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第三节
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大学是一个学术自由、思想活跃的地方。有人说：在大学里，可以做自己想做的事情；在大学里，你拥有真正属于自己的时间，你可以航行在广阔无垠的知识海洋上。也有人说：在大学里，你可能激情四溢，满怀着希望和理想；在大学里，你会接触到许多没见过的新鲜事物。但你可能因为不会规划时间，导致希望和理想破灭。作为当代高职生从走进大学校门的那一刻起，就必须考虑自己该如何规划大学的分分秒秒，尤其是大学的学习生活，不要“少壮不努力，老大徒伤悲”。所以，本章重点分析高职生时间管理的方法。
时间管理的方法有很多，针对不同的场合、不同的工作任务、不同的学习任务、不同的阶段，使用的时间管理方法不同。即使是同样的工作任务，不同性格的人所用的时间管理方法都不一样；即使是同一个人，做不同的事情也可以采用不同的时间管理方法。所以，下面将逐一向大家剖析时间管理的不同方法的特点。
闹钟式时间表法，也称计划式时间表法。较适合经常被突发事情干扰的人、学习或工作任务较多的人、有比较清晰的长远计划目标的人。比如，某化学专业学生在学期末有高数、有机化学、物理化学等六门科目要考试，学期中有大学英语四级和计算机二级考试，平时还有兼职，还要担任学生干部。这名学生有长远的目标计划需要完成，但生活中容易被各种突发事情干扰，导致意志力不够坚定，注意力不够集中，因此可尝试用闹钟式时间表法，见表1-1。
表1-1 时间管理——闹钟式时间表
闹钟式时间表法的特点：第一，分段性。闹钟式时间表法即设置了很多时间段，实施者根据目标计划或安排将时间划分为不同区间，每个区间的目标任务明确。第二，固定性。闹钟式时间表法设置的时间段比较固定，因为长远的目标不可能马上完成或实现，所以每天在固定时间安排完成一些学习或工作任务。第三，延续性。使用闹钟式时间表法管理时间，就是将大目标分解成若干个小目标，在固定的时间完成固定的小目标，以便慢慢达成大目标。但这个过程必须是持续的，要求实施者根据目标进展情况，日复一日地不断实施计划。卡耐基说过：“确定了人生目标的人，比那些彷徨失措的人在起步时便已领先几十步，有目标的生活，远比彷徨的生活幸福，没有人生目标的人，人生本身就是乏味无聊的。”时间表就是每天定一个小目标，每天完成一点，日积月累，大目标就自然完成了。第四，强制性。设置闹钟时间表，就是为了实施者强制自己在规定的时间内完成规定的事情，以提高工作和学习的效率，进而提高工作和学习的效能。闹钟式时间表能让本来彷徨无措、不知如何下手的人，通过强制自己每天做一些力所能及的事情，实现每天收获一点，最终达成目的的愿望。
所以，闹钟式时间表适合有长远目标的人，它能引领人定下小目标，有时候也适合虽然有长远目标但一开始还没有计划方向和任务的人。该方法也是生活中运用最多和最简单的一种时间管理方法。
闹钟式时间表法的使用技巧如下。
①以整点时间分段。比如，上午7：00—8：00起床、洗漱、吃早餐，上午8：00—9：00做高数练习题，上午9：00—10：00跑步运动等。
②劳逸结合。每天我们的大脑都在运作，但人的精力是有限的，注意力也是，不可能长时间对一件事情保持高度集中，所以闹钟式时间表在设计时间时要注意两点：
第一，时间段不宜过长，做一件事情时间过长往往很容易疲倦。
第二，在时间任务上注意劳逸结合、合理分配。
一般注意力在半小时以内最集中，学习也最有效。实施者可以根据任务繁重程度，设计每半小时为一个时间段，建议最多不超过两小时。美国微软公司创始人比尔•盖茨的时间管理方法是，设置5分钟为一个时间段，以此安排工作和生活。某学生甚至把吃雪糕、看视频、玩游戏的时间都设置进去，其实只要保证在学习、工作的时间专注、专心，在玩的时间尽情地娱乐就可以了。
