下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
基础表单必须要根据实际工作内容，依据不同的数据管理逻辑，设计成不同的结构。因此，基础表单没有固定的格式。
大部分流水性质的业务数据，一般要设计成数据库结构，如资金管理表单、销售表单、工资表单、合同表单等。
某些特殊需求的表单，则根据实际需要设计满足该需求的结构，比如日常考勤表。
基础表单的实际，要遵循以下几个最基本的原则。
● 结构的科学性。
● 数据的易读性。
● 汇总的方便性。
● 分析的灵活性。
● 外观的美观性。
（1）结构的科学性， 就是要按照工作业务的性质、数据管理的内容、数据的种类，来设计不同的基础表单，分别保存不同的数据。基础表格 越简单越好 ，而那些把所有数据都装在一个工作表中的做法是绝对不可取的。比如，要做进销存管理，如何设计这样的基础表单？要用几个表单来反映进销存数据？每个表单要怎么保存数据？
（2）数据的易读性， 主要包含两个方面：利用函数读数（取数）方便，叫函数读数；肉眼查看数据容易，叫人工读数。一个杂而乱、大而全的表格，是很难实现这两种高效读数的。数据易读性差的主要原因有：表格结构设计不合理；数据保存不合理；残缺不全、毫无逻辑的表格数据结构。
（3）汇总的方便性， 是指不论多大的数据量，汇总要简单方便容易。你可以问自己：我设计的工作表数据汇总方便吗？大量表格数据之间的汇总方便吗？如果不方便，或者做起来非常吃力，Excel很好用的工具也用不上，其主要原因就是基础表单设计有问题，导致函数没法用、数据透视表用不好、图表做不好。
如果设计了很多工作表，需要把这些工作表数据汇总到一张工作表上，那么每个分表的结构（尤其是各个数据列的顺序和位置）尽量要保持一致，这样可以快速创建计算公式，更便于制作数据分析模板。我曾见过这样一个表格：每个月的项目是一样的，但是项目顺序不一样；有的表格顶部有大标题，有的没有，这样的表格设计给数据跟踪分析造成了不必要的麻烦。当问起为什么这么做，为什么不把每个月的工作表统一格式时，回答是：不能保证每个月完全一样啊。连一个标准化、规范化的表单都做不好的企业，它的管理存在诸多问题也就见怪不怪了。正应了一句话：没有困难，创造困难也要上！
（4）分析的灵活性， 是指不论做何种分析，要讲究数据分析的灵活多变。因为我们对数据进行分析的目的，是要针对企业的数据进行深度挖掘，从不同方面找问题、找原因、找对策，这就要求基础数据必须能够精准反映企业的管理流程，制作的分析报告也必须具有灵活性，能够在几分钟内通过转换分析角度而得到另外一份分析报告。
（5）外观的美观性， 不论是基础表还是报告，都尽量要求对表格进行美化。基础表的美化以容易管理数据为标准，而报告的美化以分析结果清楚为标准。特别强调的是，不论是基础表还是报告，很多人喜欢为数据区域添加边框，并保留工作表默认的网格线。其实，我们可以取消网格线，把数据区域设置为非常简练的线条表格，并把单元格字体、颜色、边框等进行合理的设置。
大多数情况下，基础表单保存的数据有以下两种。
（1）每天都要输入的数据。
（2）基本固定不变的数据。
这两种数据要分别保存在不同的工作表，切忌把基本资料数据保存在日常输入数据的表单台账中。
日常输入数据的表格，依据业务的不同，可以做成一个大总的流水工作表，例如销售记录表、合同管理表等；也可以按照时间或者业务单元来保存数据，例如工资表、考勤表，就必须做成每个月一张表。
不论是一个工作表，还是几个工作表，表单架构设计（字段）是非常重要的，要满足数据科学管理的需要，并且要为以后的数据汇总和分析提供规范准确的、颗粒化的基础数据。
在第1章中已经提到过，基础表单的很多做法是不被允许的，包括以下几点。
● 设计的表单无逻辑。
● 大而全的表格。
● 用二维表格管理数据。
● 行标题和列标题使用合并单元格。
● 表单中插入小计行。
● 表单中插入大量的空行、空列。
● 在表单数据区域外输入其他无关的数据。
● 在一列里保存有不同字段的数据。
● 在基础表单添加不必要的计算列。
● 表格顶部存在大表头，底部有备注文字。