负责会计核算和会计基础管理工作,合并会计报表和对外披露财务信息,领导和指导全集团及集团公司本部的会计核算工作,全面、系统、连续和真实地反映集团的生产经营与财务情况,以满足内部管理机构及外部对会计信息的需要。预算管理部门负责编制年度和中长期财务计划,组织编制资本支出预算和年度全面预算,检查、监督和分析预算执行情况,组织对子公司的绩效评价;价格管理部门负责集团公司的成本控制和价格管理,包括制定重大航天产品和工程价格,制定和审定集团公司内各子公司之间的转移价格,对子公司间价格纠纷进行仲裁,根据市场价格的变动调整集团公司的产品和劳务价格;资金与投资管理部门负责筹措集团内资金和对集团外投资进行管理,包括研究与制定筹资策略和组织资金,集团公司对内对外和成员企业之间的往来结算、资金调剂和监督控制,生产经营性项目投资管理和对外金融投资管理,对子公司的管理和指导;资产管理部门负责国有资产管理,包括国有资产产权管理、集团内资产评估、清产核资,以实现国有资产的保值、增值。
财务管理权限的划分,可以从国家与企业之间和企业内部两个层次来考察。
国家作为社会管理者,其对各种所有制企业负有维护社会公众利益的监管权力,这种权力的行使是通过法律工具来实现的。例如,在企业筹资方面,公司法、合伙企业法、个人独资企业法、证券法等规范了企业的资本组织形式(包括企业法人股本、企业股东股本、合伙人共同出资、自然个人投资等),以及不同类型企业的筹资渠道、筹资方式和筹资条件等。在企业投资方面,证券交易法、公司法、企业法等规范了企业投资的出资方式(包括现金、固定资产、无形资产等方式)和投资程序。在企业利润分配方面,税法、公司法、企业法等规范了企业成本开支范围、不同筹资方式下资本成本的列支程序、税后利润的分配程序等。
除此之外,国家还通过制定财务法规来规范企业的财务行为。财务法规主要有《企业财务通则》和分行业的财务制度。《企业财务通则》是各类企业进行财务活动、实施财务管理的基本规范。它对以下问题作出规定:①企业财务管理体制;②资金筹集;③资产营运;④成本控制;⑤收益分配;⑥重组清算;⑦信息管理;⑧财务监督等。行业财务制度是指依据《企业财务通则》的规定,为适应不同行业的特点和财务管理要求,由财政部制定的行业规范。这些都是规范国家与企业财务管理权限的重要依据。这些法规具有普遍性的特点,是针对社会所有企业财务管理中的共性问题而制定的,是对所有企业共同的财务约束。
作为投资者的国家与国有企业是投资者与被投资者的关系,国家具有与财产所有权相联系的一切权力,这主要包括:对国有资本占有、使用、处置、收益分配的权力;决定国有企业经营方向、方针和政策的权力;选择国有企业主要经营者及对其进行奖惩、激励的权力。与此相应,国家享有投入资产保值、增值的利益,同时也承担与其投资相应的有限责任。在具体业务上,国家作为投资者对国有企业享有以下财务权限:制定资金使用制度;审批财务预算;审批重大投资、筹资、收益分配方案;制定成本费用制度;规定利润目标;监督财务预算和各项财务制度的执行;考评和奖惩经营者,等等。
为了适应建立现代企业制度的需要,规范企业国有资本与财务管理行为,财政部于2001年制定并颁布了《企业国有资本与财务管理暂行办法》。该办法明确规定,财政部负责制定国家统一的企业国有资本与财务管理的各项规章、制度。各级主管财政机关具有以下职责:①核定企业国有资本,监管国有资本变动事宜;②参与企业制度改革,负责国有股权管理;③组织清产核资和产权界定,办理国有资产产权登记;④负责国有资产产权纠纷的调解和处理;⑤指导财产评估业务,监管国有资产评估;⑥制定企业税后利润分配制度,监缴国有资本收益;⑦制定企业财务考核指标体系,组织国有资本营运绩效评价;⑧监管国有资本保值、增值情况,防止国有资产流失;⑨指导和督促企业建立、健全内部资本与财务管理办法;⑩各级政府授予行使的企业国有资本与财务管理的其他职责。
随着国有资产管理体制改革的深化,我国于2003年建立了国务院国有资产监督管理委员会(以下简称“国资委”)。根据组建方案的有关规定,国资委按照政企分开以及所有权和经营权分离的原则,依法履行出资人的职责,对企业的国有资产进行监管。2003年5月,国务院颁布了《企业国有资产监督管理暂行条例》;同年12月,国资委、财政部共同颁布了《企业国有产权转让管理暂行办法》;2005年以来,国资委又陆续颁布了《企业国有产权向管理层转让暂行规定》、《企业国有资产评估管理暂行办法》、《企业国有产权无偿划转管理暂行办法》等,这一系列法规、条例构成了国有产权管理的制度基础,也进一步规范了国有企业的财务管理行为。