③给自己每天定个目标。长远目标可以是完成期末考试、计算机等级考试、英语口语能力提升等，在实施之前先明确地写下来。然后根据长远目标可以把每天的任务分解成：为期末考试做准备，将书本的章节分一下，每天安排一点章节的内容；为了顺利通过计算机二级考试或者学一些基本的计算机操作方法，每天在某自学网站上学一些计算机软件技能；为了顺利通过英语四级考试，每天做一套真题。所以，时间表上会出现上午学一点科目内容，中午学一点英语，下午学另一科目的内容，晚上学一点计算机软件知识。这样既可以做到长远目标有步骤地实现，也不会被突如其来的事情打扰，因为你知道什么时间该做什么。后面我们会讲到对于突发的事情，两分钟解决不了的可以安排在除学习以外的时间，如将原定的娱乐时间缩短。
如果是工作任务多而杂，紧急任务较多，短期内必须要完成的可使用碎片清单表法，见表1-2。
表1-2 时间管理——碎片清单表
碎片清单表法与“碎片时间”直接相关。碎片时间就是捎短时间，一般不超过15分钟。碎片时间大多数都是由一些“意外”造成的，是难以预测的、难以提前安排的。“碎片时间”虽然不在计划之中，却也是时间构成的主要部分。在“碎片时间”完成“碎片事情”就是碎片清单表法。
碎片清单表法的使用技巧如下。
①列出碎片事件。把短期的学习任务和工作任务不管是否合理、是否有必要，都先列出来，然后标注一下重要程度。任务完成后打一个标记符号，如“√”。从完成碎片任务的顺序来说，先完成自己喜欢的，再完成自己不感兴趣的，这样能促进工作效率提高；从完成碎片任务的难易程度来说，先把需要且比较容易完成的工作完成，未完成的就显得轻松许多。
②定期更新碎片事件。碎片事件一般不受时间限制，建议对碎片清单及时进行更新，至少每周更新一次，以便更多、更细致地管理时间，充实自己。同时，由于不受时间限制，因此对想认真完成的任务，可以多花些时间和心思想清楚再做。
③标注完成情况。碎片清单表既可以每天设计，也可以每周设计，还可以每月设计，完成小任务后打“√”即可。方法简单、清晰明了，易操作且增加成就感。
计划清单表法适用于计划和目标较少的人，不管是长期计划还是短期计划都适合。制订了计划清单表后，可以粘贴在比较明显的地方，时刻提醒自己需要完成的任务，以便在一天或者一周时间内都能够让自己有目标可以完成。计划清单表法可以说是懒人最常用的方法，简单、清晰。但是，由于计划清单表比较简单，因此对有较多任务需要完成的人不适合。
计划清单表法的特色就是需要把重要的任务排前面，在自己厘清思路、分清主次的基础上，充分利用二八定律，将主要的精力花费在最有价值的事情上面。在计划清单里，重要的事情排在前面，排在最后的就是碎片的，也可以把对自己帮助不大的事情延期或者直接放弃，见表1-3。
表1-3 时间管理——计划清单表
许多人时常把主要的精力和时间都集中在处理那些不重要但紧急的工作上，结果将重要的事情忘记或者往后搁置，使本来可以有很多时间和机会很好地计划和完成的一件事情，却没有时间去做，随着时间的推移，就会造成工作质量下降，工作目标无法完成。
人生的一大课题是，“把最重要的事视为当务之急”。重要性、急迫性是影响时间运用的两个重要元素，人们常常把这两点混淆。时间管理最关键的一课，就是要区分出急迫性与重要性，应该把主要的精力有重点地放在重要但不紧急的事情上。
针对明确事情的轻重缓急，最著名的时间管理方法就是“四象限法”。四象限法是著名管理学家史蒂芬•科维提出的时间管理理论，他将时间按照重要和紧迫的不同程度进行划分，分为四个象限（图1-1）：第一象限——重要且紧急的事务；第二象限——重要但不紧急的事务；第三象限——不重要但紧急的事务；第四象限——不重要且不紧急的事务。
1．四象限法的做事要诀
图1-1 时间管理——四象限表
第一象限：立刻、马上、抓紧时间执行。处在这一象限的事务，在时间的紧迫性和事件的影响度上都是最重要的，所以没有时间拖延，否则既耽误了时间，又造成不好的影响，可能导致错失某些机会。
第二象限：先规划、后执行。处在这一象限的事务，虽然不具有时间的紧迫性，但具有关键事件的影响度，所以在没有规定完成时间的前提下，可以先做好打算，再出发。
第三象限：既可授权别人做，也可亲自做。处在这一象限的事务，虽然具有时间的紧迫性，但不具有关键事件的影响度，所以当自己没有时间去做时，可以找到适合的人帮助执行，有时候“麻烦别人，也是促进情感的必要环节”。
