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语言是公文的基本要素，特殊的应用领域与应用目的，使公文的语言具有准确、简练、庄重、平实、规范的特点。
准确是指在表情达意时，语言真实确切，无虚假，无错漏，褒贬得当，语意明确，界限清楚，符合实际，真切表达欲表达的内容。
公文语言表达要准确，一要正确使用模糊词语。以实事求是的态度，从语言所反映概念的内涵和外延上真正把握模糊语言的实质。二要有意识地避免语言歧义。
为了提高工作效率，加快交流速度，公文语言在准确的基础上形成了其独特的简练风格。简练就是简洁、扼要，没有冗言赘语，用最少的文字表达最丰富的内容。
庄重是指公文语言端庄，格调郑重严肃。这是由公文应用的场合和领域的规范性与严肃性决定的。
公文语言表达要庄重，一要符合公文使用范围的客观需要。二要符合公务活动的特殊规范性要求。三要严格遵守现代汉语的语法规则和一定的逻辑规则，使主题明确、逻辑层次清晰、结构合理。四要恰当地使用公文专用的文言词语和句式，形成简约典雅的表达效果，提升公文的庄重性。
公文的语言应该平直、朴实。平直是指笔法而言，宜用直笔，采用直陈方式。公文写作多用叙事、说明、议论，少用或不用描写铺陈、渲染夸张等手法。朴实既指风格特色，即不能藻饰铺陈、浓妆艳抹，不追求结构新颖、波澜起伏、穿插呼应等技巧，而着力于通俗易懂、庄重大方、公正平和、言尽意止的自然本色。也指内容要实实在在，反映的事情要真实，引用的数据要核实，做出的判断要切实，提出的措施要扎实。
规范是公文能够得到有效贯彻落实的保障，是指各级语言单位的构成及组合不仅应符合现代汉语（少数民族地区使用的本民族文字的公文则为民族语言）的语法规则和一般的逻辑规则，而且应合乎公务活动所提出的特殊规范性要求。合乎规范性要求，可以使公文具有与公务活动特点相适应的表达方法、表达形式和风格，从而使公文更有利、更有效。
1.公文词语大部分为规范化的书面词语，杜绝一般的口语词、方言词，尤其是生造的词语等。
2.词语需有确切的含义，一般不得使用含义不准确的词语。
3.在音节方面，公文词语以双音节词为主，单音节词、多音节词的使用频率比其他文章稍高。
4.有一部分词形确定、含义精确特定的公文专用词语。
5.介宾词组、联合词组、“的”字词组的使用频率较高。
1.语句含义完整确切，在文中具有较强的独立性，关键性文句在脱离上下文之后仍不生歧义，不易被歧解或曲解。
2.一般都有专门表达公文主题的主题句，使主题鲜明显露。
3.单句多而复句较少，比较有利于受文者的全面理解和准确执行。
4.起铺垫、过渡作用的语句少且简短，有利于直接而精当地表意。
5.陈述句多，祈使句次之，疑问句、感叹句再次之，此外泛指性无主句较多。
6.有较多带限定修饰成分的单句，其中含复杂主语或宾语的单句比一般文章多。
7.判断句中，“是……的……”形式有较高的使用频率，常用于表达作者对陈述对象的见解、态度和解释。
1.所用的表达方式，主要是叙述、议论、说明三种。在多数情况下，公文对表达方式是综合运用的。在一篇公文中，叙述、议论、说明三种表达方式常常水乳交融，无法截然分开。
2.注重直接表意不渲染、不婉曲，以保证受文者直接快捷地获取有用的认识。
3.公文只表述对解决现实具体事务有价值的事与理，以保证公文具有现实针对性；对现实的反映追求从本质、总体到现象、细节的全面真实，决不做任何虚构。
4.具有较强的程式化、规范性，即对同类对象所使用的表述手法、式样甚至语句都相对固定并形成一定的规范。
1.准确鲜明，反对含糊暧昧。
2.精炼简要，反对繁冗堆砌。
3.明白朴实，反对晦涩造作。
4.庄重严谨，反对轻浮浪漫，重内在美而不只求形式美。
5.在修辞手法方面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅。