试算平衡即根据借贷记账法的记账规则和资产与权益的恒等关系,对一定会计期间所有账户的发生额和余额的汇总计算结果进行比较,以此检查会计记录是否准确。
试算平衡可分为发生额试算平衡和余额试算平衡。
1.发生额试算平衡
发生额试算平衡是指全部账户本期借方发生额合计与贷方发生额合计保持平衡,公式为:
全部账户本期借方发生额合计=全部账户本期贷方发生额合计
借贷记账法的记账规则是发生额试算平衡的依据。
2.余额试算平衡
余额试算平衡是指全部账户借方期末余额合计与全部账户贷方期末余额合计保持平衡,公式为:
全部账户的借方期初余额合计=全部账户的贷方期初余额合计
全部账户的借方期末余额合计=全部账户的贷方期末余额合计
“资产=负债+所有者权益”是余额试算平衡的直接依据。
试算平衡需要借助编制试算平衡表进行检查。在会计核算中,企业可定期或不定期地编制试算平衡表,该表中设有“期初余额”“本期发生额”和“期末余额”三个主要栏目,每个栏目下各设“借方”和“贷方”两个小栏目,如表3-2所示。
当下,会计电算化较为普遍,普通财务记账软件均可直接进行试算平衡,并直接输出试算平衡表。试算平衡表中借方合计数额与贷方合计数额应一致,若不一致则说明这一时期内记账存在问题,应及时检查纠正。但需要注意的是,试算结果平衡并不能说明记账绝对正确,只能在一定程度上说明总分类账目的登记是基本正确的。当试算平衡表借方余额和贷方余额不一致时,可以按照下列步骤依次进行检查:
(1)核对检查所有账户是否均记入试算平衡表,并检查各账户的发生额和期末余额是否均准确地填入试算平衡表中。
(2)复核各账户的发生额和期末余额的计算是否正确。
(3)核对检查按照记账凭证登记会计账簿的过程,核对时在核对数字旁做核对标记。上述步骤完成后未发现错误的,即应检查记账凭证、分类账上是否存在尚未确认核对的金额。核对过程中不仅要注意金额是否输入正确,还要检查会计账簿中借方、贷方是否记录错位。
(4)核对记账凭证填写编制是否正确,记账方向是否有误,是否符合“有借必有贷,借贷必相等”的会计记账规则。