第四象限：直接不做。处在这一象限的事务，既没有时间的紧迫性，也没有关键事件的影响度，所以干脆晚点做，或者不做。
2．区分四象限的举例说明
什么是重要且紧急的事务？比如，后天你要举办一场晚会，这场晚会对你来说是大事，并且晚会举办的日期马上临近，必须抓紧时间准备。再如，明天上午举行由你策划的项目汇报会。该会议由你策划且承担主要责任，而你只有一天的时间准备，所以这两件事无论从哪个角度来说，都是重要且紧急的。
什么是重要但不紧急的事务？比如，明年底要打造一个创业企业的品牌。打造品牌很重要，但是不能着急。再如，明年下半年要参加专升本入学考试。升读本科对以后的发展很重要，但是并不需要着急，因为还有时间规划自己的未来发展方向。
什么是不重要但紧急的事务？比如，订的外卖到了，催你下楼取餐。虽然一顿饭不吃没有什么，但是外卖员在等待你的回复，所以具有时间的紧迫度。
什么是不重要且不紧急的事务？比如，发呆和闲逛等。在此不做过多解释。
时间四象限法看似很简单，但在应用时依然要注意以下一些问题。
第一，第二象限重要但不紧急的事务才是最重要的。可以分为两种情形：一种是这件事真的很重要。比如，你的目标是成为一名作家，对你来说每天阅读和写作很重要，但某一天，你又觉得不阅读对写作的影响不大。这种情况多了，必然会影响目标的实现。另一种，这件事容易被忽视。对重要又紧急的事，我们自然会在第一时间去完成，如三天后的考试，你肯定会认真复习应考。但对重要不紧急的事，如给客户做的系统有一个潜在的bug（漏洞），且出现的概率很小。你们因为要给客户解决其他问题，便暂时忽视了解决这个bug，那么以后就有可能因为这个bug给客户造成损失。对这样的事我们就要提高它的优先级，并尽早解决。
第二，一件事是否紧急、重要并不好判断。判断一件事是否紧急、重要是一个很主观的行为，取决于你的价值观和认知。比如，一件事本身很重要，但因为知识经验的欠缺，你认为它并不重要而没有去做。还有一种情况，如女儿希望你陪她看动画片，这对你来说很浪费时间，但你的价值观认为对女儿的爱最重要，那么此时和女儿一起看动画片就是既紧急又重要的事。
第三，不要因为做了第三、四象限的事而感到不安。一般来说，我们要尽量少做第三象限的事，不做第四象限的事。但现实中，往往不能完全掌握自己的时间，有时候上级分配的某项紧急任务，你认为根本没必要做，即使事实上可能就是如此，但你还是要做。有时候看了一会儿综艺节目，这件事既不紧急也不重要，你也不必因此自责浪费了时间，只是这种情况不要太多。
总之，通过上面的分析，希望大家能客观辩证地看待时间管理四象限法，在自己的工作生活中灵活有效地应用，让自己的生活更加高效，更加有条理。
新四象限法四个象限的特点虽然大相径庭，但又有明显对比关联：从横向来看分为两类，一类是必须要做的事情，另一类是可放慢进行甚至不执行的事情；而从纵向来看，则分为计划类和非计划类。所以，在不同的事情出现时，我们要先进行简单的分类，计划必须完成的为执行计划部分，计划暂时放缓完成的为制定计划待办事项，不固定的、没计划的但又必须做的为随机的事，没有计划也不是必须做的为发呆部分。
如何区分这几种情况？比如，有计划地准备大学英语四级考试、期末考试，但可以不立刻完成，这就属于第四象限，因为在计划内可慢慢执行。再如，明天要完成班级通讯录的整理，这种忽然要执行的就属于第一象限。突发的、随机的、难以预测的，如家人致电、朋友来探望等没有计划的事情则属于第二象限。
时间管理新四象限法有助于对事情进行归类且随后做出规划，可以帮助我们认清哪些事情应该做，哪些事情可以放缓搁置，从而合理展开行动。一般建议执行计划首要完成，其次是随机的事，再次是制订计划的事情，最后留些时间发呆。发呆可以说是劳逸结合的适当休息，比尔•盖茨讲过，他一天的时间里总会给自己留一点独处的时间，去“闭关修炼”。其实，他是利用这些“发呆”时间去思考、总结、开拓。这也是效率规则所说的，适当的休息才能提高效率，见图1-2。
图1-2 时间管理——新四象限表