与此同时,国家授权国有资产监管部门或国有资产经营公司,向国有企业派出董事会成员和监事会成员,参与企业重大财务问题的决策,以保证国家这个投资者意图的实现;派出监事会成员以监督董事会是否切实贯彻了国家的意图并监督企业财务行为的合法与合规。
公司制企业是现代企业制度的典型形式。公司制企业的组织结构一般由股东大会、董事会与经理层构成,这三个不同层次的利益主体和经济行为主体都将参与企业的财务管理。这三个层次的财务管理的权限如下:
股东大会着眼于企业的长远发展和主要目标,实施重大的财务战略,进行重大的财务决策。其权限包括:决定公司的经营方针和投资计划;审议批准年度财务预算、财务决策;审议批准利润分配方案或亏损弥补方案;对公司增加或者减少注册资本作出决定;对发行公司债券作出决定;对公司合并、分立、解散和清算作出决定等。
董事会着眼于企业的中、长期发展,实施具体的财务战略,进行财务决策。其权限包括:制订公司的经营计划和投资计划;制订年度财务预算方案、决策方案;制订利润分配方案和亏损弥补方案;制订增加或者减少注册资本的方案;制订发行公司债券的方案;拟订公司合并、分立、解散和清算的方案;决定公司内部财务管理机构的设置;聘任或者解聘经理和财务负责人等。
经理层对董事会负责,着眼于企业短期经营行为,执行财务战略,进行财务控制。其权限包括:组织实施公司年度经营计划和投资方案;组织实施年度财务预算方案;组织实施利润分配方案或者亏损弥补方案;组织实施增加或者减少资本的方案;组织实施发展公司债券的方案;组织实施公司合并、分立、解散和清算的方案;拟订公司内部财务管理机构设置方案;提请聘任或者解聘经理和财务负责人,聘任或者解聘财务管理人员等。
财务管理是对财务主体的筹资、投资、用资和收益分配等一系列资金运动、资本运作的管理,是专业性与技巧性都很强的业务管理活动,财务管理人才的知识结构必须适应在复杂的财务环境中从事财务管理活动的要求。为此,财务人员应具备以下四个方面的知识:
从事理财工作的人员应具备良好的金融经济学背景,对宏观金融经济学和微观金融经济学有较好的掌握。包括对基本金融理论、货币银行、证券投资、金融市场、金融工程等知识的了解,以使财务人员掌握金融活动的一般规律。熟悉金融市场的构成要素、特点和运行规律,能够利用各种融资工具进行融资;了解证券产品的发展和掌握证券投资的各种技能;了解金融创新尤其是衍生金融工具创新的动向,并具有一定的金融创新能力。
企业财务管理属于工商管理的范畴,这就要求财务管理人员对管理的一般理论与方法有较好的理解与掌握。要掌握管理学基本原理,了解工商企业、金融机构、政府部门、事业单位等组织的一般运行规律,掌握各种不同类型组织的特点和基本的管理原则。除了掌握一般的管理知识之外,还应重点掌握好企业战略管理和营运管理方面的知识。企业战略的实施与实现以及企业的正常营运都离不开财务的强有力的支持。因此,必须理解财务与企业战略和营运的密切关系。
财务管理人员必须熟悉从资金市场和资本市场获取资金的方式和方法,了解资本结构与融资成本的关系;掌握以较少的营运资金确保企业有效运作的知识;具有进行长期固定资产投资项目的分析、决策以及降低企业财务风险的知识等;掌握企业财务预测、财务决策、财务预算、财务控制、财务分析以及财务绩效的评价程序和方法。同时,随着金融市场的国际化和跨国公司的迅速发展,财务人员还必须熟悉和掌握国际理财业务,包括国际资本市场融资、国际投资业务以及国际业务中的合理避税,等等。
在理财活动中,涉及的定量分析内容较多,特别是由于金融创新工具的大量出现,大部分金融创新工具都涉及较复杂的计算与定量分析。这就要求财务人员掌握金融创新工具和运用金融工具所必备的数理知识。与此同时,在科学技术迅猛发展的当今时代,计算机已成为财务管理人员最基本的工具之一。特别是随着网络时代的到来,迅速发展的互联网技术正日益打破财务人员传统的工作方式及管理方式。各种财务软件的广泛应用,不仅使得财务人员的工作效率得以提高,同时也使得过去手工不可能做到的事情,在瞬间得以完成。通过互联网进行支付、结算、查账、审计、理财等,已成为较为普遍的现象。这就要求财务人员要不断学习和掌握计算机与互联网的应用知识,努力跟上时代发展的步伐。
