2.2　导入数据

虽然用户可以在Excel中方便快速地输入数据，但是在很多情况下，要分析的数据是由其他程序创建的。为了在Excel中处理和分析这些数据，用户需要将它们导入Excel中。Excel支持导入多种类型的数据，例如文本文件、Access数据库、SQL Server数据库以及OLAP多维数据集等来源的数据。本节以导入文本文件和Access数据库为例，介绍在Excel中导入其他程序数据的方法，还将介绍使用Microsoft Query将外部数据导入Excel的方法。

2.2.1　导入文本文件中的数据

文本文件是一种跨平台的通用文件格式，适合在不同的操作系统和程序之间交换数据，用户可以很容易地将文本文件中的数据导入到Excel中。如图2-24所示，要在Excel中导入的文本文件有5列数据，各列之间以制表符进行分隔。

将该文本文件中的数据导入Excel中的操作步骤如下：

（1）新建或打开要导入数据的Excel工作簿，在功能区的“数据”选项卡中单击“从文本/CSV”按钮，如图2-25所示。

提示： 如果使用Excel 2019之前的Excel版本，则需要单击“数据”选项卡中的“自文本”按钮。

（2）打开“导入数据”对话框，双击要导入的文本文件，本例为“商品销售明细.txt”，如图2-26所示。

提示： “.txt”是文件的扩展名，用于标识文件的类型。图2-26中的文件名没有显示扩展名，是因为在操作系统中通过设置将文件的扩展名隐藏了起来。

（3）打开如图2-27所示的对话框，由于文本文件中的各列数据之间使用制表符分隔，因此应该在“分隔符”下拉列表中选择“制表符”。实际上在打开该对话框时，Excel会自动检测文本文件中数据的格式，并设置合适的选项。确认无误后单击“加载”按钮。

提示： 如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，打开的将是“文本导入向导”对话框，按照向导提示进行操作即可。

（4）Excel将在当前工作簿中新建一个工作表，并将所选文本文件中的数据以“表格”形式导入到该工作表中，如图2-28所示。以后可以右击数据区域中的任意一个单元格，在弹出的菜单中选择“刷新”命令刷新Excel中的数据，以便与文本文件中的数据保持同步，如图2-29所示。

提示： “表格”是Excel提供的一种动态管理数据的功能，它可以自动扩展数据区域，还可以在不输入公式的情况下自动完成求和、计算极值和平均值等常规运算。如果需要，可以将表格转换为普通的单元格区域。

2.2.2　导入Access数据库中的数据

Access与Excel同为微软公司Office组件中的成员，但是Access是专为处理大量错综复杂的数据而设计的一个关系数据库程序。在Access数据库中，数据存储在一个或多个表中，这些表具有严格定义的结构，在表中可以存储文本、数字、图片、声音和视频等多种类型的内容。为了简化单个表包含庞大数据的复杂程度，通常将相关数据分散存储在多个表中，然后为这些表建立关系，从而为相关数据建立关联，以便可以从多个表中提取所需的信息。

Excel允许用户导入Access数据库中的数据，操作方法与导入文本文件数据类似。如图2-30所示为要在Excel中导入的Access数据库中的数据，将该数据导入Excel的操作步骤如下：

（1）新建或打开要导入数据的工作簿，在功能区的“数据”选项卡中单击“获取数据”按钮，然后在弹出的菜单中选择“自数据库”|“从Microsoft Access数据库”命令，如图2-31所示。

提示： 如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，则需要单击“数据”选项卡中的“自Access”按钮。

（2）打开“导入数据”对话框，双击要导入的Access数据库文件，本例为“商品销售管理系统.accdb”，.accdb是Access文件的扩展名。

（3）打开如图2-32所示的对话框，选择要导入的表，本例为“商品销售明细”，然后单击“加载”按钮。

提示： 用户可以同时导入Access文件中的多个表，选中“选择多项”复选框，然后选择要导入的每个表左侧的复选框，即可同时选中这些表。

注意： 如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，打开的将是“选择表格”对话框和“导入数据”对话框，选择要导入的Access表和放置表的位置即可。

（4）Excel将在当前工作簿中新建一个工作表，并将所选Access表中的数据以“表格”形式导入该工作表中，如图2-33所示。

2.2.3　使用Microsoft Query导入数据

使用Microsoft Query可以将外部程序创建的数据导入到Excel中，包括文本文件、Excel、Access、FoxPro、dBASE、Oracle、Paradox、SQL Server和SQL Server OLAP Services等。使用Microsoft Query导入数据时，需要先创建一个数据源，它包含连接到外部数据的连接配置信息，以后从同一个数据库中导入数据时，可以重复使用这个数据源，而不必重新设置所需的连接信息。

在将数据最终导入Excel之前，可以先在Microsoft Query中筛选出符合条件的数据，也可以按指定的顺序排列数据，还可以选择只导入所需的列而非所有列。“查询向导”是Microsoft Query中的一个功能，使用该向导可以让数据的导入操作变得更简单。

下面使用Microsoft Query从2.2.2节所用的Access数据库，将“商品销售明细”表中销量大于300的销售数据导入Excel中，操作步骤如下：

（1）新建或打开要导入数据的工作簿，在功能区的“数据”选项卡中单击“获取数据”按钮，然后在弹出的菜单中选择“自其他源”|“自Microsoft Query”命令，如图2-34所示。

（2）打开“选择数据源”对话框，在“数据库”选项卡中选择“MS Access Database”，然后单击“确定”按钮，如图2-35所示。

（3）打开“选择数据库”对话框，通过“驱动器”和“目录”两项设置，可以定位到Access数据库所在的文件夹，然后在左侧的列表框中选择位于该文件夹中要导入的Access数据库，最后单击“确定”按钮，如图2-36所示。

提示： 如果在“数据库”选项卡中没有“MS Access Database”，则需要选择“<新数据源>”创建新的数据源。

（4）打开“查询向导-选择列”对话框，在左侧的列表框中显示了Access数据库的所有表，选择要导入的表，然后单击中间的“>”按钮，将该表添加到右侧的列表框中，如图2-37所示。

（5）单击“+”将展开表中包含的列，选择所需的列并单击“>”按钮，将选中的列表添加到右侧的列表框中。如图2-38所示，商品销售明细表中共有5列，当前添加了所有列，可以使用按钮 和 调整它们的排列顺序，设置后单击“下一步”按钮。

（6）显示如图2-39所示的选项，在此处可以筛选数据。本例要导入的是销量大于300的销售数据，因此需要在“待筛选的列”列表框中选择“销量”，然后将右侧的“销量”选项中的两项依次设置为“大于”和“300”，设置后单击“下一步”按钮。

（7）显示如图2-40所示的选项，在此处可以排序数据，本例将数据按照销量降序排列，设置后单击“下一步”按钮。

（8）显示如图2-41所示的选项，选中“将数据返回Microsoft Excel”单选按钮，然后单击“完成”按钮。

提示： 用户可以单击“保存查询”按钮保存当前正在设置的数据源，便于以后重复使用。

（9）打开“导入数据”对话框，选择将数据导入Excel后的显示方式，本例选中“表”单选按钮，如图2-42所示。单击“确定”按钮，即可将销量大于300的数据导入Excel中，并按照销量从大到小进行排列，如图2-43所示。