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资料是建设项目工程造价形成的核心基础，有效的资料管理是商务人员工作习惯的重中之重。由于每个建设项目与工程造价相关的技术资料、经济资料、商务资料等庞杂而又繁多，凌乱而又纷繁，在某种程度上，一个建设项目最终造价商务工作的好与坏、成功与失败，就是体现和反馈在这个建设项目的资料管理是否有条理、是否有效。这也就是我们常说的，一屋不扫何以扫天下。
有效的资料管理可分为两个维度：第一个维度是资料内容本身的有效性，能有效支撑工程造价的形成并规避相应造价审核风险的资料，才是真正有效的资料。
比如，某园林工程项目有一份现场收方资料，对某园林草坪进行收方，收方资料描述如下：本项目草坪为平面异形，草坪的收方面积为985m 2 ，草坪四周闭合维护路缘石长度为100m。
类似上述这类资料就不是有效的资料。因为从数学知识我们可以推理得出，总长度100m的前提下，我们无法用100m的周长围绕出一个平面面积为985m 2 的区域。当长度一定的前提下，圆的面积最大，因此，周长100m的路缘石，最多能围合出795.77m 2 的草坪。因此上述资料无效，不能作为支撑该项目工程造价形成的有效资料。
资料管理的第二个维度是资料形式体系，就是我们能把庞杂纷扰的项目资料管理得井井有条，像大学图书馆中的书籍一样随取随用，体系条理化，而不是杂乱无章、一团乱麻。本小结主要阐述的就是资料管理的第二个维度的形式体系，第一个维度资料本身内容的有效性在本书的后续章节进行详细阐述。
从实务的角度，体系条理化的资料管理可从两个方面去实践和应用：一是办公设备资料体系条理化，也就是项目资料在电脑、手机等办公设备上的存储使用管理条理体系化；二是全过程工作及管理资料的留痕，也就是将项目管理工作本身开展的全过程事项和记录等进行整理。
在实务中，商务人员资料管理经常会出现以下状况：电脑桌面上和硬盘上的资料密密麻麻，没有办法快速寻找和使用相关资料；新来的项目相关资料不知道该放在电脑的哪个位置，就随手往电脑里面一存，导致后续没有办法使用和管理；当需要某个资料时，不能快速及时地调取出来并发给相应需要的人员；项目实施时间太过久远，比如在项目结算二审时，当需要调取五年前、十年前的资料时，无法快速调取相应资料甚至还没有办法寻找到以前的资料……种种状况，都会深深地影响造价商务工作的效率和结果。
做好办公设备资料体系条理化的管理，其核心三原则是：方便自己和他人寻找与使用、方便随时随地地修改和调整、方便永久地保存和即时传输。
要达到上述的资料体系条理化管理的核心三原则，其背后的关键就是需要我们充分理解和应用用户化视角的思考习惯，并采用框架结构化的思维方式去整理和归档相应的资料。对办公设备里的资料，面向的用户不只是当下的我，还有未来的我、其他的同事、未来与这个项目相关的任何人。因此，我们需要采取各种用户都能一目了然的框架结构化的形式去承载和体现资料，并且还要借助现代信息化的工具，让资料随时随地保持快速、高效、准确、无误的传输和交换。为了更为形象地展示资料体系条理化管理，现通过一个典型资料管理实务案例进行阐述。
◆应用背景
笔者单位为造价咨询公司，平常在进行项目咨询服务实施的同时，还要参与实施各类造价实训及公司的相关经营管理活动。通常来说，咨询项目的资料本身比较庞杂，再加上经常要外出培训以及咨询项目的相关对量等工作，存储项目资料的电脑端口有多个（如办公室的电脑、家里的电脑、随身携带的笔记本电脑、项目现场的办公电脑等），且项目资料还在无时无刻、随时随地进行更替和增加，如果不能有效地进行所有办公设备资料的统一有效管理，那么很多具体工作将会非常凌乱无序且没有办法协调统一地开展，会导致工作经常出错。
◆资料管理思路
