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6.3 项目的商业分析

在明确六西格玛项目的大方向之后,企业需要正确发起合适的六西格玛项目。在有限资源条件下,充分利用环境把握机会至关重要。由于六西格玛项目关注项目的财务收益,因此项目团队在选择项目时就需要对项目的商业价值进行评估。这是发起项目的必要条件。如果项目没有足够的商业价值,那么该项目往往不会得到足够的资源和相应的支持。

项目的商业分析并没有特定的模式,这是一个自由度很高且需要全面分析的过程。除了前文提到的财务指标,还有很多其他考虑的因素。商业分析通常要考虑以下几点。

1.项目提出的背景和必要性

六西格玛项目需要分析企业的内外现状,了解企业当前的痛处。项目团队应分析该项目如果成功对企业当下业务指标有何贡献。另外,项目背景和必要性分析明确了项目立项和启动的迫切程度。此时团队进行企业内外对标的结果可以成为有效的参考依据。

2.项目目标和改善内容

六西格玛项目的目标应是具体的、可量化的。改善的目标应解释该目标和项目收益之间的关系,尤其是与财务的关系。如果商业分析足够充分,改善的目标应包含改善的具体内容。项目团队应分析项目目标与改善内容的一致性,以避免后期出现项目目标漂移、范围蔓延等结果。

3.项目实施的方案

六西格玛项目的执行框架相对固定,但也并非一成不变。只要符合六西格玛的框架逻辑,即便对传统的 DMAIC阶段进行适当的裁剪来匹配项目执行也是可以的。如果面对的是六西格玛设计型项目,执行框架就会变得更加多样。此时项目团队要考虑的内容非常繁杂,包括项目的技术路线、工艺的合理性和成熟性、关键技术的先进性和创新点、产品技术性能水平、外部同类产品或工艺的比较、技术优势、人才成熟度等。

4.项目实施的现有基础

现有基础分析是针对企业获取项目能力的分析。六西格玛发起人应非常清楚和了解当前企业的基础环境,即企业内部环境。这个分析需对企业的六西格玛专业基础、员工对六西格玛的接受程度、企业的当前资源负载、企业财务状况等诸多因素分析后,确认项目团队是否可能获取足够的资源。如果没有足够的资源,那么即便有充分的立项理由,项目团队也将面临无资源可用,或者无有效支持的窘境。企业六西格玛专职人员的个人能力包括获取项目资源的能力。项目发起人或六西格玛倡导者(或等同人员)应对项目的资源进行预规划,如草拟项目的六西格玛专职人员、项目经理、必要成员等。

5.项目实施的进度计划

企业应针对潜在项目机会制订相应的项目计划,包含六西格玛项目各个阶段的时间规划、资源分配、交付成果和可预见的风险管控。合理的项目计划应针对项目中可能存在的风险做必要的应对措施。例如,项目团队对可能存在的时间损失,如返工等情况,应预留足够的缓冲时间;又如,项目团队对可能存在物料或经济上的损失,应预留相应的管理储备。尽管此时的分析都是停留在纸面上的分析,项目并没有真正被执行(资源还没有被消耗),但项目计划应充分考虑这些情况并进行对应分析。

6.项目收益分析

六西格玛项目最关心的是财务收益,即更少的成本或更多的业务收入。在项目的商业分析中,项目团队需要预测项目的成功带来的短期收益与长期收益。如果项目团队实施了一个改善类项目,企业在短期内就能实现质量问题“灭火”,提升客户满意度等效益。有些项目获得的收益可使企业长期获益,此类收益可以使用年化的财务收益作为参考。如前文所述,项目团队应对未来1~5年的生产成本、质量成本等各种财务指标进行测算。这些指标都是项目选择和立项的重要依据,都是动态的,需要实时更新。在项目发起后,财务收益发生巨大变化而导致项目夭折的可能性是存在的。

7.其他需要说明的事项

上述内容是项目商业分析最常见的因素。事实上,由于项目对象千差万别,因此项目团队所需考虑的内容也包罗万象,远不止上述几点。在必要的商业分析过程中,还有更多更复杂的因素要思考,如项目的事业环境因素,包括人机料法环等,尤其是那些有可能对项目造成重大冲击和影响的风险因素或人为因素。另外,所有与项目计划有关的支持文件、实现项目计划内容的基础文件、各类证明和表单以及对业务陈述有帮助的辅助文件,都将是重要的辅助证明。

8.商业分析的工具

进行项目的商业分析是相对层级较高的工作,通常由黑带或更高级别的专业人员完成,这也意味着该工作对分析者提出了较高的要求。进行六西格玛商业分析的人员不仅需要精通六西格玛方法,也需要是优秀的项目管理者或商业分析的专家,并具备一定的财务和管理技能。在高级别的六西格玛人才培养中一般都会涉及这些内容。

在做这些分析的时候,我们常常会问自己三个问题(RWW方法):

● R(Real,真实的):这个项目机会是真实的吗?

● W(Win,可成功的):这个项目真的能成功吗?

● W(Worth,值得的):这个项目真的值得我们去做吗?

商业分析存在很大风险。为了回答上述三个问题(RWW方法)以协助企业进行六西格玛项目的商业分析,项目团队可以借助一些成熟工具,如SWOT、PESTLE等。

SWOT称为态势分析法或优劣势分析法,它被用来确定企业自身的竞争优势(Strengths)、竞争劣势(Weaknesses)、机会(Opportunities)和威胁(Threats),从而将企业的战略与企业内部资源、外部环境有机地结合起来。SWOT的主要功能是鉴别企业在某个业务上的优势与劣势,找到与竞争对手之间的差距,协助项目团队做出合理的判断,争取扬长避短,使企业自身的竞争力最大化。

SWOT分析的结果是项目价值的商业分析中最典型也是最重要的部分,是决策团队重要的参考对象。SWOT可以帮助管理团队思考问题,也可以帮助项目发起人了解企业当前的痛点,整合企业内部资源,找出瓶颈,以其专业、客观的数据分析证明项目的有效性。优秀的SWOT分析可以帮助管理层避免思考上的盲区,使得项目分析更全面,从而降低业务的潜在风险。图6-3为典型的SWOT分析流程。

图6-3 SWOT分析流程

SWOT分析图多种多样,其中最常见的是SWOT的二阶交互分析,这种分析可以两两分析SWOT四个维度的交互作用,如图6-4所示。

图6-4 SWOT的分析维度

示例背景:某企业某新产品产线的产能不稳定,不合格品数量多,使得客户多次投诉,并引发数次退换货。产品的订单数量也受到一定的影响。企业初步研究发现其产线的部分工位的工艺有问题,从而导致产品出现质量问题。六西格玛团队将此问题鉴别为潜在的项目机会,并进行SWOT分析,如表6-1所示。

表6-1 SWOT分析示例

续表

六西格玛项目本质上是企业内部的常规项目之一,所以常规项目管理的分析内容基本都适用于六西格玛项目。项目的商业分析结果,主要用于确定项目是否可以被立项,是否可以获取足够的项目资源。商业分析的内容在很大程度上会影响后续的项目评价与决策。 aDhq2QoEV15prTUh+B1NXgsHnz841MyhR0MH9fXYUCAol+vd5+z9wedMT/ZAgoVk

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