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设置完表格的布局和边框后，表格的整体样式已经基本成型，还需要增加表格中文字的可读性，这样就能够让表格一目了然。
字体不但可以让数据看起来更优美，还可以让数字内容更加易读。Excel中默认的字体会根据系统的变化而改变，通常为“等线”，本案例中显示的文字是“宋体”，这是因为将表格数据从Word中复制粘贴到Excel中时，将字体的设置也一并复制过来了。
而在职场中，最常用的设置就是将中文的字体设置为“微软雅黑”，数字和英文的字体设置为“Arial”。首先来比较一下宋体、等线和微软雅黑这3种字体的显示效果。
3种字体中，宋体常用于大段的文字，在Word文档中较为常用，而等线和微软雅黑相较之下，微软雅黑较为美观。
接下来对比一下数字和英文的3种字体：Times New Roman、微软雅黑和Arial。
Times New Roman是在Word文档中常用的英文字体，但是它粗细不一致，在含有大量数字的Excel表格中，它并不是首选。微软雅黑和Arial字体的粗细一致，看上去较为美观。而且Arial更加瘦长，有利于数据的输入，所以Excel表格中，数字和英文的字体通常都使用Arial。
难道需要一列列地设置字体吗？如何能够快速将中文的字体设置为微软雅黑，将数字和英文的字体设置为Arial呢？
通常会使用两个步骤来完成所有的字体设置。先将表格内全部文字的字体改为微软雅黑，再将数字和英文的字体改为Arial。
单击数据表外的任意单元格，按“Ctrl+A”快捷键，选中工作表中的所有单元格，然后单击【开始】选项卡，将字体设置为微软雅黑。
选中C5:D48和F5:H48单元格区域，将字体改为Arial即可。
难道每次都要为新建的Excel表格设置字体吗？当然不用。Excel提供了设置默认字体的功能。
单击【文件】选项卡，单击“选项”按钮，在【常规】选项卡中，将“使用此字体作为默认字体”设置为“微软雅黑”并单击“确定”按钮。
将Excel关闭，重新打开后此设置将会生效，但是Excel的默认字体设置功能有3个问题。
① 不支持将中文字体与西文（数字与英文）字体分开设置。
默认字体不支持区分中文字体和西文字体，所以表格中的西文字体仍然需要手动设置。
② 不支持单击鼠标右键新建的Excel表格。
如果在桌面上单击鼠标右键，并新建Excel表格，那么表格的字体并不是微软雅黑，仍然是默认的等线。也就是说，必须是通过单击Excel中的“新建”按钮所创建的Excel表格，才可以使用该默认设置。
③ 不支持从其他文件中复制来的数据。
如果将其他的Excel表格的数据复制到自己的Excel表格中，将不能应用默认字体设置。因为复制粘贴来的数据中已经包含字体设置，而且将数据粘贴在Excel中，不能像在Word中那样在粘贴时设置“无格式文本粘贴”，因为那样会去除数据中包含的公式和数字格式等重要设置。
第2个问题可以通过设置“主题字体”来解决。设置“主题字体”是快速修改全部字体的方法。
01 单击【页面布局】选项卡，单击“字体”中的“自定义字体”选项。
02 在弹出的对话框中，将“标题字体（中文）”和“正文字体（中文）”设置为微软雅黑，在名称处输入“微软雅黑”，然后单击“保存”按钮。西文的标题字体和正文字体设置后，无法生效，所以无须设置。
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表格中内容的字号在职场中没有明确的规定，通常设置为10～12。因为小于10将会导致文字看不清，而大于12，则会导致不能在一页中显示较多的数据。本案例中的字号为10.5，可以不用修改。
标题的字号则可以比表格中内容的字号大，为了起到一目了然的作用，通常将标题字号设置为12～16。选中本案例中的表格标题，使用【开始】选项卡中的增大字号按钮来调整字号。
需要注意的是，表格中的字号应当统一，除了标题外，全部使用10或者11都可以，但不能混用。因为一旦混用了不同的字号，整张表格中的数据将会难以解读，数字也会难以对比。特别是从其他表格中复制数据时，往往会将其他表格的数据格式也一并复制到自己的表格中，这样会造成数据解读的困扰。
当设置完字体和字号后，需要重新调整表格的列宽，以适应新的数据长度。
很多人会说，“我增大字号是为了起强调作用”，如果需要强调某些数据，并不需要通过调整字号来使数据突出，突出数据的方法详见1.4节。
Excel会根据字体与字号自动设置行高。默认的设置会让行与行之间的数据稍显紧密。在职场中，将行高设置为18是较为常见的方法，两者对比如下所示。
当行高为18时，可以让文字的上下多出一点空间，这样不仅能让文字更容易解读，也能够使表格显得更美观。
选中表格的5～48行，在行号上单击鼠标右键，单击“行高”，在弹出的“行高”对话框中输入“18”，然后单击“确定”按钮。