基于用户化视角的思考习惯，笔者采取先自我设计资料管理框架体系，然后严格执行框架资料归档整理，最后资料系统上传云盘建立同步的三部曲的工作方式。
（1）自我设计资料管理框架体系
使用思维导图软件应用框架结构化的思维方式，编制自我资料管理的框架思路，将电脑的资料文件夹层级管理思路进行顶层设计，具体框架设计结果如图2.8、图2.9所示。
图2.8 资料管理框架思路体系
电脑的资料管理框架化设计考虑的原理如下：以时间轴线为主线，以管理职责为辅线，以项目开展为细节，层层递进，层次分明，在考虑当下的同时，为后续资料的随时增加、更替、变换、调整等留下相应的资料管理的接口，而不需要对整个资料管理框架进行重新设计和调整。
图2.9 某项目资料管理框架思维导图
第一个层级，根据工作的年份，建立一级文件夹，简洁而逻辑清晰，并且后续资料接口清晰，可以直接按照年份逐年增加。
第二个层级，根据这个年份自我的工作职责进行文件夹的拆分和建立，并结合考虑自我的个人特点进行延伸。
第三个层级，比如“2020年项目咨询”以下，就根据委托单位进行层级划分，不同的项目委托单位单独建立对应的文件夹。
第四个层级，比如“01××公司”以下，就根据对应年份的具体项目，进行相应层级划分。
第五个层级，比如“01××项目”以下，就根据咨询项目的工作开展流程按照时间顺序进行层级划分，比如先是咨询合同签订，接着委托方提供相应资料原稿，我方对资料原稿进行整理，接着进行具体算量计价编制结算审核初稿，然后与送审单位进行结算核对工作，完成核对工作后编写结算审核报告，并对整个项目的工作进行总结，向委托方收取咨询费，保留全过程的相关影像视频资料等。
第六个层级，根据每个工作流程再进行拆分，若不能再细分，就直接存放相应的文档。
（2）严格执行框架资料归档整理
自我资料框架管理体系思路设计确定后，接下来就是在电脑设备中严格按照框架管理体系分层分级别建立相应的文件夹，然后把相应的文档资料放入相应的文件夹。避免把相应文档直接放在桌面上，在桌面进行文档处理。
严格执行框架管理体系进行资料的相应位置存放，而不是一时兴起或者一时方便临时存放，这是资料管理能否最终真正体系条理化的关键。因为前面的框架管理体系的设计仅仅是意味着“知”，也就是理念上、意识上、思路上知道要如何去做，而在每天的工作中对每一份资料严格执行框架管理体系的资料归档整理，这才真正代表着“行”，也就是用实际行动去落实思路执行理念，这样“知行合一”才能让资料做到真正的、有效的、条理化的管理。
（3）资料系统上传云盘建立同步
按照上述框架体系化整理资料后，解决了资料的寻找和使用问题，任何一个人，都能够根据文件夹本身的框架结构思路，快速地在不需要他人提醒的情况下找到相应的资料。由于造价商务工作人员经常需要在不同的电脑和设备端口操作修改资料，传统的方式是在某一台电脑使用完毕某文档后，用U盘或者硬盘复制相关资料。比如要回家加班，把在办公室电脑里的相应成果文档复制到U盘，然后回家再复制到电脑，将U盘中复制的文档覆盖原来家里电脑中的文档或者将复制的文档重新命名，在家完成相应工作后，又使用U盘将相应成果文档复制到办公室电脑，将相应文档覆盖办公室电脑中的文档或者将复制的文档重新命名保存。
在上述操作过程中，容易发生以下问题：U盘中存在病毒或复制过程中文件被损坏导致资料没有办法传输；复制的文档覆盖原来的文档，操作次数多了后不知道哪个文档才是最终的文档，如果不小心覆盖错了，有可能导致前期辛勤工作的成果被误删；如果每复制一次就重命名文档，那么可能每台电脑里一个文档会有非常多的同类无用文档，占用存储空间，成果文档到底以哪一个为准也非常容易混淆。
上述还只是办公室和家里两台电脑的资料传输问题，如果要经常外出项目或者处理事情，那还涉及随身携带办公的笔记本电脑、项目上办公用电脑等多个端口的情况，资料的有效传导就更是一个非常影响工作效率和工作成果的问题。这时我们就需要借助第三方平台云盘，既能像平常工作习惯本地化电脑操作的同时，又能保证资料在各个设备端口的无缝及时传输和更新。
