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1.1 面试通知 |
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面试通知是企业发给应聘者邀请其参加面试的一种文书。应聘者凭此通知方能参加公司的面试活动。
面试是公司挑选员工的一种重要方法。面试给公司和应聘者提供了进行交流的机会，能使公司和应聘者之间相互了解，从而帮助双方更准确地做出聘用与否、受聘与否的决定。
下面通过制作面试通知，我们重点学习文档的创建、保存、编辑等操作，以及文本的选择、复制、查找和替换等操作。
用户可以使用Word 2019方便快捷地新建多种类型的文档，如空白文档、基于模板的联机文档等。
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如果没有启动Word 2019，可通过下面介绍的方法新建空白文档。
在实际工作中，我们在新建文档时，首先会指定文档的保存位置，例如将文档保存在D盘【文件】文件夹中，然后在该位置新建文档。
STEP1 打开【此电脑】，双击D盘中的【文件】文件夹。
STEP2 在【文件】文件夹中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择 1 【新建】→ 2 【Microsoft Word文档】选项，即可在文件夹中新建一个Word文档。
如果已经启动Word 2019，可通过以下方法新建空白文档。
在Word 2019主界面中单击【文件】按钮， 1 在弹出的界面中单击【新建】选项，系统会打开【新建】界面， 2 在列表框中单击【空白文档】选项。
提示 在Word 2019中，我们可以使用组合键新建文档，例如按【Ctrl】+【N】组合键，可以创建一个新的空白文档。
除了Office 2019软件自带的模板之外，微软公司还提供了很多精美、专业的联机模板。
在日常办公中，若制作一些有固定格式的文档，如会议纪要、通知、信封等，通过使用联机文档创建所需的文档会事半功倍。
下面以创建一个面试通知的文档为例介绍具体方法。为了能搜索到与自己需求更匹配的文档，我们这里以“通知”为关键词进行搜索。
STEP1
单击【文件】按钮，
1
在弹出的界面中单击【新建】选项，系统会打开【新建】界面，
2
在搜索文本框中输入“通知”，
3
单击【开始搜索】按钮
。
STEP2 在搜索文本框下方会显示搜索结果，从中选择一个合适的选项并单击。
STEP3
弹出通知预览界面，单击【创建】按钮
。
STEP4 系统自动进入下载界面，显示“正在下载您的模板”，下载完毕后模板自动在Word中打开。
注意 联机模板的下载需要连接网络，否则无法显示信息和下载。
在实际工作中，更多的情况是文档已经保存在电脑的某个文件夹中了，这时只要单击【保存】按钮
，就可以完成对文档的保存。
使用快捷键保存文档会更高效，而且更专业——同时按【Ctrl】和【S】键。
提示 在本书后继的讲解中，我们用【Ctrl】+【S】这种形式表示同时按【Ctrl】和【S】键。
新建文档以后，在第一次保存文档时，Word会要求用户指定文档保存的位置、文件名等信息。保存新建文档的具体步骤如下。
STEP1 单击【文件】按钮，在弹出的界面中单击【保存】选项。
STEP2
此时若是
第一次保存
文档，系统会打开【另存为】界面，
1
单击【这台电脑】选项，
2
单击下方的
按钮。
STEP3 弹出【另存为】对话框， 1 在左侧的列表框中选择保存位置， 2 在【文件名】文本框中输入文件名， 3 在【保存类型】下拉列表中选择【Word文档】选项。
STEP4
单击
按钮，可以保存新建的Word文档。
注意 “面试通知”这个文档可能需要多次修改，那么我们在保存时可以为其加上版本编号和时间，如“面试通知V1-20200602”。
用户对已有文档进行编辑后，可以将其另存为同类型文档或其他类型的文档。
STEP1 单击【文件】按钮，在弹出的界面中单击【另存为】选项。
STEP2
弹出【另存为】界面，
1
单击【这台电脑】选项，
2
然后单击下方的
按钮。
STEP3
弹出【另存为】对话框，
1
在左侧的列表框中选择保存位置，
2
在【文件名】文本框中输入文件名，
3
在【保存类型】下拉列表中选择【Word文档】选项，
4
单击
按钮即可。
编辑文本是Word软件最主要的功能之一，接下来介绍如何在Word文档中编辑中文、英文、数字以及日期等文本对象。
本小节的素材文件如下
原始文件\第1章\面试通知.docx
最终效果\第1章\面试通知.docx
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新建面试通知空白文档后，用户就可以在文档中输入中文了。具体的操作步骤如下。
STEP1 打开本实例的原始文件“面试通知.docx”，然后切换到任意一种汉字输入法。
STEP2 单击文本编辑区，在光标闪烁处输入文本内容，例如“面试通知”，然后按【Enter】键将光标移至下一行行首。
STEP3 输入面试通知中的主要内容，并将通知内容部分的字体设置为楷体；标题字体设置为方正小标宋简体、二号字，并居中显示。
