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表单结构设计好后，剩下的工作就是维护好这样的表单，按要求往单元格里输入数据了。
Excel处理的数据分为3类：文本、日期和时间、数字。这3种数据的处理都是有规则的，输入时必须严格遵守这些规则。
文本就是不能参与数学计算的数据，如汉字、字母等。在输入文本数据时，要避免出现以下的不规范做法。
● 在名称之间加空格，在文字前后加空格。
● 前后输入的名称不统一。例如一会儿是“人事部”，一会儿是“人力资源部”，一会儿是HR。
● 如果要输入客户名称的简称，一定要有一个全称和简称的对照表。
● 对于英文名称，要注意单词的拼写，并注意单词之间要留有一个标准的空格，不要有多余的空格。
如果要在函数和公式中输入一个文本常量，别忘了在文本前后加英文的双引号括起来。例如公式“='北京'”，如果直接输入公式“=北京”，就会报错，因为Excel会认为这个“北京”是一个名称，而不是一个文本数据。
很多人会在Excel表单中输入诸如2018.5.23、5.23、18.5.23这样的日期数据，这样做就大错特错了，因为他并没有弄明白Excel处理日期的重要规则。
Excel把日期处理为正整数，0代表1900-1-0，1代表1900-1-1，2代表1900-1-2，以此类推，日期2018-5-23就是数字43243。
输入日期的正确格式是“年-月-日”，或者“年/月/日”，而上面的输入格式是不对的，因为这样的结果是文本，而不是数字。
你可以按照习惯采用一种简单的方法输入日期。例如，如果要输入日期2018-5-23，那么下面的任何一种方法都是可行的。
● 输入2018-5-23。
● 输入2018/5/23。
● 输入2018年5月23日。
● 输入5-23。
● 输入5/23。
● 输入5月23日。
● 输入18-5-23。
● 输入18/5/23。
● 输入23-May-18。
● 输入23-May-2018。
● 输入23-May。
● 输入May-23。
此外，由于Excel接受采用两位数字输入年份，因此针对不同数字，Excel会进行不同的处理。
● 00～29：Excel将00～29之间两位数字的年解释为2000—2029年。例如，如果输入日期“19-5-28”，则Excel将假定该日期为2019年5月28日。
● 30～99：Excel将30～99之间两位数字的年解释为1930—1999年。例如，如果输入日期“98-5-28”，则Excel将假定该日期为1998年5月28日。
Excel处理日期和时间的基本单位是天，1代表1天，1天24小时，因此时间是按照1天的一部分来处理的，也就是说，1小时代表1/24天，1小时就是小数0.0416666666666667（也就是分数1/24）。比如，8：30就是8.5/24，8：50就是（8+50/60）/24。因此时间就是小数。
在Excel中，输入时间的格式一般为：时：分：秒。
例如，要输入时间“14点20分30秒”，可以输入14：20：30，或2：20：30 PM。注意：在2：20：30和PM之间必须有一个空格。
但是，如果要输入没有小时而只有分钟和秒的时间时，比如要输入5分45秒这样的数据，不能输入5：45，这样会把该时间识别为5小时45分。我们必须在小时部分输入一个0，以表示小时数为0，即输入0：5：45。
如果要在一个日期上加减一个时间，就必须先把时间转换为天，例如，要在单元格B2日期时间的基础上，加2.5小时，那么公式是“=B2+2.5/24”。
如果要输入带日期限制的时间，比如要输入2018年5月22日上午9点30分45秒，那么应该先输入日期2018-5-22，空一格后再输入时间9：30：45，最后输入到单元格的字符应该是2018-5-22 9：30：45，输入完毕后按Enter键。
Excel允许输入超过24小时的时间，不过Excel会将这个时间进行自动处理。比如，假设输入下面的时间：
26:45:55
那么它会被解释为1900年1月1日的2：45：55。
同样，如果输入下面的时间：
