前文已经明确提到,当机立断、立即行动有至少6点好处,但为何许多人还是做不到呢?
这是因为一些心理障碍。我在本章开头已经提到,无法当机立断、立即行动的原因,一是完全不知所措,二是知道该做什么却不想面对。无论是哪一种情况,阻碍当机立断、立即行动的罪魁祸首,简单来说就是“焦虑”和“恐惧”。
为何许多人不想立即做出决断和行动?最大原因就是他们没有收集全部信息就会感到不安和恐惧。原本早就应该做出结论,但还是在不停地收集信息。总是想要收集更多的信息,而无法停止。当然就会一再拖延导致迟迟不能做出决断,采取行动。
如果信息收集得越多越有利于提高结论准确性的话,则还具有一定意义,但几乎不存在这种情况。大多数情况是已经收集了足够的信息,或者已经不存在有用的信息,也无法继续提升结论的准确性。人们不停地收集信息,不是为了得出更准确的结论,而是因为不想做出结论,或者是想让自己相信自己在不停地工作。
不仅是自己,周围的人也会容许这种情况发生,因此人们总是在不停地收集信息,这也成为一大问题。实际上,收集信息不仅会浪费时间和经费,还会给整个团队、组织带来困扰。由于行动迟缓,还会错失良机。可以说收集信息不仅无益,反而有害。
缩短收集信息的时间能简单且有效地解决这个问题。虽然因情况而异,但用几小时、几天收集信息就已足够,最长不要超过1~2周。我们要注意的是管理收集信息的时间,而不是信息量。
如果新的信息会严重动摇判断基准的话,那说明掌握的信息尚不充分,缺乏研究讨论。但即便是在收集信息的时间段内,如果新的信息不会动摇判断,特别是不会增加新的判断基准时,就说明可以通过现有的信息进行判断了。
实际上,在这种情况中,本人心中应该已经有答案了,但就是害怕做决断,或者仅仅是想拖延,于是理直气壮,不停地说“信息还不充足”。大多数人不都是如此吗?
我这样说是有证据的。比如我经常看准时机,催促对方:“现在必须做出判断了吧?”“事已至此,可以做出判断了吧?”而对方也基本上对此表示认同。但是如果没人催促就会一直拖延。
在商务场合,每分每秒都弥足珍贵,如此浪费就显得十分可惜。每个公司都在竭尽全力降低成本,但似乎没有重视如何节约时间成本。
并且,我们还要注意的一点是,在收集信息时,除要关注网络、报纸、杂志、书籍等媒体外,还必须向有真知灼见且直率的人请教。这是因为,独自在不熟悉的领域中收集信息的话,很有可能会出现很大的方向性的错误。
许多人表示,自己之所以无法当机立断、立即行动,是因为感觉大脑中的想法杂乱无章。思路不清晰,在意所有事物,或者过于在意一部分评价,从而无法深入思考。即使列出必须完成的事项,也无法获得良好的认可。
到了必须要做出决定、采取行动的阶段,就算选择了某种方案并且已经实施,也会过度在意周围的反应,过去的失败经历像走马灯一样接连浮现在脑海中。既想做这个,又要做那个,可是分身乏术,最终甚至无法处理好一件事。在立即展开行动之前,无法做出适当的判断,于是不断陷入恶性循环,因此思路会越发杂乱无章,最终导致无法当机立断、立即行动。
为何会发生这样的情况?并不是头脑愚笨,而是因焦虑丧失自信,以为自己不擅长分情况、按照顺序逐个解决问题。
想要解决这个问题,首先推荐大家采用我在《零秒思考》中介绍的A4纸记笔记的方法。感觉思路杂乱无章时,可以通过笔记法来厘清思路。如果每天坚持采用《零秒思考》介绍的做法的话,思路就会逐渐变得清晰。
另外,当思考的对象在一定程度上集中在特定的工作或目标时,可以挑战一下用我们将会在后文介绍到的“选项”和“工作框架”来解决问题,你会立即感受到这些方法的作用。
一旦计划发生改变,很多人就会感到焦虑和不安。计划的内容和变化当然会因情况而异,但改变计划这件事本身会让这类人产生焦虑,与改变的内容无关。神经质、胆小的人容易出现这样的情况。
然而,现实中的问题是在不断变化的,采取的措施也在根据不同时机而发生变化。按照计划好的方向采取行动,或者不发生改变的情况是几乎不可能发生的。因此,一旦计划发生改变就出现焦虑症状的话,会无法顺利解决问题,也无法及时应对情况的变化。
此外,在制订计划前,也有许多人必须要确定所有事项,否则就会莫名地担心。在处理事情之前,如果要把所有事情都确定下来的话,要花费大量时间。明明无法预知未来的事情,却总想制订一个万无一失的计划,并确定好所有事。当然,他们在调查了数量巨大的信息后,虽然牢骚满腹,但还是会制订详细的计划。也可能是列出了太多的选项。
许多事情不实际做的话是很难正确把握的,但这些人似乎不这样认为。他们压根不会觉得事先确定所有事情有可能是徒劳,也不认为行动起来之后再进行思考可能会更有效率。
这些人一旦着手工作时,就会对环境的变化和复杂的情况无所适从,产生一种难以名状的焦虑,也难以保持平常心。
毋庸置疑,《零秒思考》中提到的A4纸做笔记对于解决这种问题也很有效。通过做笔记,我们可以完善自己,察觉到自己的焦虑,从而做到当机立断、立即行动。
“为何一旦改变计划就会感到不安?”
“为何不事先确定所有事情就会感到焦虑?”
希望大家以这些内容为主题,不断深入挖掘,并且坚持做笔记。
为了能够迅速且顺利地推进工作,就必须要学会巧妙地求助他人。然而有很多人害怕求助他人。他们个人的工作能力并不差,但经常只能独自工作,就算有朋友帮忙也不会持久。自己工作时能够做到当机立断、立即行动,但当不得不求助他人时,工作就会突然停滞。因此,他们无法胜任规模较大的工作。
我也曾和这种类型的人有过交流。他们表示求助他人会很麻烦,而且求助他人后自己的工作量反而增加了,别人也可能会辜负自己的期待,这些都是产生焦虑的原因。
的确,即便求助别人也无法保证每次工作都能顺利推行,但如果总是有不想麻烦别人的心理的话,其他人也不会再帮助你。于是,自己就会认为“反正没人能帮助我,没人会来帮助我”,从而在自己的负面情绪里越陷越深。
希望有这种想法的朋友也一定要采用《零秒思考》中的笔记法,深入思考为何无法依赖他人。发现问题的根源后,也就离“当机立断、立即行动”的目标不远了。
有时没有列出所有选项就会陷入深深的焦虑之中。造成这种现象的原因与之前提到的造成“不收集全部信息就会感到不安、恐惧”的原因并不同。
例如,在讨论活动举办日期时,“下月初”“下月中旬”“下月末”这三个选项在实际情况中已然足够,但人们还不断地考虑并讨论“本月末”“本月中旬”等选项。
这样做看起来像是慎重思考,但实际上只是在拖延。如果选项之间差别不大,与其细致研究,不如立即行动,观察结果。但这种人会否定这种做法,认为这是有勇无谋、不谨慎的表现。
他们经常会说:“不列出全部选项会极其危险,无法做到最好”,过于在意不重要的事项,并对此展开无休止的讨论。就这样,时间被白白浪费,从而错失商机。竞争对手已建立了坚固的堡垒,而不知为何,自己却对此毫无察觉。
要解决这个问题,就要不断练习后文将提到的“选项”。在掌握该方法之后,就能立即列举出数量合适且质量较高的选项。
也有人十分在意是否会失败,因此无法当机立断、立即行动。
当然,并非每次行动都能获得成功,失败在所难免,如果遇到难题更是如此。即便不断努力想要做到尽善尽美,但一定会遭遇一两次的失败。倒不如说从失败中汲取的教训,就是打开成功之门的关键。
另外,只要在工作中勇于接受挑战,即便结果并不理想,也会得到上司极高的评价。甚至有很多公司的管理层人士认为,正因为这种勇于挑战的员工少之又少,所以才希望员工能够积极挑战难题。
即使如此,可能还是会有人害怕遭遇失败,但为什么不能冷静地思考一下:如果不采取任何行动,就这样置之不理会怎样呢?今后在面对问题时,希望大家利用后文将会介绍的“选项”来比较“处理”和“不处理”这两个选项。
在这个过程中,我们也许会发现有一些问题确实是可以暂时搁置的。但是当我们感觉不能再拖延时,就应该当机立断,立即采取行动。
在实际行动之前就开始烦恼,于是便停止付诸行动的做法非常可惜。
这与之前列举的导致焦虑、恐惧的原因不同,有很多人从一开始就感觉当机立断、立即行动这种思考方式或工作方式是根本不可行的。
即便你本人并非如此,但在一些故步自封的大企业中,一种新的行动方式会给周围的人带来不安。不要说当机立断、立即行动,就算是尝试提升工作速度也会引发摩擦。周围人会通过各种借口来扼杀新的工作方式,如“这种方式会给别人添麻烦”“不允许不进行调整就提前推进一部分工作”“这和之前的做法不同,所以无法实行”,等等。即便你想采取新的工作方式,别人也会滔滔不绝地告诉你所谓的“速度提升后会带来的风险”,并用“失败了谁来负责”这样的话作为威胁,不断对你施加压力。
实际上,最大限度地提升工作速度可以更快取得成果,加速PDCA循环运转,从而降低风险。
一旦你对当机立断、立即行动有抵触情绪的话,希望你在阅读本书的同时,最好也阅读一下《零秒工作》这本书。这样对于速度的认识和想法会有极大变化。
有时我们即便了解应该做什么事,但就是迟迟无法付诸行动。信息十分充足,选项基本明确,并没有任何障碍,明确知道选择哪条道路,该做什么事。甚至有时,我们明白该做的事只有目前这项工作,也还是无法下定决心立刻展开工作。
也可以说这属于“身体跟不上头脑”,或者“能当机立断,但无法立即行动”。
每个人都会有这样的心理障碍,这绝对不是抑郁症这类的严重问题。想必大家也都遇到过这些问题,我将这种状态形容成“拖泥带水”。
实际上,最棘手的一点在于大家都或多或少知道造成这些问题的原因,但并不知道应该如何解决。
针对这种情况,使用《零秒思考》中的“A4纸做笔记”寻找其中的原因是有效的方法。但如果涉及不同的问题和工作,就会找到多种原因,因此没有具有普遍性的解决方案。因此在下面的章节中,我将会详细讲述如何解决上述问题,并提出解决该问题的一个启示和两种工具。
在上一章中,我列举并整理了所有能够想到的会阻止当机立断、立即行动的心理障碍。有一些可以使用《零秒思考》中提到的笔记法来解决,但有一些问题解决起来十分困难,比如“即使头脑理解,却无法付诸行动”。
本章将会介绍一个启示,它能解决几乎所有的心理障碍,使大家接近当机立断、立即行动的目标。
从结论上讲, 我认为无法当机立断、立即行动的根本原因就是没有对事物建立一个正确的“全局观”。反过来说,只要拥有“全局观”,在必要时就可以做到当机立断、立即行动。
也许有很多人无法立刻理解“全局观”的含义。
例如,晚上道路漆黑,几乎看不到前方,此时快速骑自行车是极其危险的。但是,打开车灯的话,在一定程度上就可以放心骑车了。另外,如果街灯亮着,在直路上能看见前方几十米的情况,即使骑车速度很快也很安全,不会感到害怕。
知道在行进的路上没有大的路面塌陷,没有散落的空罐子,不会有车从侧面突然驶来,就可以说拥有了全局观。
如果能完全掌握整体的情况就可以放心前进;如果不能,就会惴惴不安,寸步难行。问题不在于本人性格如何,承担何种职务,是否持有全局观才是决定能否行动的关键因素。
换一种解释,拥有正确的全局观是指能够知道自己从事的工作和课题的所有方法和过程,了解关键点在何处。同时也能清楚地认识到可能会出现怎样的问题,事态的严重程度等。另外,也能准确把握这些方法和过程被分成了怎样的选项,并有怎样的变化。拥有正确的全局观可以从空间和时间上把握整体,而不是部分、片面地看待事物。
