对很多朋友来说，在工作中都有一个困扰，就是上司下达的指示不够具体。例如，上司说：“给我制作一份A公司销售额变动情况的图表。”或者：“我想了解一下咱们公司和B公司在财务上有什么差异，你做一份Excel表格给我。”

可是，这种程度的指示，会让部下很困惑。因为“销售额变动情况”，指的是过去几年的变动情况呢？关于“财务上的差异”，领导具体想看哪些方面的数字呢？

但是在投资银行，就不会出现这种情况。当上司指示下属制作资料的时候，一定会提出非常具体的内容要求。举例来说，上司会手绘一张输出想象图（如下页图所示）交给下属，让他按照想象图制作资料。看到这张手绘图，部下心里就非常清楚了，他会寻找A项目和B项目在过去3年间的销售额，然后据此制作资料。

上司给出非常具体的指示，不管是对上司还是对部下来说，都是非常高效率的事情。以前在投资银行工作时，前辈给我下达制作资料的指示时，都会手绘一份想象图草稿给我。我第一次看到前辈的手绘草稿时，感到非常震惊。其中的格子是用直尺画出来的，非常精美。而且，表格、图表中的数字也是专门查过的。我当时心想：“这份草稿不当作制作Excel或PPT资料的想象图，直接当作营业资料也未尝不可。”

04 “想知道什么？”——目的左右形式

设计输出想象图的时候，首先要做的事情就是“明确目的”。换句话说，就是“明确通过Excel资料想让人知道什么”。

举例来说，制作销售额Excel资料的时候，可以采用很多种形式，比如既可以按照商品分类，也可以按照店铺分类。图1-10中的（1）是按照商品类别制作的销售额表，（2）则是按照店铺类别制作的销售额表。

比较两种形式的销售额表格，我们可以发现：下图（1）的行数要少一点，看起来精练一些；下图（2）要把商品A、商品B的销售数量和价格重复两次，因此行数就多一些。

但据此就说（1）的形式更好？其实也不尽然。

为什么这么说呢？我先举个例子，公司在分析销售战略的时候，发现“大阪店的销售额有所下降，应该采取一些必要的措施扭转颓势”。

这种情况下，（2）就是最为合适的资料形式。因为（2）是按照店铺分类设计的，其中有各地店铺的详细销售数据，对于分析大阪店销售额下降的原因，以及采取相应的对策，有更大的帮助作用。综上所述， 输出想象图的形式，由“想知道什么、想分析什么”来决定 。

＞＞＞ 仅凭一句“给我总结一下销售额变动情况”，我们没法开展工作

我们制作Excel资料的形式，会根据目的的不同而发生变化，因此，事先需要明确制作资料的目的。我们在工作中经常能接到上司含混不清的指示，比如“给我总结一下销售额变动情况”。这样的指示，就没有明确的目的，我们无法就此制作资料。

如果上司的指示是“我想了解一下上半年发售的新商品的销售情况”，我们就可以按照商品类别制作上半年商品销售情况表。如果上司的指示是“我想了解销售额增加背后的原因”，我们就可以把销售额、广告宣传费用等相关数据总结成一张Excel表格。可见，只有在目的明确的情况下，我们才能有针对性地制作资料。而且，在不同目的下制作资料的内容也大不相同。

但现实中，有太多上司发出的指示不够明确，就比如前面说的“给我总结一下销售额变动情况”。如果我们按照这个含糊的指示制作资料的话，做完之后上司的反馈常常是：“这不是我想看的数据，重新做！”

重做，是Excel作业效率低下的最大原因。所以， 事先明确制作资料的目的，可以有效防止日后的“重做”和“修改”，从而缩短整体的作业时间 。关于这一点，不仅制作Excel资料的工作人员要有意识，那些提出指示的上司、领导、经营管理者，也要重视起来。在提出指示之前，把“自己想要什么样的数据”先梳理清楚。