按顺序处理就是：执行计划—随机的事—制订计划—发呆。如果遇到随机的事临时打断必须执行的计划，就需要有足够的意志和定力，适时拒绝，万万不能让各种突发事情扰乱计划。当然，随机的事情也是需要解决的。《高效能人士的七个习惯》一书中提出，“如果能在2分钟内完成的，立即处理；如果不能，就比较该事件与手头事的重要性，优先处理更重要的。如果手头的事更重要，待手头的事处理完毕，再去处理之前记录的事；如果突发事件更重要，就记录手头事的进度，回头再处理手头的事。以2分钟为限，是因为2分钟以内可以处理完成的，不会对当前的事造成多少干扰”。后来又有一种说法，“5分钟内可以处理完的，也可以立即处理”。所以，看看5分钟能否解决，如果能解决就先完成，至少减少一项任务，这样其他计划的事情就相对来说轻松了。
在先后顺序上，通常把“执行计划”放在前面，这相当于短期目标，倘若这个短期目标是对长期目标有促进作用和关联性的就更需要前置了。
减少“发呆”时间，但不代表不需要它，只有劳逸结合才能提高工作效率。
打卡记录法可以说是最轻松的时间管理方法，一个原因是只需要一本台历。做完一天的工作后，想想自己原定的计划完成了没有，如果完成就在对应的日期上打“√”。每个月进行总结，看看自己完成任务的结果如何，是很愉快地完成每一项任务，还是很多时候没有达标、没有按时完成，自己反省一下原因。
还有一个原因是，在每次打“√”前都会思考，今天“我”做了什么？“我”的计划是什么？这相当于快速地给自己定下一个小目标，快速地检查完成小目标的情况，这也是其一大亮点和特点。但是，由于是很简单的打卡，小目标没有被量化、详细地列出来，因此有时候会自欺欺人，把完成的其中一项任务看作全部完成了。而且当前目标与长期目标的关联性没有明显表示出来，有时候当前目标是完成了，但对长期目标来说却毫无意义。同时，简单的操作往往对紧急突然的任务和近期任务没有区分开，更没有记录当前进度，以致不科学地随意打“√”。但是打卡记录法的优点还是很明显的，简单实用，看到自己完成的量能够给人强烈的提醒，甚至很多时候起到激励作用，有助于建立自信。
此方法虽然使用方便，适用人群广泛，但对有长期明确计划目标的，希望任务做扎实的人，还是不建议使用。
如果将此方法进行改良，可以做如下修改：在台历上将要完成某项任务，或者突发的任务用“数字”形式记录下来，一般用记“正”字法。假如完成一套英语试卷、写一篇文章、制作一个小视频等为当天必须完成的五个任务，可在台历上先写一个“正”。晚上睡觉前，想想自己完成的情况，已经完成了就打“√”。这样的改良，既可牢固有用地记录当天需要完成的目标，也可大大地节省时间，使效率更高。看着自己定下的目标都实现了，也会特别开心和轻松。但需要注意，不要给自己订太多任务，根据自己的实际情况考虑，有时候还可以制定一些奖励机制，给自己一些小奖励。
打卡记录法还有另一种用法，就是只对定下的长期目标进行打卡，让记录者关注已的目标，关注已完成的部分，在激励自己的同时不要忘记完成长期目标，见表1-4。
表1-4 时间管理——打卡记录表
这是一个将二八定律运用到极致的方法。三件事表格法就是要列出三件事，可以是每天必须完成的三件事，可以是每周需要完成的三件事，也可以是每月甚至每年最重要的三件事。
“三件事”看起来简单，但还是有时间要求的，即要求是当天/当周/当月/当年最重要的三件事，这就让我们集中思考重要的三件事是什么，脑中要有简单的规划和排序，所以这是指引我们用最少的时间做最重要、最有价值的事情。这也正好响应了二八定律的特点，80%的成果是靠20%的有用功铺垫而成，抓住这最有效的20%的小目标、小任务，精细、精准、精确、有效地做好，比花80%的努力却只取得20%的成效要好得多。因此，关键在于这20%有效能的任务，也关键在于每天/每周/每月/每年的三件事是不是有用、有价值、有意义的“三件事”。
这一方法的要点在于定下来的三件事，无论如何都要完成。如果从完善方法的角度出发，可以给这三件事设计A、B、C等级：A是必须做，B是应该做，C是可以做。也就是说，按重要程度设计等级，按照等级关系进行优先完成。
三件事表格法适用于对工作效率要求很高的人，而且对长期目标要求必须完成的。这无论对有想法、有规划的人，还是没想法、没规划的人来说，都有很好的促进和鼓励作用。但同时也有弊端，由于展示的目标事项仅有三项，因此对每天有较多任务的人群是不适合的。如果对这一时间管理方法进行完善，可以在三件事的后面加一列，用来填写完成情况，最简单的方式就是对已完成的打“√”；或者对完成进度进行记录，使用百分比表示，以提醒自己当天或每个阶段是否按计划完成，完成进度如何，进行自检，见表1-5、表1-6。