云盘的具体操作步骤如下：
先根据个人的喜好选择一款云盘，品牌不限，最好是收费版本的，这样资料传输的速度、存储的空间、存储的质量等能得到有效保证。
其次是将按照框架化思路整理完毕的电脑本地资料上传云盘。
再次是将云盘和电脑本地盘建立一一对应的同步关系。
最后，在实际工作中，比如到办公室，打开办公室的电脑，登录云盘进行同步，就能把其他设备端口最新处理的成果文件导入办公室电脑本地盘，然后关闭云盘，在电脑本地盘正常办公操作。下班或者中途需要外出时，登录云盘，在办公室电脑中修改的资料即会自动同步到云盘。回到家中或者出差到项目，打开相应电脑，登录云盘及时更新资料，就可以接着对相应文档进行编辑、修改和调整等工作。
通过云盘作为中转媒介，基本上能保证造价商务工作庞杂的资料在各个设备端口的有效传输和无缝对接，再加上网络的快速发展，基本上能有效地解决商务工作资料随时随地修改、调取、交流和传输的问题。另外，用云盘作为存储工具，当其他人需要某个资料，不管资料的大小，不管资料管理者身处何方，只要有网络，就可以通过分享个人云盘对应的资料共享码给对方，对方即可快速获取需要的资料，避免了邮箱发送文件大小限制问题、在线其他通信工具操作不便等问题。因此，作为商务人员，在他人需要某个自己负责的项目资料时，能在5分钟之内响应和把相应资料发给对方，是考评我们资料管理是否真正体系条理化的一个可视化的指标和要求。
（4）硬盘阶段备份保存相关资料
通过上述3个步骤，从用户化思维视角出发，借助思维导图的框架结构化思维梳理和云盘的第三方信息化平台同步管理，基本上能解决造价商务工作中资料的结构体系化管理问题。但是在信息化时代，也还需要对相应资料进行兜底管理，就是每隔1个月或者2个月，用一个专用的个人硬盘，将这段时间发生的资料复制到个人硬盘，永久保存。这样从资料的管理角度，就有电脑本地存储、第三方云盘存储、个人硬盘存储三重保障，不管发生何种极端的情况，基本上都能保证商务资料长期有效的保存，不会出现由于各种偶然突发状况而导致资料丢失的情况。
◆延伸小技能
①随着资料接收存储的逐渐增加，我们一般不采取全部文件夹同步的方式，一般云盘与个人电脑设备端口可只同步一个年度的资料，这样就更为有效和不产生交叉。
因此，在设计文件夹管理框架时，如果某个项目跨越了某一个年度，那么可以把该项目在上年度的资料全部复制到下一个年度对应的文件夹，后续就只在下一个年度的项目资料中进行添加，上一个年度的该项目资料跨年后就进行原样封存，这样就有效地解决了实务中项目商务资料跨年和相互交叉影响的问题，规避了相互之间无法清楚区分的风险。
②为避免同步误操作，在咨询项目工作开展过程中，可以增加一个文件夹，用于备份过程成果文件。实务操作过程中，比如建模的成果文件，对应文件夹里的成果文件一直保持文档名不变，每隔一段时间，比如一天复制一个成果文件到备份文件夹备份，然后在文档后面增加日期进行区分，这样当同步操作不当或者其他误删除后，还能找回最近的成果文件，最大限度地避免损失。项目实施完毕后，可以将备份文件全部删除，释放存储空间。
③一般需要把项目原始资料文档压缩保存，还要截图备注该文档的来源。因为压缩文档不会随着文档的打开而改变文件属性里面的修改日期，即能保留最原始的数据信息。
④文件夹的命名最好保持字数统一，言简意赅，这样更加协调和统一。文件夹前面增加01、02等序号可以让文件夹在显示时自动按照序号排序，这样更便于用户理解文件夹资料和文件夹排布的结构化思路和原理。
⑤文档的命名要站在用户的角度，便于用户快速通过文档的名字知道文档里具体的内容，便于归类、整理、理解。一般文档的命名规则为：文档内容的提炼描述+日期。文档名字不宜过长，太长的文档名字在电脑设备上没有办法完全显示，需要手动拖动分隔符才能知晓文档名字的具体内容，影响工作效率。
