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1.1 你真的会做表吗

你当然会!只是不同水平的人,对“表”的认知有差异而已。

初级Excel应用水平的人做表,通常是用来打印的,如报表、签到表、登记表、台账表。

中级Excel应用水平的人做表,会加入一些函数公式,让表格可以自动统计、汇总数据,提高工作效率。

高级Excel应用水平的人做表,会用到图表、条件格式等高级用法,表格可以更直观、更清晰地展现数据重点。

接下来,我们来看一下高手做的表格,揭秘更多自己的未知。

01 自动更新的项目进度管理表

在表格中记录各个项目,并标注出项目的“开始时间”“结束时间”,这是初级水平的做法。

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高级水平的人这样做。使用简单的函数公式,输入项目周期,自动地计算下一个项目的开始时间、结束时间。

再使用条件格式功能,把项目的周期在日历表中标记出来,起到实时提醒的作用。

高级水平的人不仅要做出表格,还会用下面的技巧,让表格“自动”起来。

· 用公式自动计算,减少手动工作量。

· 用样式自动标记,解放大脑记忆量。

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02 自动提醒的日期计划表

制作计划表,统计每天的相关数据,如HR做考勤表,企业做生产计划表,是工作中常有的需求。

每个月手动修改日期、手动标注周末日期,这是初级水平的做法。

高级水平的人这样做。结合函数公式和条件格式,让表头的日期自动更新,周末的日期自动填充颜色进行标记,销量超过100的数据自动标记为绿色,重点更加明显。

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Excel高级的用法就是用来自动计算、设置智能提醒等,通过表格提升办公效率,所以你还要学会:

· 使用函数公式完成动态统计;

· 使用条件格式动态标记样式。

03 再复杂的数据也能轻松统计

年终数据盘点,按照季度、月份统计销量趋势,按照产品统计销售占比,按照地区对比各大区销售差异……统计需求多得让人头疼。

比如下图所示的表格中,要统计每个月的“销量”总和。

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每次统计数据,都要先筛选数据,然后再求和,最后填到表格里,这是初级水平的人统计数据的方式。

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又或者,为了解决问题,去网上搜索出了一个复杂的公式,看也看不懂,改也不会改,时间却没少花。

=SUMPRODUCT((MONTH($A$2:$A$1000)=L2)*$E$2:$E$1000)

其实只要掌握了数据透视表功能,轻松拖曳鼠标,就能快速完成数据统计分析。

无论是季度统计还是月度统计,用鼠标拖曳一下字段,都能轻松完成。

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04 展现能力的数据图表

表格里的数据密密麻麻,汇报的时候找不到思路,被领导吐槽不直观。

用了一上午时间做出来的图表,领导看了一眼,就嫌太丑太乱。

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初级Excel应用水平的人,眼里只有数字,汇报时只是简单地把数字换成图表中的柱子。

高级Excel应用水平的人,能够发现数据背后隐藏的信息,梳理内容逻辑,对数据重新汇总统计。

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梳理清楚了汇报逻辑,选用恰当的图表、适宜的颜色,把数据中的信息直观地表达出来,让读者快速了解报告中的核心、结论。

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想要达到高级应用水平,不仅仅要掌握Excel的常用技巧,还需要学习:

· 图表操作基础;

· 图表美化技巧;

· 数据归纳统计方法。 xc8EhjSQ+Y3o5dnkokr7H7MxQIvWM05SnrUwENRP+sp7pCcKp94aUTvMCfFNKFvA

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