大家也许会想:我能做到吗?其实我们每天都会有这样的经历。
例如,去服装店买衣服时,会与有经验的店员进行交谈。在大多数情况下,店员在当时就会当机立断、立即行动,根据你的问题和要求提供相应的服务。而有经验的店员会在适当的时机添上只言片语,让你产生一种想买下手中这件衣服的想法。
有经验的店员对你即将提出的问题和要求会有一个预想,也基本知道应该如何回答,如何行动,以及在什么方面可能会出现问题。这就是对接待顾客、销售等工作拥有全局观。
为何多数店员都能做到这些呢?这是因为服装店或餐饮店这类在店内接待顾客的行业中,商品就在眼前,并且能够在较短的时间内当场完成与顾客的交流,所以这种工作易于培养全局观(当然在服装业或餐饮业的幕后,也有一些复杂的工作难以建立全局观。即使在接待顾客过程中,新店员由于没有全局观,也容易出现问题)。
在你的工作中,针对一些事务性或演讲等一部分工作也应该建立起全局观,做到当机立断、立即行动。
本书将会说明如何扩大全局观的范围。
另外,我们认为“即使头脑理解,身体也无动于衷”其实是没有真正理解“不做该做的事会产生怎样的后果”的表现,也低估了不采取行动带来的风险。这和以为路上很安全,于是骑车时粗心大意,没有看到有车辆从侧面驶来一样。
面对顾客的要求,没有店员会“头脑理解,身体却无法做出行动”。如果拥有正确的全局观,知道必须做什么,上述现象也应该会随之消失。
拥有全局观,不仅可以做到当机立断、立即行动,对于企业的领导者而言,这也是一项必不可少的能力。
拥有全局观就不会遇事畏首畏尾,而是拥有一定自信,立即做出判断。除关注表面的业务流程之外,还能够把握包括人际关系在内的整体情况,因此不会拘泥于局部最优解,而是能够选择最佳方案,也很少遭遇失败。当然,也会缩短验证时间,从而大幅提升速度,取得成果。
如此一来,不仅不会产生多余的压力,还能够减少精神疲劳,从而可以将大部分能量投入真正重要的事情上。知道可以在何处放松,因此后劲源源不断,之后即使出现问题也能准确做出应对。
这种全局观以及从中产生的精神层面的从容对于领导者而言是十分重要的条件,但究竟有多少领导者具备这个要素呢?
培养拥有宽广全局观的领导者,可以说是一个企业的重中之重。如果领导者不具备全局观,就无法当机立断、立即行动,继而逐渐落后于其他企业。如果一个组织中没有拥有全局观的领袖,也就无法获得成果。如今世界的环境更加纷繁复杂,经济发展越发艰难,如果不能应对未来的环境变化,甚至生存都会变得更加困难。
人们会依靠领导者,而领导者就是在这样的过程中成长起来的,因此公司必须尽早发现具备或看似具备全局观的人,并使其积累经验。当然,员工也要努力培养自身的全局观。
有些公司会让员工在多个部门工作,以此积累经验,可以认为这种做法对于获得全局观是有意义的。
即使如此,似乎有人天生就善于获得全局观,而有人则不太擅长。
能够建立全局观的人,简而言之,就是对自己有自信的人。有些人通过不断钻研和努力,逐渐建立起全局观,从而拥有自信。而有些人的自信是与生俱来的。但毫无根据的自信绝非坏事。只要避免夜郎自大,这种自信可以让人在任何时候都能发挥实力,不会畏惧任何人,它也将成为全局观的基础。这样的人也具备包容力,也能够吸引众多愿意为之效力的人。另外,我认为“建立假说的能力”“收集信息的能力”“观察力”“洞察力”等能力都是与全局观相关的、更为具体的能力。即使能力的程度会有差距,但拥有全局观的人会具备这些能力。自己目前处于何种环境,状况如何?整体形势如何?建立假说的同时收集信息,不带任何偏见地观察,深入解析不易觉察的部分,俯瞰全局。
本书将会介绍如何建立全局观,从而做到当机立断、立即行动。因此在读完本书后,大家的相应能力必然会有所提升。