造价笔记624
昨天，非常幸运，与同样从事造价商务和成本控制的Y总，一起进行了与造价工作有关的一些技术交流。Y总属于重庆施工企业造价成本圈内的技术专家，尤其是对房地产企业战略清单的计价实务和成本控制、内部招采管理和项目结算办理，有着非常深入的研究和深厚的经验。
在交流的过程中，Y总给我分享了他带队研究出来的两项先进的造价工作技术。
一是针对当下房地产领域盛行的战略清单计价下的施工图预算包干模式。Y总研究了目前行业数十家房地产公司的战略清单，在此基础上设计出一套能兼顾各房地产公司清单的自我清单编码，然后将该清单编码巧妙地嵌入广联达建模算量中，再用SUMIF函数，将模型中的工程量自动导入房地产公司的相应清单文件中，将战略清单模式下复杂烦琐的清单提量上量工作，通过技术手段变成一个自动化的简单工作。一个数十万方的项目，采用传统的提量上量工作方式，可能要数天才能完成，还经常容易出错，而Y总研究的技术手段，却只需要数个小时就能完成，而且出错概率极小。
二是协同建模算量。一个数十万方的项目，传统的各自独立建模算量再合并的方式，可能需耗时约一个月。通过采取人员相互分工配合协同建模的方式，可能十数天就全面完成，大大提高了生产效率。面对房地产公司在高周转率要求的大趋势下，施工图预算包干价形成的时间越来越短，这种协同建模的技术手段，有效地解决了时间和工作的冲突；同时通过提升造价工作的生产效率，给企业节约了人力成本，创造了超出同行的项目效益。
Y总是技术专家，在研究技术的同时也很喜欢技术分享。受到行业内很多大的咨询公司的邀请，Y总毫无保留地分享了自己的先进技术和工作手段。经过反馈，发现大家听的时候都明白，但是真正到了自己应用时，却没有办法有效实施，最终还是回到了原来常规工作的方式方法上。
这是为什么呢？因为我们要学习和有效利用他人的先进技术，有一个根本前提：需要我们自己和整个团队，先把一些使用这项技术的基本功夯扎实，再去沉淀和磨炼。
比如清单自动上量，看似简单，就是一个编码一个函数，但是这背后是要对各个房地产公司的清单计价模式深度熟悉和完全理解，是要对Excel表格中函数功能和相关技巧炉火纯青，是要对建模算量本身从软件操作到施工工艺的全盘掌握，是要经历很多个施工图预算包干价的洗礼和沉淀……没有这些基本功，编码和函数每个人都能看懂，但是不能理解简单背后的真正核心原理和内涵，也就无法结合自己公司的具体情况和项目的实际情况去有效应用。
比如协同建模，看似简单，就是一项工作大家同时干，但是如果团队人员能力参差不齐，建模方式和理念没有高度统一，协同建模任务分工者对整个建模流程和每个阶段需要消耗的时间做不到了如指掌，一些节点和细节的处理方式不深入研究和积累……那么协同建模往往就是一团混乱，错误百出，后期的修改调整工作巨大，反而降低了工作效率。
世间的大部分事情都是有因果的，我们要想获得他人先进技术的果，就一定要经历前期长时间积累沉淀付出的因。没有这个过程，如果想走捷径，想一蹴而就，往往是邯郸学步，越学步履越蹒跚，甚至连如何正常走路都会遗忘，空贻笑大方而已。
2020年7月29日
造价商务工作是一个特别注重事实和依据的岗位，在实务中，经常会出现施工企业由于无法有效还原相关事实和相关事件，导致施工企业的相关费用主张和诉求等无法得到相应的支持。因此，不管是实际项目工作还是本身的管理和其他岗位职责工作，全过程工作的留痕和保存，往往是后续很多事情我们能否占据有理有据位置的关键。比如工程项目施工图纸的变化，如果你能详细地把整个项目的图纸版本、来源、变化地方及对应的图纸文档，翔实地梳理成一个全过程情况，再去沟通工期索赔等事项就有了优势；比如建设单位对某个事项的决定，能有会议记录翔实地记录建设单位承诺的时间、地点、内容，虽然不是相关人员正式签字盖章的会议记录，但是如果你能有效地展示和有理有据地表达，最终你在沟通和协商很多事情的时候，往往也会占据先手……毕竟作为职业人，以事实为依据，以法律为准绳，白纸黑字当然最为可靠，但是我们完整翔实地、有逻辑有事实有体系地回忆和展现事实，也是一种非常重要的依据和手段。
在我们一般的造价商务工作中，要做好全过程工作及管理的留痕，主要是做好以下四个方面的工作留痕：
（1）工作日记
项目相关所有工作及处理的记录，以及每日随时记录与各个方面相关的工作记录，这是工作及管理留痕的最基础工作。
（2）会议记录
除了项目本身要求的某些专项事情的处理等必须要进行的会议记录之外，个人参与其他与该项目有关的交流或者事项处理，也需要形成相应的会议纪要，对参加的人物、时间、地点、事项、达成的共识、现场的照片等，均要形成系统的会议记录。
（3）全程记录
全程记录是对一个项目工作启动开始到结束全流程关键事项的集合记录。针对每一个参与的项目或者某一个任务，按照时间顺序，建立这个项目或者事项工作开展的全过程相关事项记录，把这个项目从前到后形成一个工作记录闭环，并把相关过程重点事项重点过程成果文件记录其中，形成一个完整的工作事项大闭环，这是工作及管理留痕的综合及汇总。
（4）影像资料
项目工作施工过程相关照片及视频和项目相关的影像资料，是最真实、直接的项目建设痕迹和过程。我们对项目和事项从开始到结束的全过程影像资料的留痕及整理，往往能让我们在后续其他事项的开展中获得巨大的支撑、启迪和帮助。
（5）其他资料
除项目之外的管理、生活、学习、总结、提升等的留痕及记录，是通过对我们其他事项的留痕形成自我大数据库，为后续自我的快速成长和自我提升，沉淀相应扎实的基础和资料来源。
◆应用背景
在传统的工作习惯中，我们一般采取随身携带纸质笔记本的记录方式来进行每日工作记录、会议记录、工作过程开展记录等过程留痕。这种方式虽然能最为直接有效地保存资料，记录工作和管理痕迹，但是由于笔记本书写一般比较零散，后期还需要进行电子文档整理才能方便应用，时间久了之后，对相应的记录没有办法做到永久地、系统地、随时随地地调用、查询、使用及二次开发利用等，尤其是在快节奏的信息化时代，每个人需要处理的信息和任务繁多，传统的笔记本方式更加无法有效地记录和总结。
对于笔者来讲，咨询项目的开展、培训项目的实施、公司管理动作的实行、各种自我学习工作的总结提炼……这些在每天都会形成巨大的信息流和工作管理痕迹，如何成体系地有效地管理整合留痕，是一个非常具有挑战性的任务。办公设备资料体系化管理只是基础，全过程工作留痕才是建立在这个基础之上的真正蝶变和升华。笔者经过数年的实践和总结，采取印象笔记平台，完美地解决了上述工作管理全过程留痕并有效二次利用的问题。
◆典型案例
在实务中，笔者使用印象笔记对个人工作管理全过程留痕的工作思路如下：
（1）建立框架
先用框架结构化思维梳理个人工作管理留痕的框架体系，然后在印象笔记中按照框架体系分别建立相应的笔记本组。目前印象笔记只能建立二级笔记本组，笔记本组下面就是具体的工作记录的笔记文档。因此，在建立笔记本组的时候，要充分考虑到后续记录的实施，既不要让笔记本组过多，也不要让笔记本组过少，需要结合自己的工作及习惯在不断的实践中去调整、去优化，寻找到与自己的工作习惯、工作方式匹配最佳的笔记本组框架结构。图2.10所示框架结构是笔者经过5年沉淀提炼出来的适合自己工作习惯的笔记本组框架体系。
图2.10 印象笔记全过程留痕管理框架体系
