2.6　由下而上，及时归档，定期清零

很多人对极简主义者的生活可能存在一种误解，认为他们在生活中时时刻刻都是干净、有条理、整洁的。其实不然，如果始终关注做事的形式和外在，很可能会丧失对事情本身的关注，极简主义生活的一个关键环节是及时归档、定期清零。

从某种程度上而言，这或许可以解释网络上流传的“桌面越乱的人创造力越强”这个说法：桌面乱可能因为你恰恰看到了他桌面没有清零的时刻，此时他在专注其他事情，而当他将极简思维从那件事情转移到周围的工作环境时，你应该就会看到他桌面不乱的一面；或者说，一个生活中到处都很“乱”的人又很优秀，那他肯定至少有一个不乱的地方──他长期专注的那件事情。

极简思维的本质是理顺事物的逻辑和结构，优化工作和生活的方方面面，以一种最简单、最直接、最有说服力的方式呈现出来。还是那句话，形式上的干净、整洁、有条理不是目的，它们是应用极简思维思考产生的结果。

前文谈到的都是关于“做事之前”和“如何做事”，也就是如何“造”，而“造”完之后要做什么？我们原路返回来看。

每天工作结束后，我会再次打开备忘录执行剩下的一半流程，进行“日日清”，如图2-12所示。我需要对当天的消费进行梳理；删除或归档白天保存在相册中的无用截图、图片；处理阅读过的文章，检查是否要保存、收藏，关闭阅读文章时在手机浏览器中打开的标签页；由于微博没有稍后阅读功能，所以我将白天看到的有意义但没时间看的内容临时保存在“收藏”中；处理闪念胶囊中速记的灵感或有用信息，归档到Notion各个兴趣板块的“灵感书　创业板”中。

事实上，日日清中还有一个重要环节——记手账，如图2-13所示。但由于部分项目零点之后才能记录，所以我将它放在了早上的半小时内。“起居注”这个模式是之前从一篇博客那里学来的，用来记录晚上几小时主要做了什么有意义的事，这一部分从HandShaker中前一天打钩完成的胶囊里提取。我从2019年开始重视睡眠问题，尽量让自己不熬夜，所以创建了“睡觉时间记录”这个打卡来提醒自己放下手机去睡觉，从00:30到00:15逐渐提前这个边界，寻找健康和效率的平衡点。“日语学习记录”“手机使用时间记录”的作用类似。

每周结束后，我会在周末两天对本周任务进行归档、总结，进行“周周清”，同时制订下周计划。我在周末早上也会执行一套流程，做当天规划。当然，周末不必像工作日那样紧张，时间上可以相对灵活一些，任务中可以包括一些娱乐性活动。但无论如何一定要做规划，否则会感觉一天过得很随便，时间都被浪费掉了。此外，为了让周周清落到实处，留下记录，我从2019年年初开始尝试每周写周记。一年下来积累了51篇周记，感觉非常好，因为这可以让每周的安排都在掌握之中。

在2019年，我的周记还是用Typora来写的，编好一个固定模板以后，每周复制。得益于Notion的数据库功能，2020年我已经把周记全部搬到了Notion中，同时对模板内容做了调整优化，如图2-14所示。

每月结束后我会在月末花一天时间对本月归档、总结，同时制订下月计划。不同于周记的简短干练，月记模板是按内容划分的，如图2-15所示。记录过去一个月在每个方面做了什么，达到了什么成就。

同样的道理，每年年终要对过去的一年进行归档、总结，如图2-16所示。回头看看在几个兴趣方面做了什么，有什么成就，同时从各自的“灵感书　创业板”中提取出接下来一年要做的事，制订新的年度计划。对于总结，我确定了图2-16所示的这几个方向。比如2019年的总结在《2019年度总结之电影》和《2019：野蛮生长》这部分，欢迎感兴趣的朋友查看。

在制订新的年度计划时，我还会用给未来写封信App给一年后的自己寄一封信，如图2-17所示。一年后看看年初立下的目标是否都已达成。比如，过去两年设立的目标都没达成，所以今年的内容是根据实际情况，从年度计划规划好的任务中提取几个主要目标。

以上是以时间为单位的归档、总结。除此之外，还有以项目为单位的归档总结。下面再次以电影为例。当我遇到一部想看的电影时，会打开豆瓣将其海报保存在本地。同时还需要保存电影的相关信息，所以我把这些信息放在海报图片的“名称”字段内。为了方便查找，要保证图片文件整洁、有序，所以在给文件命名时会遵循一套标准格式，同时利用Finder的标签对不同作品加以分类，如图2-18所示。

和使用备忘录记录规划流程一样，使用Finder管理电影同样是因为它是系统应用，足够方便、快捷。但我逐渐发现这样做在效率上存在很大问题。事实上，遇到某部想看的电影时可能只是脑子一热，眼下并没有时间去看，或一口气归档一个长长的电影清单，这样“照单全收”会把时间都浪费在了重复性的无用操作上。

后来，我调整了思路。遇到想看的电影时先快速把其关键信息记录在Notion数据库里，并通过标签分类，让Notion数据库作为一个缓存区，如图2-19所示。等看完之后，再归档到本地。将执行归档操作的时间分散到看完每一部影片之后。

我在逐渐优化这个流程的过程中也注意到一些关乎体验的细节。比如，Finder默认显示的那些“修改日期”“创建日期”“种类”分栏在大多数情况下其实用不到，在电影相关的文件夹内我关心的只是“名称”和“标签”。所以把其他统统隐藏，使它达到了一个简单、干净的状态。再一次强调，形式上的极简不是目的，它是运用极简思维思考产生的结果。