团队协作制作一份资料的时候，如果每位成员各自收集参考案例，花费的总体时间就会很多，而且，大家参考的样本不同，制作资料的时候也容易出现不统一的情况。为了便于团队成员共享参考案例，我建议整个团队建立一个名为“reference”（参考）的文件夹。把大家收集到的参考案例全部保存在这个文件夹中。以后大家都可以到这个文件夹中寻找所需的参考案例。

另外，我在投资银行工作的时候，每当公司开始做企业并购项目时，我们最初先要制作PIB。PIB是public information book的缩写，意为公开信息手册。我们会搜集目标企业的财务资料、近期新闻、行业动向等公开信息，然后整理在一个活页文件夹中，制成一本手册。

这本手册相当厚，因为其中包含了目标企业近3年的财务数据、近1年的新闻。看了这本手册之后，对于目标企业及其所在行业，大家都会形成一个大体的认识。而且，有了这本手册之后，制作资料的过程中随时可以查阅，会比遇到问题再临时去查找节约很多时间。

15 召集“全员”开会，共享输出想象图

一旦确定要设计输出想象图，我建议先把全体相关人员召集起来开个会，让大家在思想上达成统一。

特别重要的一点是，要获得位高权重的上层领导的认可。在制作资料的早期阶段，方案获得上层领导的认可，就可以大大降低后期“重做”或“修改”的风险。事先获得“××领导的同意”，我们就可以放心大胆地着手工作了。

如果制作资料之前，没有将预设方案给领导审阅，资料做好之后突然提交到领导面前，领导也会很蒙。这种时候，资料多半不合领导的心意。领导的一句“感觉有点不太对路子”就会把资料打回来，要求重做。这是我们应该极力避免的情况。

很多朋友不愿意把尚未完成的输出想象图交给上司看，这种心情我是可以理解的。但是，如果等完成后再给上司看，被发回修改、重做的风险很高。如果真要修改或重做的话，不仅自己要花更多的时间，其实上司也得付出更多的时间再次审阅。所以，从节约时间的角度来看，还是早期请上司确认方案后再做资料，更为经济。

公司中地位越高的领导，越在意各项经营指标，所以，在刚开始制作资料时，就要尽早召集全体成员开会，针对输出想象图的设计方案进行探讨，让大家达成共识 。另外，高层领导和项目经理级别的领导，也不要嫌这样的会议麻烦，因为这是提高工作效率的必要步骤。

而且，这种会议，从上到下的所有相关人员一定都要参加。万万不可只有高层领导和项目经理参加，那样的话，高层领导的意图就要由项目经理再传达给一线工作人员。这种“传话游戏”是非常危险的。如果项目经理没有正确领会高层领导的意图，那么传达给一线员工的时候，就会发生更大的偏差。所以，这样的会议一定要全员参加，让一线工作人员直接聆听高层领导的指示。

16 “给谁看？”——读者不同，设计的输出想象图也不同

即使使用一模一样的数据源，也可以设计出不同形式的输出想象图，这主要根据读者的角度来定。如果把一线工作人员所需的极其详细的输出想象图给高层领导看，高层领导可能会摸不着头脑，问：“重点在哪里？”由此可见， 不同的读者，需要不同的资料形式 。

举个具体的例子，假设需要用Excel资料呈现销售、管理费用的详细情况，如果提交的对象是经营管理层的领导，那就应该考虑像图1-33这样的图表。这个图表，一眼就可以看清“随着广告宣传费用的增加，销售、管理费用有增加的趋势”，对于领导做经营决策会有较大的帮助。

但是，对一线工作人员来说，必须看到尽量详尽的数字。一线工作人员需要像图1-34那样把数据粒度分解得很细的表格，或者像图1-35那样将各个项目与前一年的数字进行比较，以把握增长率的表格。

但是，“因为是给总经理看的，所以制作一个大趋势的图表就行了”这种想法是要不得的。因为很多经营者对数字异常敏感，他们反倒想看详细的数字。

如果制作的资料要给多个立场不同的人看，那么要按照读者的立场，准备多份输出想象图，然后开会讨论哪个输出想象图更合适。

17 尽早明确“用语定义”，降低重做风险

我们在开会讨论输出想象图的设计时，容易把重点放在项目的设定、表格和图表的选择上。这些当然很重要， 但全体成员明确用语的定义也不可缺少。如果因为团队成员对用语存在误解，那么日后修改、重做资料的概率很大。到时，不仅浪费时间，还会给团队成员徒增压力 。

举个例子，为了制订明年的经营计划，上司要求各部门把明年的预计员工人数汇报一下。可是，“员工”是个笼统的概念，正式员工、合同工、兼职员工，都算员工。汇报上来之后，如果某个部门汇报的只是正式员工的人数，而其他部门汇报的是包括正式员工、合同工和兼职员工在内的全部员工人数，那最后肯定还需要再修改，以达到数据统一。

这种错误应该尽早从根源上扼杀，如果资料制作完成才发现，那就不得不修改或重做了。在最初的会议上就应该说明：“这里所说的‘员工’，包括正式员工、合同工和兼职员工。”只有定义明确，才不会出现歧义，最终制作好的资料才具有统一性。

还有一个容易产生歧义的术语，就是销售价格。因为销售价格分为两种，一是含税销售价格，二是不含税销售价格。从原则上说，在计算销售额的时候，一般使用不含税销售价格进行计算，但有些部门或个别工作人员，会使用含税销售价格进行计算。所以，为统一数据，一开始就要和大家说清楚，比如：“销售价格，请大家使用不含税销售价格。”

另外，外汇汇率也是容易出现混乱的数据之一。涉及对外贸易的企业，在制订经营计划的时候，一定要确定好汇率标准，否则后期再进行统一，将会非常耗费时间和精力。

＞＞＞ 第一张工作表应该是定义清单

像图1-36那样，把术语的定义做成一个清单分享给大家，是一个非常聪明、高效的方法。

Excel资料中的各张工作表，一般是按计算顺序来排序的。这样排序，有助于让读者从整体上把握内容的输出流程（有关工作表的排序，后面我会详细讲解）。

根据这个规则，术语的定义一览表（定义清单），是整个作业的前提，所以应该放在Excel资料的第一个工作表（最左侧的工作表）中。

而且，这个定义一览表应该整理得清楚明了，以便复制粘贴到PPT中使用。举例来说，要把收益计划资料制成PPT在开会时使用，那么，这个术语定义一览表应该放在PPT的第一页或最后一页，这是制作资料的基本规矩。 v0LzvItDW9oNI6xonMUUl3PQE6LXXPiOITRHgxVeJewhuqYJc5qxUGqbZRdmj5Wb