其中一级笔记本组是根据个人的工作职责方向和工作内容进行排序，例如企业实训、基础实训、造价咨询是平常业务开展的3个方向；内部管理是对整个公司内部管理相关的事项记录和整理；会议纪要是在业务开展和管理工作中形成的全部相关事项的会议记录；工作日记是对每日工作的各方面的综合记录，包罗万象；诗和远方是个人的爱好追求；他山之石、网文摘录是对身边朋友精彩知识、网络文章的收藏和学习；专业总结、读书汇友是对自己每一个工作事项复盘后的总结，以及读书交流的笔记心得和体会；人员备忘是工作生活中朋友、相关企业联系方式等的备忘和保存。
（2）工作日记
通过印象笔记，可分年份按照日期随时进行每日工作及处理事项的记录，并在每个日记记录笔记本上添加标签，标签代表该篇文档与哪些关键事项有关，在后续查找时只需要输入该标签，便能寻找到与这个标签相关的全部事项和记录。
（3）会议记录
通过印象笔记，工作项目上的、学习上的资料均可以进行自我会议记录，分年份进行保存。可以自我设置会议记录的标准模板，提高记录效率。
（4）全程记录
通过印象笔记，针对每一个项目、每一个工作任务，在对应笔记本组下建立相应文档，单独记录该项目该任务的全过程记录。一般根据时间节点进行记录，并且相关关键节点成果可以上传附件保存，也可以把相关会议记录的笔记本、工作日记的笔记本，通过印象笔记内部超链接的方式，在该项目里建立彼此联系的超链接，这样就更加具有闭合性和体系化。
（5）影像资料
通过印象笔记，将每个项目和工作管理过程从前到后的照片，按照时间顺序收集保存在工作照片笔记本里，并及时备注照片的相关信息。
（6）其他资料
通过印象笔记，关于工作管理、自我学习的其他资料也可以随时保存记录和总结，建立和形成自己的大数据库，这样可以保证自我总结记录并不断地累积，当数据留痕达到一定数量和程度之后，就会从量变发生质变，对我们的工作和成长产生非常巨大的作用和影响。
◆印象笔记使用小技巧
（1）印象笔记简介
印象笔记能帮助你记住你想到的、看到的和体验到的一切。它具有以下核心功能：所有设备端口保存同步；随时记录一切；储存任意格式文件；高效协作共享。
（2）标签的使用
每篇文档要及时添加标签，也就是关键词，当记录的资料数量日渐增多和庞杂后，我们是通过标签来寻找和定位相应的文档，而不是传统地依靠大脑去记录位置。用标签的模糊记忆解放大脑，让大脑更多地去思考体系和条理总结，这就是印象笔记通过标签传递给我们的过程留痕核心思路，这也就是印象笔记的笔记本组只能建立两个层级的核心底层逻辑。
（3）超链接的使用
印象笔记每个文档都可以超链接到其他文档，有效地在笔记本中建立和其他笔记本的连接，这样更能让过程留痕成为一个看似松散、其实紧密联系成一个整体的资料闭环体系。
（4）共享与分享
笔记本可以生成分享码，发给其他需要的人直接打开查阅，使用印象笔记的账户可以直接共享、导入。因此在项目实施过程中，组员之间通过印象笔记进行相关共享、导入和整合，能让各个岗位的人相互协同，将项目资料和管理留痕在更大范围内建立和统筹。
（5）清单功能
在印象笔记中，可以设置每天或者每周的工作任务清单，即对今天或者这周需要完成的事项清单进行罗列，每完成一项进行销项处理，没有完成的到了时间节点会自动提醒，随时督促和提醒自我完成相应工作事项，确保不遗漏。
（6）录音功能
印象笔记可以进行录音，在会议或者重要场合，可以开启印象笔记本的录音功能，保留重要的音频资料，手机和笔记本电脑均可以进行该项操作。
（7）其他平台资料一键导入
印象笔记与微信、知乎、微博等热门平台能建立相互关联，当我们在看朋友圈或者公众号时，可以直接点击导入印象笔记。一方面，当其他平台删除该文档时，我们导入印象笔记的文档会一直存在，不会被删除；另一方面，我们将文档导入自己的印象笔记资料库，可以将该文档添加标签、存入相应的笔记本组，形成资料库体系，以备后续二次利用和使用。