提示 为了便于读者学习，我们提供了已经输入面试内容的文档（原始文件\面试通知）。
用户在编辑文档时，往往需要输入日期或时间。如果用户要使用当前的日期或时间，则可使用Word自带的插入日期和时间功能。输入日期和时间的具体步骤如下。
STEP1 1 将光标定位在文档的最后一行，切换到【插入】选项卡， 2 在【文本】组中单击【日期和时间】按钮。
STEP2
弹出【日期和时间】对话框，在【可用格式】列表框中选择一种日期格式，
1
例如选择【二○一八年八月十三日】选项，
2
单击
按钮。
STEP3 此时，输入的日期就按选择的格式插入到Word文档中。
STEP4 用户还可以使用快捷键输入当前的日期和时间。按【Alt】+【Shift】+【D】组合键，可以输入当前的系统日期；按【Alt】+【Shift】+【T】组合键，可以输入当前的系统时间。
注意 输入文本后，如果不希望其中的日期和时间随系统的改变而改变，则可选中相应的日期和时间，然后按【Ctrl】+【Shift】+【F9】组合键切断域的链接即可。
在编辑文档的过程中，用户如果想要输入英文，需先将输入法切换到英文输入状态，然后进行输入。输入英文的具体步骤如下。
STEP1 按【Shift】键将输入法切换到英文输入状态下，将光标定位在文本“人事部”的后面，然后输入大写英文“HR”。
STEP2
在文档中输入其他英文，如果要更改英文的大小写，需先选择英文，如“HR”，
1
然后切换到【开始】选项卡，
2
在【字体】组中单击【更改大小写】按钮
，
3
在弹出的下拉列表中选择【小写】选项。
STEP3 可以看到英文变为“hr”。在保持“hr”的选中状态下，按【Shift】+【F3】组合键，“hr”变成了“Hr”；再次按【Shift】+【F 3】组合键，“Hr”则变成了“HR”。
注意 用户也可以使用快捷键改变英文输入的大小写，方法是：在键盘上按【Caps Lock】键（大写锁定键），然后按字母键，即可输入大写字母；再次按【 Caps Lock】键，即可退出大写状态。英文输入状态下，按【Shift】+字母键也可以输入大写字母。
文本的编辑操作一般包括选择、复制、剪切、粘贴、查找和替换等，接下来分别进行介绍。
本小节的素材文件如下
原始文件\第1章\面试通知1.docx
最终效果\第1章\面试通知1.docx
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对Word文档中的文本进行编辑之前，首先应选择要编辑的文本。下面介绍几种使用鼠标和键盘选择文本的方法。
用户可以使用鼠标选择单个字词、连续文本、分散文本、矩形文本、段落文本以及整个文档等。
①选择单个字词。
在文档中双击某个词就可以选择该词语。例如，双击词语“专员”即可选中该词语，此时被选择的文本会呈深灰色显示。
②选择连续文本。
STEP1 用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后按住鼠标左键不放并拖曳至需要选择的文本的结束位置，释放鼠标左键即可。
STEP2 如果要选择超长的文本，用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后拖动Word文档窗口右侧的滚动条，向下移动文档，直到看到想要选择部分的结束处，按【Shift】键，然后单击要选择文本的结束处，这样从开始到结束处的这段文本内容就会全部被选中。
③选择段落文本。
在要选择的段落中的任意位置单击鼠标左键3次，可以选择整个段落文本。
④选择矩形文本。
先选择一个文本，然后按【Alt】键，同时在文本中拖曳鼠标，可以选择矩形文本。
⑤选择分散文本。
在Word文档中，首先使用拖曳鼠标的方法选择一个文本，然后按【Ctrl】键，依次选择其他文本，就可以选择任意数量的分散文本了。
除了使用鼠标选择文本外，用户还可以使用键盘上的组合键选择文本。在使用组合键选择文本前，用户应根据需要将光标定位在适当的位置，然后再按相应的组合键选择文本。
Word 2019提供了一整套利用快捷键选择文本的方法，主要是通过【Shift】、【Ctrl】和方向键来实现的，操作方法如下表所示。
复制文本时，软件会将整个文档或文档中的一部分复制一份备份文件，并放到指定位置——剪贴板中，而“被复制”的内容仍按原样保留在原位置。
剪贴板是Windows的一个临时存储区，用户可以在剪贴板上对文本进行复制、剪切或粘贴等操作。美中不足的是，剪贴板只能保留一份数据，每当新的数据传入，旧的数据便会被覆盖。复制文本的具体操作方法如下。
方法1： 打开本实例的原始文件，选择文本“营销专员”，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】选项。
方法2：
选择文本“营销专员”，
1
然后切换到【开始】选项卡，
2
在【剪贴板】组中单击【复制】按钮
。
方法3： 选择文本“营销专员”，然后按【Ctrl】+【C】组合键即可。
选中文本“营销专员”，按【Shift】+【F2】组合键，在状态栏中将出现“复制到何处？”提示信息，单击放置复制对象的目标位置，然后按【Enter】键即可。
