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资料闭合是指支撑项目工程造价最终形成的相关技术资料与经济资料以及其他资料之间（如隐蔽资料与签证收方之间，施工日记与经济资料之间，监理日记与经济资料之间，材料设备检测报告、进出场记录、合格证与经济资料之间，财务资料与经济资料之间，现场影像资料、工程技术档案资料与经济资料之间），对某一件事情的描述，对某一件事情的表达，对某一个概念的阐述等，需要相互印证、相互支撑、相互闭合。
如果各种资料之间存在不闭合的情况，在工程项目结算审核的时候，审核机构一般会按照就低不就高的基本原则进行结算审减，甚至在当资料对某件事情阐述完全不一致时，还可能直接对某件事情认为是相关方弄虚作假所形成，相关资料视为无效资料，发生的相关费用全部不予计取。
通常情况下，由于相关资料的具体经办人员不细心，或者仅仅从一个片面的角度去办理相关资料，资料之间出现相互脱节，最终导致工程造价的风险。
◆案例背景
某公路工程项目，施工合同约定按照交通部颁布的《公路工程预算定额》（JTJ/T B06—02—2007）及其配套文件进行结算。该项目在建设过程中，由于出现周边群众现场阻工的情况，导致施工企业机械窝工，施工企业在建设过程中与建设单位针对该窝工事宜办理了现场签证：
由于非施工方的原因，××于××年××月××日在施工场地，阻挠施工方正常施工，扰乱施工方整体安排计划，造成以下机械闲置：
挖机CAT32B：10台班；闲置台班费：××元/台班。
自卸车（20t）：10台班；闲置台班费：××元/台班。
在该项目结算书的编制中，施工企业按照上述签证单计取了相应的机械窝工费，按照8t以内自卸车套取自卸车运土石方定额。经了解，该项目的施工方案、设备进场以及现场施工机械情况确认表中均标明该项目使用的是8t自卸车。
◆商务解读
在结算审核时，针对土石方运输定额到底是按照8t自卸车还是按照20t自卸车套取，审核机构和施工企业发生了争议。根据定额的编制原理，自卸车载重量越大，土石方运输的综合单价越低，该项目按照8t和20t分别套取土石方运输定额，4000万元左右的公路工程项目，仅该土石方运输这一项的造价风险就达到200万元左右，对该工程项目造价的影响高达5%。
审核机构认为：虽然施工方案、设备进场及现场施工机械情况确认表中确定土石方运输的自卸车为8t，但是在上述关于窝工事项的签证单中又标明为20t自卸车，两者资料不吻合，根据资料自相矛盾时费用计算按照就低不就高的原则，应按照20t自卸车套取定额计算土石方运输费。
施工企业认为：施工方案、设备进场及现场施工机械情况确认表中确定土石方运输的自卸车为8t，实际施工也使用的是8t的自卸车，应该按照8t自卸车套取定额计算土石方运输，该窝工签证单中的20t自卸车为笔误。
为什么会出现上述这种资料问题呢？核心原因在于办理该窝工台班签证的为现场施工技术人员，在技术人员的理解中，自卸车型号越大，签证的窝工台班费用就越高，因此就从片面的角度出发办理了该签证单，结果引发工程项目造价巨大的风险。这是造价商务工作中经常出现的，资料不闭合最终导致施工企业捡了芝麻丢了西瓜，得不偿失。
造价笔记628
最近公司要举行成立十周年的庆祝活动，这个事情由运营部的T老师负责，财务部的出纳C妹妹参与，两个人一起共同实施。
两个人按照正常的工作思路，完成了确立主题、梳理流程、报送公司领导确认、购买物品、人员沟通等诸多事宜。但是，到了活动开始的前两天，T老师总感觉心里没底，还有很多事情没有完成，感觉有心无力。比如，十周年庆典要营造感人的回忆，需要制作一个感人至深的微电影视频；比如，十周年是一个很隆重的事情，因此需要一个合适的主持人，还要配套完整的台词串词；比如各个邀请人员发言内容的定位和风格区分沟通；比如员工家属和小孩礼品的选择和购买……
从工作本身去思考，每一件事情都需要我们细致完美地去准备，但是T老师却总感觉庆祝活动的实施和准备的事宜心中无底，心有慌张。
于是，我和T老师一起进行了交流，提出了我的一个工作理念：把每一步工作细节都做得很正确，最终的结果却并不一定完美。围绕着正确的目标来拆分区别每一件事，分析这件事在当下的具体背景之下，是要做到百分百正确，还是只需要一半正确，甚或是不区分正确与否，只要有这个动作即可？把这些正确度不同的事情排列组合地实施，最终的结果可能还更为完美。
比如视频的制作，这属于锦上添花的事情，不一定要用微电影展示，使用PPT图片加背景音乐即可。比如家属和小孩的礼物，重点是要有这个动作，关键是物品要在活动之前购买到位。比如主持人的确定和台词是关键，因此需要把这个事情做到100%的准确，而这个时候公司其他人都很难有时间，与其寄希望于他人，不如T老师自己全力以赴。因为时间太紧，毕竟T老师熟悉整个流程、过程和事项。而一旦T老师自己作为活动的主持人，其他的一些会场布置、事务性的工作就不一定要达到完美，可以分配给其他人协助实施，T老师重点指导控制即可。
因此，虽然目前公司让新引进的员工全力以赴地进行专业学习，争取能快速正式上岗实施项目给公司创造产值，这是一件非常正确的事情。但是站在当下十周年活动这个视角，如果让新员工这几天还是继续沉浸于学习而不参与活动筹划和实施，那就不是一件正确的事情了。让新员工暂停专业学习，作为T老师的助手来分担和实施具体准备的相关事务性工作，就是当下一件正确的事情。
这样一交流，T老师顿觉心里放松，感觉这件事情好像也没那么紧迫，心里也没那么慌张了。T老师马上与相关领导沟通，协调新员工，把事项按照重要度进行拆分，一件复杂的工作就高效快速地运转起来。
一件事情是否正确，是一个事实问题，从这件事情本身考量，肯定存在做得正确与否的标准。但是一件事情是否有效，是一个现实评价问题，从不同角度、不同需求来看，一件正确的事情并不代表这是对他人、对结果有效的事情。这就需要我们及时、灵活地站在不同的视角以最终的目的和结果出发，平衡和考虑这件事情到底做到什么程度才是真正的正确和真正的有效。
这就如我们在工程项目管理过程中，不同的岗位对一件事情，都有着自己岗位正确与否的评价标准，比如技术岗位，希望自己的方案编制得越完美、越上档次、越能体现公司的技术水平和实力为正确；比如生产岗位，希望项目现场多快好省地持续性地施工为正确；比如质量安全岗位，希望项目现场完全严格按照规范履行获得质量奖项和安全奖项为正确；比如商务岗位，希望成本最小、收益最大化最为正确……但是，跳出自己的岗位，从其他岗位的角度、从整个项目管理目标的角度，我们认为正确的事情，最终对他人、对整个项目的目标却是不利甚至是起反作用的。
所以，这就需要我们因势利导，把每一步都走得很正确。但是，我们更要站在具体环境背景以及他人的角度、最终的目标，去评价和考量我们走的每一步是否真正正确、有效。如果不是，及时调整修正；如果是，继续坚定执行和前行。
2020年8月5日