在实践中，可以利用上下班路途的空隙时间，当我们在朋友圈看到好的文章时先不在手机上阅读，而是直接一键导入印象笔记，然后每天抽出部分时间，在电脑上集中进行阅读、添加标签、归档整理。这样工作学习的效率更高，也能让自己的学习和知识收藏成为一个体系，而不是碎片化的。因为，碎片化快速的阅读模式，往往无法达到真正有效学习和有效整合与利用资料的目的。
（8）搜索功能
印象笔记能通过标签和关键词搜寻到笔记本本身内容、笔记本内图片或文档里的内容。
（9）收集之箱
一般在工作中，把近期处理的未完成事项集中放在一个笔记本组——收集之箱，并设置为默认文档的存储笔记本组。这样每次打开，该事项都在最前面便于有效处理，处理完毕之后，再把该文档归档并入其他笔记本组里。收集之箱与清单功能一个为详细事件任务，一个为关键节点控制，两者合并到一起，就能对工作的计划和实施进行有效的控制并督促自我执行。
造价笔记564
最近，公司财务将一季度公司每个员工完成的咨询服务产值进行了统计和梳理。我们发现，同样的时间，有的员工一个季度完成的产值只有几万元，有的接近10万元，而总工办的L老师却有高达将近40万元的产值。在成熟的造价咨询行业，平均每人能达到40万元年产值，已经达到了行业中等偏上的水平，而L老师一个季度就达到了行业平均一年的产值；刚刚入职公司不到两年的行业新人小W，也超出了行业的平均水平，一个季度完成了10多万元的产值，在新冠肺炎疫情的大环境下，有这样的好的成绩，不得不值得我们学习。
L老师为什么会有如此高的产值呢？这和L老师前期扎实的职业经历是有很大关系的：建筑业老八校重点大学毕业，现场施工经验非常丰富，做过审计，讲解过造价实训课程，专业功底非常扎实，实践经验也特别丰富。更为重要的是，不管在什么时候，L老师对自己在专业和学习上的要求，特别自律和坚持。因此，每一个结算复核项目，当他人无法看出问题时，L老师总是能发现一些独到的有价值的点，并且花费的时间很短，给客户带来的价值却非常巨大。
小W同学为什么会在今年这个特殊的时期，产值出现爆发式的增长呢？一方面，这和前期3个月的系统扎实的专业学习有关；另一方面，也和他进入工作后，一些好的习惯与持久的坚持有关。比如每日的成长印记总结，比如印象笔记事无巨细地进行工作记录，比如云盘的全盘资料自我管理，比如每周一个复核知识点的自我梳理、总结、提炼……更重要的一点是，不管工作再忙，事情再多，能对一些工作上的小事情、小细节不断地去深度思考自我总结，形成闭环。平常这些事情非常消耗时间，而且又看不到直接的效果，但是长久地坚持后，付出到了一定时间点，就会对工作产生积极、正向的作用。终于，今年开始在项目完成的产值上有了质的飞跃。
在工作中，在职场上，我们总会看到有那么一些人，工作业绩非常不错，个人发展也很优秀，会让我们心生崇拜，为他们光鲜亮丽的成绩和履历所折服、所向往。
但是，我们往往忽略了这些优秀的人在前期巨大的付出和超出常人的坚持和努力。这些优秀的人对自己施压，对自己的工作方式、工作要求、工作质量远远超出一般的要求，并且为之持续地坚持、持续地努力。日积月累，在某一天才会冲出重围，闪耀光芒。
所以，当我们看到他人成绩的时候，我们更应该看到他人前期巨大的投入和付出；在羡慕和向往他人成绩的同时，更要学习他人为此付出和努力的方式方法。这样，我们自己才能跟随身边优秀人的脚步，让自己也变得越来越优秀。
2020年4月20日
◆小结
在这个每天一睁开眼就会面临大量信息涌入的时代，在这个信息爆发、信息无限的时代，我们在工作中常常会有这样一个感悟：过载的信息往往是无用的信息，自我的信息才是真正的信息。
这个感悟其实包含两层含义：
一是关于资料整理：过载的信息往往是无用的信息。这是什么意思呢？
在我们的工作中，尤其在我们造价咨询行业的工作过程中，会存在项目资料繁杂而庞大、资料变化频繁而无序等情况，经常会发现需要某个资料自己却找不出来；或者是委托方或者同事需要某个资料，没有办法及时提供……导致我们很大一部分时间浪费在不断地寻找资料、回忆和焦虑当中。尤其是当我们的项目一审审核完成，很久以后需要面临二审审核或者某项目工作中断一段时间后，重新启动时尤其突出。