“剪切”是指用户把选中的文本放入到剪切板中，单击“粘贴”按钮后，又会出现一份相同的文本，原来的文本会被系统自动删除。
剪切的操作方法与复制的操作方法类似，下面我们只重点介绍使用组合键方式剪切文本。
按【Ctrl】+【X】组合键，可以快速地剪切文本。
复制文本以后，接下来就可以粘贴文本了。用户常用的粘贴文本的方法有以下几种。
复制文本以后，用户只需在目标位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择粘贴选项中任意的一个选项即可。
复制文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【粘贴】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择粘贴选项中任意的一个粘贴按钮即可。
按【Ctrl】+【C】组合键和【Ctrl】+【V】组合键，可以快速地复制和粘贴文本。
用户有时要查找并替换某些字词，如将文档中的“公司”替换为“企业”。使用Word 2019强大的查找和替换功能可以节省大量的时间。另外，查找和替换文本操作在用户编辑面试通知的过程中应用会很频繁。
STEP1 打开本实例的原始文件，按【Ctrl】+【F】组合键，弹出【导航】窗格，然后在查找文本框中输入“公司”，按【Enter】键，随即在【导航】窗格中查找到该文本所在的位置，同时文本“公司”在Word文档中以黄色底纹显示。
STEP2
如果用户要替换相关的文本，可以按【Ctrl】+【H】组合键，弹出【查找和替换】对话框，系统自动切换到【替换】选项卡，
1
在【替换为】文本框中输入“企业”，
2
单击
按钮。
STEP3
弹出【Microsoft Word】提示对话框，提示用户“全部完成。完成3处替换。”，然后单击
按钮。
STEP4
单击
按钮，返回Word文档，即可看到替换效果。
首先选中要替换的文本，然后输入需要的文本。此时，新输入的文本会自动替换选中的文本。
要想从文档中删除不需要的文本，用户可以使用快捷键，具体如下表所示。
Word 2019提供了多种视图模式供用户选择，包括页面视图、Web版式视图、大纲视图、草稿视图和阅读视图5种视图模式。下面以“面试通知”为例介绍如何使用上述5种视图模式。
本小节的素材文件如下
原始文件\第1章\面试通知2.docx
最终效果\第1章\面试通知2.docx
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页面视图是最接近打印结果的视图模式，可以显示页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素。
Web版式视图以网页的形式显示Word2019文档，适用于发送电子邮件和创建网页。
切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【Web版式视图】按钮，或者单击状态栏中的【Web版式视图】按钮，可以将文档的显示方式切换到Web版式视图模式，效果如下图所示。
大纲视图主要用于Word 2019文档结构的设置和浏览，使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容梗概。
STEP1
切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【大纲】按钮
。
STEP2 此时，可以将文档切换到大纲视图模式，同时在功能区中会显示【大纲显示】选项卡。
STEP3
1
切换到【大纲显示】选项卡，
2
在【大纲工具】组中单击【显示级别】按钮
右侧的下拉按钮，
3
用户可以在弹出的下拉列表中为文档设置或修改大纲级别，设置完毕，
4
单击【关闭大纲视图】按钮，系统自动返回进入大纲视图前的视图状态。
草稿视图取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。
切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【草稿】按钮
，将文档的视图方式切换到草稿视图下，效果如下图所示。
阅读视图是一种特殊的查看模式，它使在屏幕上阅读文档更为方便。在激活后，阅读视图将显示当前文档并隐藏大多数不重要的屏幕元素，包括 Windows的任务栏。
切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【阅读视图】按钮，将文档的视图方式切换到阅读视图下，效果如下图所示。
用户可以根据需要，直接左右拖动【显示比例】滑块，调整文档的缩放比例。
文档编辑完成后，用户可以进行简单的页面设置，然后进行预览。如果对预览效果比较满意，就可以打印文档了。
本小节的素材文件如下
原始文件\第1章\面试通知3.docx
最终效果\第1章\面试通知3.docx
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页面设置是指文档打印前对页面元素的设置，主要包括页边距、纸张、版式和文档网格等内容。页面设置的具体步骤如下。
STEP1
打开本实例的原始文件，
1
切换到【布局】选项卡，