76:45:55
那么它会被解释为1900年1月3日的4：45：55。
也就是说，Excel将自动把多出24小时的部分进位成1天。
假设输入了带具体日期限制的超过24小时的时间，Excel也自动将其进行处理。例如，输入下面的日期和时间：
2018-02-22 38:50:25
那么它会被解释为2018年2月23日的14：50：25。
日期和时间的错误来源有两个：一是手工输入错误；二是系统导出错误。很多情况下，系统导出的日期是错误的（是文本型日期，并不是数值），需要进行修改规范，常用的方法是使用分列工具。
判断一个单元格的日期是不是真正的日期，只需要把单元格格式设置成常规或数值，如果单元格数据变成了正整数，就表明是日期；如果不变，表明是文本。
同样地，判断一个单元格的时间是不是真正的时间，只需要把单元格格式设置成常规或数值，如果单元格数据变成了正的小数，就表明是时间；如果不变，表明是文本。
如果要在公式中直接使用一个固定的日期或时间进行计算，那么就需要使用英文双引号了。比如，要计算工龄（入职时间保存在单元格H2），截止计算日期是2018-12-31，那么计算工时就需要设计成：
=DATEDIF(H2,'2018-12-31','y')
这种使用双引号表达日期的方法，在日期函数和直接计算公式中是没有问题的，但在某些函数中就会出现错误，此时应使用DATEVALUE函数进行处理。例如，A列保存真正日期，而使用下面的公式查找2018-5-7的数据，那么公式会出现如下错误的结果。
=VLOOKUP('2018-5-7',A:B,2,0)
正确的公式应为：
=VLOOKUP(DATEVALUE('2018-5-7'),A:B,2,0)
如果要在公式函数中输入一个具体的时间，千万不能按照时间的格式输入。例如，我们不能使用“8：30”这样的格式来输入下面的公式。
=IF（B2>8：30，'迟到'，'正常'）
因为在公式函数中，冒号是引用符号，而不是时间符号。这个公式中，8：30并不认为是时间，而是被认作是引用第8行到第30行的区域。
要把8：30作为时间输入到公式函数中，必须先转换为数值，下面的两个公式都是正确的，第1个公式是直接除以24转换为数值，第2个公式是使用TIMEVALUE函数转换为数值。
=IF（B2>8.5/24，'迟到'，'正常'）
=IF（B2>TIMEVALUE（'8：30'），'迟到'，'正常'）
如果是对时间直接加减计算，或者直接在日期时间函数中进行计算，那么直接用双引号括起来即可。例如，要在当前时间上加2个半小时，公式如下：
=NOW()+'2:30:00'
在Excel里，数字是最简单的数据，但要牢记以下两个要点。
（1）Excel最多处理15位整数，以及15位小数点。
（2）数字有两种保存方式：纯数字和文本型数字。
对于编码类的数字，一定要将数字保存为文本，因为这样的编码类数字只是个分类名称而已，不需要求和计算。
当在单元格输入文本型数字时，如身份证号码、邮政编码、科目编码、物料编码等，有两个办法：一是先把单元格格式设置为文本，然后再正常输入数字；二是先输入英文单引号（'），然后再输入数字。
现实中的主要问题如下。
（1）很多人在输入诸如身份证号码这样超过15位数字的长编码时，发现输入完成后，最后3位数字变成0了，这样就丢失了最后3位数字。因此要特别注意处理为文本。
（2）有些人在处理数字类编码时，在编码这列里可能存在着文本和数字格式并存的情况，这样就没法继续正确的数据处理分析。此时，需要把数字转换为文本，可以使用分列工具进行快速转换。不过要注意，不能通过设置单元格格式的方法转换单元格数字格式，这样做毫无作用（第8章中有详细的解释）。
（3）如果是从系统导出的数据，而数字为文本型数字，无法进行计算处理，此时需要将文本型数字转换为纯数字，下一章，我会给大家详细介绍相关的技能。
（4）一些小白们喜欢把数字和单位写在一起。比如“100元”“50套”，这样是没法计算的，也犯了一个不懂数据管理的严重错误：数字100、50是销量、金额之类的数字，“元”“套”是单位，是两种不同类型的数据，应该分两列保存。