表1-5 每年/每月三件事表
表1-6 每天三件事表
阴晴表法与闹钟式时间表法有些相似，但使用的方法却完全不同。闹钟式时间表法用于对准备执行的任务、准备执行的时间段进行提前规划，强调的是未完成之前。阴晴表法是清晰地列出一天中每个时间段所做的事情，是用于在临睡觉前梳理一天所做的事情，并用不同颜色标注不同特点的任务。一般分为高效工作、休息时间、尽情娱乐和拖延的时间等模块。
为什么要有“拖延的时间”这一模块呢？其实与用不同颜色进行标注的意义有很大关系。阴晴表法主要的目的是让使用者发现自己一天或者一个星期的时间是否被合理科学地利用了，是否有因为懒惰而错过应做的事情，是否有在娱乐放松的时间上过度放纵。所以，使用了不同颜色标注，以明晰的颜色显示自己每天的事情完成情况。与此同时，“拖延的时间”这一模块必不可少。因为“拖延的时间”使用颜色标注后，通过每天的对比，一旦看到“拖延的时间”色块标注多了，就能够自我进行反省。
有拖延症或者比较懒惰的人，或者喜欢每天做简单总结的人都可以使用阴晴表法。这一方法可以使记录者既能清晰地规划时间，看清自己各时间段的收获和计划完成的如何，又能清晰地看到自己的不足，起到促进的作用，见表1-7。
表1-7 时间管理——阴晴表
续表
5分钟我可以做什么？10分钟我可以做什么？1小时我又可以做什么？2小时呢？碎片时间清单法运用的时候需要你思考以上这些问题。
这一时间管理方法在用的时候，需要先列出时间长度，如5分钟、10分钟、30分钟、1小时、2小时甚至2天，然后思考在这些时间长度内我可以做什么？比如，5分钟我可以刷朋友圈，或者看一则简短的新闻报道；30分钟我能完成背单词的任务，或者能梳理一些作文框架等；1小时可以写一篇作文。碎片时间清单法使用的关键点就是系统地梳理不同的时间段，我能做什么？不用强求自己必须完成多少。这一时间管理方法给出一个指引，即可以给碎片时间进行分类，制定对应场景，如我在家和在办公室的碎片时间清单是不一样的。
采用这种方法能够清晰明了地知道有多少时间可以做多少事情，给盲目无序设定目标的人群一个很好的指引，即将要做的事情放到与之对应的时间段，要保证这个时间长度所做的事情是合理的、有可行性的。
碎片时间清单法适用的人群是暂时没有目标的人、没有任务的人，这种时间指引的方法，有助于他们避免浪费时间，避免虚度光阴。这个方法不需要每天更新，有空的时间看看即可，指引效果也是很好的，见图1-3。
图1-3 时间管理——碎片时间清单
时间评估表法与碎片时间清单管理法有一点是相通的，就是列出时间长度和需要完成的任务内容，不同的是时间评估表法要先列出任务内容，再考虑所花费时间的多少，无形中不仅对任务进行了规划和梳理，还对具体花费的时间进行了规划，这能起到很好的暗示作用，暗示这一任务就要在指定时间内完成。当列出许多任务及所需时长的时候，就要时刻提醒自己多长时间完成，这是时间管理中较有效的方法。衡量时间管理方法是否合理，关键在于是否提高工作效率，能最高效地完成任务的方法就是最好的时间管理方法。
时间评估表的最右侧是实际完成时长的记录情况，如写一篇文章预测需要花费1个小时，实际用了2个小时。在一天总结中会发现，哪些地方时间不够用，哪些地方多用了时间。如果对时间评估表进行改良，那么可以在预测和实际时间的旁边分别多加一列——比例。一天24小时，对做不同任务预测时间的比例与实际时间的比例进行同等对比，就可以很明显地知道自己哪些地方多做了无用功。
所以，这种方法能够很好地检查时间管理的合理性问题，适合对任务不能有意识地按紧急或重要程度进行分类的人，或者不清楚哪些事情需要花费较多时间的人。在使用这种方法进行几次规划和实践后，就能够通过所花的时间与比例，看到自己各项工作的重要程度和紧迫程度，从而合理规划时间完成或者重新规划自己的任务，见表1-8。
表1-8 时间管理——时间评估表单位：分钟
以上十种方法，可根据个人性格、任务特点等进行科学的选择。