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在传统管理体制下，机关事务被简单地称为“机关后勤”，但“机关事务”与“机关后勤”是两个不同的概念。1951年，在政务院机关事务管理局成立大会上，首任局长余心清指出：“政府工作有两种，一种是政务工作，一种是事务工作。”
可以看出，“事务”强调的是“事”，是除“政务”以外的其他所有工作，在全局工作中与政务处于同一位阶；“后勤”强调的是“后”，主要是指后方对前方的供应，在全局工作中处于从属地位。机关事务包括机关后勤，后勤工作是事务工作的组成部分。概括而言，机关事务主要是指对保障机关正常运行提供必要的经费、资产和服务，以及相应的规划、组织、协调和控制活动。其职能主要包括办公用房、公务用车等资产管理，机关运行经费管理，机关后勤服务的规划、组织与监管，以及与机关运行相关的公共机构节约能源资源管理，政府采购管理，公务员住房保障管理等。机关事务作为机关政务正常开展的一种保障和服务管理活动，具有其一定的运行规律和特点，概括起来包括如下几个。
1.从工作对象上看，党政机关和事业单位所占用或使用的资源是物品和服务。 简单地可以归纳为钱、财、物，这就需要有较为明晰的产权归属。集中统一管理作为机关事务管理的一项基本原则，近年来一直在大力倡导和推行。但是长期以来形成了“小、散、乱”的痼疾，建立机关事务集中统一管理体制，就是要打破这种在公共资源管理保障上各自为政的局面，实现公共资源的节约集约利用。
2.从管理层级上看，机关事务管理要厘清界限、层次分明。 也就是说一级只能管同级的事情，不能一竿子插到底。这就是在现实中我们所看到的，机关事务部门同层级间联系较为紧密，而纵向上多是指导关系。从制度上可以注重顶层设计，要求上下统一，推行标准化。但在具体管理上，还是要一级管理一级，上一级机关事务部门对下一级机关事务部门不宜管得过细过多。
3.从资源使用上看，公共资源的调配具有内部循环、交易成本低等特点，需要体现公平公正。 公共资源的分配对象是规定范围内的党政机关和事业单位，而非所有的社会主体。由于公权力的赋予及分配的集中或者统一的特殊需要，现实中不同部门所拥有的权力的大小不同，但机关事务部门在分配行使权力所需要的公共资源时，要公平公正，不能厚此薄彼。一是公共资源运转从购进、分配、使用直至报废等都是内部循环，覆盖使用对象的全生命周期；二是分配和使用成本较低，不需要像市场主体一样进行议价，管理方只是从外部购进时一次性付出购进成本。