01 Excel作业速度，取决于“事前的准备”

“我读了很多介绍Excel软件操作的书，也参加了不少Excel讲座，虽然掌握了一些操作技巧，可还是经常不知该从何处下手，工作效率也没有明显的提高……”我在给企业做员工培训或周末举办Excel讲座的时候，经常能听到类似的抱怨。

在制作Excel资料的时候，最初的一个程序大家往往都忽视了，那就是首先要确定自己要制作什么样的资料、什么样的表格。可是，现有的Excel相关书籍，大多都省略了这个最为重要的步骤。就拿我自己来说，虽然在制作Excel资料之前，会事先做足准备工作，但因为是无意识的行为，所以以前也没有专门把这个步骤拿出来详细讲过。

在这一章中，我将以制作收益计划和公司内部销售额的资料为例，给大家介绍制作Excel资料的基本思维方式。这种思维方式，是所有行业在制作Excel资料时共通的底层思维方式。

从零开始制作Excel资料的时候，要想提高作业速度， 最重要的是事前进行“设计” 。

举例来说，在开发系统的时候，第一步我们应该做什么？首先应该明确开发的目的，然后按照这个目的，对各个要件进行定义，并明确必要的系统功能。再以要件定义为基础，确定开发进度表，然后才能开始开发工作。没有哪个系统开发团队敢省略这些事前设计，就盲目开始开发工作。如果没有事前设计好的话，进行开发工作就像无头苍蝇，势必走很多弯路，从而造成不可估量的浪费。

使用Excel软件制作收益计划也好，收集某些数据也罢，其实也是一种需要严密计划的系统开发工作。尽管如此， 在很多情况下，商务人士在制作Excel资料的时候，依旧常常忽略事前设计这一重要环节 。缺少事前设计环节，开始Excel作业后，就会不断遇到各种困难或障碍，从而耽误大量时间。

＞＞＞ 加速Excel作业的3个设计程序

和系统开发一样，缺少设计环节的Excel作业，是非常低效率的。尤其是需要分析大量数据的Excel作业，因为工作量巨大，很多商务人士迫不及待地想马上开始工作，以便尽早完成。但这是不明智的举动，最后肯定会花更多的时间。所以，一开始必须先对整体工作进行设计。

举个例子，假设我们接到一个任务——用Excel制作下一年度的销售计划，上司提出要求：“我想要一份下一年度的销售计划，请按照店铺、商品种类等分类显示计划，越‘细致’越好。”

由于上司提出了“细致”的要求，我们需要把各种精细数据填入Excel表。可是结果，我们准备的大部分数据，都难以得到上司的认可，似乎并不是他想要的数据。我们为此却花费了大量的时间和精力。

像这个例子中的情况， 上司只是凭感觉想看某些详细数据，可是对这些数据他自己并没有清晰的定位。然后就让部下制作“细致”的数据资料。结果势必造成浪费。其实，这样的情况在企业中还是非常普遍的 。“具体需要哪个项目的数据”，明确这一点，就像在开发系统前“定义要件”一样重要，省略这一步骤便盲目开始工作，效率势必非常低。

寻找需要的数据要花大量时间，遇到计算量大、计算过程复杂的数据，还容易出错。所以，在制作资料之前，整个团队（从上司到部下）必须统一思想，明确认识到—— 缺少事前设计的环节，盲目开展Excel作业，是非常不明智的 。

为了高效开展Excel作业，事前必要的设计程序有3个：

（1）设计输出想象图

（2）制作输入→输出设计图

（3）制作路线导航图

02 设计的整体样貌

再重复一次，为了顺利地制作Excel资料，我们需要先确定输出想象图（暂定的Excel资料），为了实现这个输出想象图还要制作设计图和路线导航图（“由谁”“在什么时间内”“做什么”）。这三个设计步骤非常重要。在进行详细讲解之前，我先说明一下这三个步骤的流程。

＞＞＞ 输出想象图→设计图→路线导航图的流程

在 “设计输出想象图” 阶段，团队全体成员应该明确需要什么样的数据（输出的最终目标）。如果目标模糊不清的话，后面的程序就很难开展。所以这一步非常重要。

在 “制作输入→输出设计图” 阶段，为了实现输出想象图，得确定需要哪些输入数据（数值）。

在 “制作路线导航图” 阶段，要确定“由谁”“在什么时间内”“做什么”，即明确每个人的责任。

当然，Excel表格制作完成，并不表示所有工作全部完成了。还要检验数据的合理性，由团队成员协力合作对计算进行验算、修正。至此，Excel作业才算初步完成。

后面几页的图1-2至图1-4，就是设计输出想象图、制作输入→输出设计图、制作路线导航图的例子。另外，图1-5讲的是图表。制作图表的目的是帮助我们讨论出资料的要点。

下面我们就一起来看一下3个设计环节的具体情况。