在本案例中，表格的行数较少，所以选中所有行操作起来较为方便。如果行数较多，比如表格有500行，那么选中所有行将会非常浪费时间，如何能够将整个表格的行高都设置为18呢？
这时可以先将工作表中所有的行高都设置为18，然后再调整特殊行的行高即可。按“Ctrl+A”快捷键选中整张工作表，或单击行号顶部的三角形也可以完成全选工作表的操作，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“行高”，设置行高为18。
再调整特殊行的行高，选中第1～4行，双击任意行间隙，自动调整1～4行的行高。
在Excel表格中经常会出现数字，可能是金额、数量或者单价。如果这个数字较大，为了了解其大小，需要一个一个地计算位数。
如果数字超过1 000，可以给该数字添加千位分隔符，就可以一目了然地让解读者知道数字的数量级了。
如何能够快速给数字添加千位分隔呢？比如给本案例中的“基本工资”一列设置千位分隔符。单击G5单元格，使用“Ctrl+Shift+↓”快速选中G列的表格数据，然后单击【开始】选项卡中的“千位分隔样式”按钮即可。
当为数字设置千位分隔符后，数字将自动变为“会计专用”格式，并且添加了2位小数，如果该列数据本身没有小数，那么这2位小数就会“迷惑人心”。这是由于小数位增加了整个数字的长度，而且小数点“。”与千位分隔符“，”外形较为相似，很容易让人产生误解。
为了避免这样的误解，如果数字中没有小数，则必须去除所有小数位。许多职场人士都习惯了在单元格上单击鼠标右键，单击“设置单元格格式”来调整小数位，这样非常浪费精力，其实，不使用“设置单元格格式”也能够去除小数位。
比如需要去除本案例中的“基本工资”的小数位，首先选中G5:G48单元格区域，单击【开始】选项卡中的“减少小数位数”按钮两次即可。
而且在通常情况下，在设置千位分隔符后需要立即去除小数位，所以这两个步骤通常是连续进行的。
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当数字的整数部分超过5位，其值超过“万”时，职场人士通常不会注意“万”以后的数字，而是直接查看该数字有多少“万”。
为了省略万之后的数字，让数字一目了然，可以让数字显示为多少万。
如何将数字用“万”表示呢？
在本书案例中，需要将“业绩目标”列的数字用“万”表示，首先选中H5:H47单元格区域，在【开始】选项卡中单击数字格式中的“其他数字格式”。在弹出的对话框中选中“自定义”，在“类型”处输入“0!.0,万”，然后单击“确定”按钮即可。
这种方式会将数字进行四舍五入，职场中，除了“万”以外，还会使用到“千”。以下列举了常用的精炼显示方式的代码，只要将这些代码输入到自定义类型中，即可获得相应的结果。
经常听到职场人士说：“为了美观，把表格中所有的数据都居中显示。”我的疑问是：“居中显示真的实用吗？”
在职场中，数据通常可以分为3类：中文、英文和数字。如果把它们全部居中显示，结果如下。
如果把数字右对齐，中文和英文左对齐，则会让这些数据更加易读。
为什么数字右对齐，中文和英文左对齐会更加易读呢？因为这符合我们的阅读习惯。
中文和英文的阅读顺序是从左至右，如果将它们左对齐则可以很方便地从同一个位置开始从左至右阅读，而将它们居中对齐，则需要让解读数据的人不断地寻找每行的起始位置。
数字的阅读顺序是从右至左，个、十、百、千、万这样阅读，如果将数字都右对齐，可以很方便地从同一个位置开始从右至左阅读，而将它们居中对齐，则需要让解读数据的人不断地寻找每行的起始位置。
把数字右对齐，非数字左对齐还有一个理由，就是因为这样设置会产生视觉上的“直线”，即使表格在没有内边框的情况下也不会造成数据的误读。
在实际的设置过程中，有一种特例，也就是当整列的数据长短一样时，将其居中对齐可以在不影响阅读的情况下，提高美观度。
根据“数字居右，非数字居左，长短一样居中”的方法，将本案例中的“姓名”列左对齐，“身份证”列、“联系方式”列、“婚姻状态”列和“入职日期”列居中对齐，“基本工资”列和“业绩目标”列右对齐。
姓名列已经居左，无须设置。选中C5:F48单元格区域，单击【开始】选项卡中的“居中”按钮。然后选中G5:H48，单击【开始】选项卡中的“右对齐”按钮。
那么标题如何对齐呢？标题的对齐方式跟着数据走。
表格中的数据可以按照“数字居右，非数字居左，长短一样居中”的方法来让数据更加易读，而表格数据上方的标题则不能使用这个方法，因为表格标题大都是“非数字”，如果按照该方法，所有的表格标题都要居左，那么显示结果如下。
这样的显示结果并不能让人一目了然，反倒让解读数据的人感觉很奇怪，因为在同一列中，标题和数据的对齐方式不一样。如果将标题和数据的对齐方式保持一致，则结果如下。
通过对比可以发现，让标题的对齐方式与标题所在列的数据的对齐方式保持一致，可以让表格更加易读。