二是关于资料提炼：自我的信息才是真正的信息。这又是什么意思呢？
在我们经历和接触的众多项目资料和信息过程中，如果不进行自我的资料和信息提炼，那信息仍旧只是信息，资料仅仅是资料，不能成为自我的知识架构，也就不能构建成自己的理论体系，这会成为制约自我职业持续有效快速成长的瓶颈。
通过实践，我们基于用户视角和框架原理，借助思维导图、云盘、印象笔记基本上能比较好地解决资料整理和提炼的问题。其中云盘解决的是资料全系统全维度资料保存及多设备端口操作修改调整，解决了资料的空间、内容和管理、修改等有效整理编辑问题；但是真正让资料变成自我的知识体系并产生巨大的能量，就需要被称为“人的第二大脑”的印象笔记。印象笔记最核心的功能是随时随地有效地把相应的资料和信息提炼总结进入自我的知识体系和架构，一步一步、一点一点、源源不断地搭建属于自我的独一无二的知识体系和理论结构。通过印象笔记的日积月累，长期的自我总结提炼，外部的大量信息会源源不断地被吸收提炼进入自我的知识架构和体系，为高效率、高价值的造价商务工作提供最为坚实和基础的底层逻辑支持。
古语有云，得民心者得天下。在当今社会，得信息者得先机。在我们的造价商务工作中也是同样的道理，得有效资料管理者得项目成功的基石。
造价笔记419
小学升初中的那个暑假，我开始接触金庸的武侠小说，结果一发不可收拾，从早上到晚上，一心沉溺在金庸的武侠小说世界中。这么多年过去了，虽然没有其他的收获，但是金庸武侠小说中的故事和人物，不管自己的记忆力如何减退，岁月如何过往，却总还是能依稀地记得大概，他人一提，也总还能领略情节背后的哲理与意义。
放到现在的说法，当初的我就是武侠的发烧友。当很多同学还在购买标准作文范本学习时，我们沉溺发烧的是另外一个成人的童话武侠世界。结果，多年以后，我们慢慢发现，长大后的我们，相比很多人的难以提笔，我们写作表达的能力却比以前稳步提升，并且自娱自乐，沉迷其中。某种程度上，不能不说是曾经对武侠发烧获得的一个额外收益。
处在这个时代，行业太多，领域太多，高手太多，优秀的人才太多，让人景仰的存在太多，同样的，竞争的对手也太多。
所以，如果我们只是按部就班地去做一些事情，按照一贯的行动去做一些事情，我们会发现，自己很难出众，或者很难获得其他人的认可。相反的，如果我们对某一件事情，充满极致地热爱，发烧友级别地热爱和行动，给我们带来的成长和对他人的震撼，却是难以言及的。
就如现在，用印象笔记记录总结梳理生活和工作中发生的信息和资料，对我来讲，已经开始蜕变成长为一种纯粹的喜欢和爱好，比如造价笔记系列的每日更新，从以前的为了他人的阅读到现在为了自己的感悟、自己的思考记载，所以每天一篇开始逐渐成为稳定的习惯；比如每天的工作日记，所有发生事情的点滴记载，当持久的记载串成一条完美时间曲线的时候，是那么的优美；比如工作开展过程中的随时会议记录，当我们把看似零散的交流和简单的事情系统地记载和表达，并且第一时间呈现给相关人员，给相关人员的工作开展带来了极大的便利；比如网上资料的随时收集整理归纳添加标签，给人井井有条而又舒适的感觉。
所以，我们有人是技术发烧友，有人是游戏发烧友，有人是旅游发烧友……在每一个自己喜爱的领域，发烧到极致的情况，是不论外在的种种都不影响和中断对某件事情的热爱，能做到这种程度，能有这种思路，其他人是很难在这个领域与你匹敌的，这个时候，你也就获得和争取到了与其他发烧友或者高手，受人尊重的同频道交流和探讨的机会。
没有这些，再多的恭维和依附，再多的谦卑和主动，都很难获得他人的正眼一瞧，更别说能真正用心地与你一起交往和探讨了。这就是为什么我们要成为发烧友——一个技术之外的人的本质的底层逻辑。
2019年8月29日