在现代市场经济条件下,企业对财务人员的业务能力有较高的要求。财务主管及以上层次的人员,若要在纷繁复杂的市场环境中发现机会,防范风险,立于不败之地,除了要掌握上述各专业理论知识外,还必须具备以下业务能力:①决策能力。在面对多种投资机会的情况下,企业财务人员,特别是财务主管,要有能力、有魄力地把握住较好的投资机会,从而为企业增加新的经济增长点。②风险识别及控制能力。许多投资项目表面上看起来可能有盈利,但实际上风险可能大于收益。此外,在企业经济活动中存在很多信息不对称的现象,财务人员必须具有敏锐的眼光和较强的洞察能力,能够识别项目的风险所在,并采取切实可行的预防措施。一旦出现将要导致投资项目亏损的状况,要采取果断措施,防止重大损失的发生。③业务创新能力。随着市场经济的迅速发展,企业面临许多新的发展机遇。这些发展机遇的获得,在很大程度上取决于企业能否具有资金的支持。这不仅要求财务人员要熟悉已有的各种理财工具,同时还必须具有较强的业务创新能力,不断创新理财工具,开拓新的融资渠道,以满足企业发展对资金的需要。
由于财务管理活动的规范性和财务制度执行的严肃性,可能导致单位内部有关部门和员工对财务工作产生误会、反感,对其工作不配合、不协作,有时甚至得罪单位领导。这就要求财务管理人员具有较强的沟通与协调能力,耐心、细致地做好解释、说服工作,做到既能保证国家和单位的财经制度得以贯彻执行,进而达到强化管理、降低费用、节约资金、提高单位经济效益的目的;又能够争取到领导与同事对自己工作的支持与理解,与领导和同事保持良好的合作关系。与此同时,企业的财务管理活动广泛地涉及企业外部单位部门的关系,争取社会各界(包括财政、工商、税务、银行、上级主管部门等)对本单位财务管理工作的重视、理解和支持,使本企业财务工作能在一个宽松的环境中进行,是财务管理部门工作的重要内容。这同样要求财务管理人员具有较强的沟通与协调能力,处理好与相关机构、部门的关系,为企业的财务管理工作营造一个良好的外部环境。
在经济全球化和知识经济日益发展的背景下,企业理财活动的内容、方法、工具已经远远超出了传统财务管理的范围,并且呈现出日新月异的发展趋势。财务人员必须具备较强的学习能力,积极参加在职教育,坚持自学,不断更新、补充专业知识,了解相关法律、法规的调整变化,提高自身的综合素质,不断创新工作方法,以适应新的工作模式和新的理财环境,保持自身的优势和竞争力。
爱岗敬业是财务人员职业道德规范的首要前提。它要求财务人员要充分认识本职工作在本企业甚至整个经济社会中的地位和作用,珍惜自己的工作岗位,热爱本职工作,做到干一行爱一行,兢兢业业,一丝不苟;要求财务人员在工作中自觉、主动地履行岗位职责,正确处理责、权、利三者的关系;要求财务人员具有强烈的事业心、责任感和高度负责的精神,严格遵守财经法规和核算规程,杜绝玩忽职守、失职、渎职。偶尔发生失误,必须迅速查明原因,拿出对策,杜绝类似错误再度发生。
熟悉财经法规和财经政策是财务人员职业道德规范的重要基础。财务工作是一项涉及利益相关者的经济利益的工作,为了正确处理与维护相关者的经济利益,要求财务人员必须熟悉财经方针政策和各种会计法律、法规与制度,确保财务处理的正确性。同时从记账方法、科目运用、账簿设置、核算规程、会计报告等方面确保会计处理的准确性和及时性,做到会计专业方法运用恰当、成本费用及损益核算准确、资产负债权益反映真实。
依法办事和坚持原则是财务人员职业道德规范的关键。财务工作涉及社会经济生活中的各种经济事项和各种人物,财务人员必须自觉遵守财经法规和会计制度,正确处理国家、集体和个人三者的利益关系,把好关口,依法理财,当一名合格的经济卫士。为此,要求财务人员必须具备高度的责任感,牢固树立财经法制意识,时刻保持头脑清醒,坚持原则,依法办事。
实事求是和客观公正是财务人员职业道德规范的灵魂。财务工作是一项涉及人们的经济利益的工作,这就要求财务人员必须坚持用客观公正的原则来处理财务事项,这不仅是职业道德规范的要求,也是财务人员个人品德的体现,财务工作实践中经常出现的若干矛盾和问题大多与此有关。因此,作为掌握一定财权的“内当家”,财务人员必须正确行使自己的职权,必须强化自身品德修养和职业道德修养。
在市场经济中,诚信是为人立足的根本,也是社会发展的根本。一个人、一个企业乃至一个社会,要想取得成功,必须以诚信为本。由于工作性质的特殊性,企业财务管理人员不仅要向企业内部和外部提供各种财务信息,而且还要与企业外部许多单位、部门或个人打交道,发生各种经济关系。财务人员在处理财务业务中,要坚守诚信原则,树立良好的诚信形象,这样不仅能够充分利用社会各种资源,为自己的工作带来诸多方便,也能为企业创造巨大的无形资产和良好的外部环境。许多成功的企业,都是在内、外部建立了良好的诚信关系,从而降低了交易成本和管理成本,提高了合作效率和工作效率,因此得以蓬勃发展。
财务人员一般了解企业的发展战略,掌握企业有关财务状况、经营成果等重要数据,其中许多属于企业的商业秘密。在市场竞争日益激烈的条件下,除了按照法律规定需要公开披露财务信息之外,财务人员必须对本单位有关成本资料和其他商业秘密严格保密,不得外传,以免给企业造成经济损失或对企业的长远发展造成影响。