2
单击【页面设置】组右侧的【对话框启动器】按钮
。
STEP2 弹出【页面设置】对话框，系统自动切换到【页边距】选项卡。 1 在【页边距】组合框中的【上】【下】【左】【右】微调框中调整页边距大小， 2 在【纸张方向】组合框中单击【纵向】选项。
STEP3
1
切换到【纸张】选项卡，
2
在【纸张大小】下拉列表中选择【A4】选项，
3
然后单击
按钮即可。
页面设置完成后，可以通过预览来浏览打印效果。预览及打印的具体步骤如下。
STEP1
单击【自定义快速访问工具栏】按钮
，在弹出的下拉列表中选择【打印预览和打印】选项。
STEP2
此时，【打印预览和打印】按钮
就添加在了【快速访问工具栏】中。单击【打印预览和打印】按钮
，弹出【打印】界面，其右侧显示了预览效果。
STEP3 用户可以根据打印需要单击相应选项并进行设置。如果用户对预览效果比较满意，就可以单击【打印】按钮进行打印了。
用户可以通过设置加密文档和启动强制保护等方法对文档进行保护，以防止他人随意打开或修改文档。
本小节的素材文件如下
原始文件\第1章\面试通知4.docx
最终效果\第1章\面试通知4.docx
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为了保证文档安全，用户通常会对文档进行加密，加密操作在日常办公中经常使用。设置加密文档的具体步骤如下。
STEP1 打开本实例的原始文件，单击【文件】按钮， 1 在弹出的界面中单击【信息】选项， 2 然后单击【保护文档】按钮， 3 在弹出的下拉列表中选择【用密码进行加密】选项。
STEP2
弹出【加密文档】对话框，
1
在【密码】文本框中输入“123”，
2
然后单击
按钮。
STEP3
弹出【确认密码】对话框，
1
在【重新输入密码】文本框中输入“123”，
2
然后单击
按钮。
STEP4
再次启动该文档，弹出【密码】对话框，
1
输入密码“123”，
2
然后单击
按钮即可打开Word文档。
用户可以通过设置文档的编辑权限，启动文档的强制保护功能保护文档的内容不被修改，具体的操作步骤如下。
STEP1 单击【文件】按钮， 1 在弹出的界面中单击【信息】选项， 2 然后单击【保护文档】按钮， 3 在弹出的下拉列表中选择【限制编辑】选项。
STEP2
在Word文档编辑区的右侧出现一个【限制编辑】窗格，
1
勾选【仅允许在文档中进行此类型的编辑】复选框，
2
然后在其下方的下拉列表中选择【不允许任何更改（只读）】选项。
3
单击
按钮。
STEP3
弹出【启动强制保护】对话框，
1
两个文本框中都输入“123”，
2
单击
按钮。
STEP4
返回Word文档，此时，文档处于保护状态。如果用户要取消强制保护，单击
按钮。
STEP5
弹出【取消保护文档】对话框，
1
在【密码】文本框中输入“123”，
2
然后单击
按钮即可。
Word文档中经常有一些多余的空格，一个个删除比较麻烦，用户可以使用以下方法一次性删除文档中的所有空格。
本技巧的素材文件如下
原始文件\第1章\出差管理制度 .docx
最终效果\第1章\出差管理制度.docx
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STEP1 打开本实例的原始文件，切换到【开始】选项卡，在【编辑】组中单击【替换】按钮，或者按【Ctrl】+【H】组合键。
STEP2
弹出【查找和替换】对话框，系统自动切换到【替换】选项卡，
1
在【查找内容】文本框中输入一个空格，
2
然后单击
按钮，将所有的空格替换为空值，即可删除所有空格。
STEP3
替换完成后，弹出【Microsoft Word】对话框，提示用户完成替换的总数。单击
按钮。
STEP4 返回【查找和替换】对话框，单击【关闭】按钮，返回Word文档，此时文档中所有空格已经被全部删除了。
如果想快速地新建一个Word文档，我们可以通过在快速访问工具栏中添加【新建】按钮来实现。
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STEP1
1
单击【自定义快速访问工具栏】按钮
，
2
在弹出的下拉列表中选择【新建】选项。
STEP2 此时【新建】按钮就添加到了快速访问工具栏中，单击该按钮即可新建一个空白文档。
使用Word的自动保存功能，可以在断电或死机的情况下最大限度地减少损失。设置自动保存的具体步骤如下。
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STEP1 单击【文件】按钮，在弹出的界面中单击【选项】选项。
STEP2
弹出【Word选项】对话框，
1
切换到【保存】选项卡，
2
在【将文件保存为此格式】下拉列表中选择文件的保存类型为【Word文档（*.docx）】，
3
然后勾选【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，并在其右侧的微调框中设置文档自动保存的时间间隔为10分钟。设置完毕，单击
按钮即可。
注意 建议设置的时间间隔不要太短，如果设置的时间间隔太短，Word频繁地执行保存操作，容易死机，影响工作效率。