购买
下载掌阅APP,畅读海量书库
立即打开
畅读海量书库
扫码下载掌阅APP

1.3 不得不说的Excel重要规则

我经常这样比喻:学习Excel就像学开车,第一堂课是不会让你去摸车的,而是让你安安静静地坐在教室里学习交规。Excel的第一堂课,也不是学习什么小技巧、函数或是透视表,而是老老实实地、认真地了解Excel的重要规则。只有从一开始就树立正确的理念,才能设计出标准、规范的数据表单。

1.3.1 要严格区分基础表单和分析报告

归根结底,我们每天都是在折腾两个表:基础表单和分析报告。但是,很多人把这两种表格混在了一起,而不是各司其位,井然有序,结果就是越弄越乱。

那么,什么是基础表单?什么是分析报告?它们各有什么规则要求?

1.3.2 基础表单要科学,要有逻辑,数据要规范

很多人在设计表单时,信手拈来,全然不思考业务数据管理逻辑、数据流程架构、数据输入方法,而是一味地根据习惯来做,这样做的后果就是:设计出的表格结构不科学、数据不规范,导致不仅不方便数据维护,以后的数据汇总和分析更是困难重重。

基础表单是基础数据表格,保存的是最原始的颗粒化数据,是日常管理数据用的,是数据分析的基础,对于这样的表格,设计的基本原则是“越简单越好”,也就是说,以最简单的表格结构来保存最基本的信息数据,数据采集要颗粒化。因此,基础表单应该按照严格的数据库结构来进行设计,避免出现以下不规范的做法。

● 多行标题。

● 多列标题。

● 合并单元格。

● 不同类型数据放在一个单元格。

● 空行。

● 小计。

● 数据信息重叠输入。

● 不必要的列。

● 设置了大量的不必要的公式。

● 大而全的表格。

当表格结构定下来后,剩下的工作就是日常维护数据了。数据的输入,同样也不能随心所欲。在工作中,我们很多人会犯下面的错误。

● 任意在文字中(尤其是姓名)加空格,人为的对齐。

● 日期输成了2018.3.15这样违反Excel基本规则的数据。

● 名称不统一:一会儿“人力资源部”,一会儿HR,一会儿“人事部”。

● 数据输入的格式不统一,例如数据是数字型编码,结果有的单元格按文本格式输入,有的单元格按数值格式输入。

基础表单不见得就是一张工作表,根据工作需要和数据管理的要求,有时候需要把数据分成几个工作表来保存。列举如下几点。

● 工资和考勤管理中,按月保存工资数据和考勤数据。

● 员工基本信息管理中,重要的基础数据一张表,其他辅助信息(如学历、培训情况等)单独保存在另外一个工作表。

● 销售管理中,合同基本信息一个表,发票一个表,收款一个表,发货一个表。

● 资金管理中,可以按照银行账户分别管理资金流入流出,也可以只设计一个所有账户的资金流入流出总账簿。

● 员工合同管理中。员工基本信息一个表(便于查询员工的重要信息,例如学历、性别、年龄等),劳动合同是另一个表。

1.3.3 分析报告不仅仅是汇总,更是问题的揭示

分析报告是最终的汇总计算结果,是给别人看的报告,对于这样的表格,设计的基本原则是“越清楚越好”。也就是说,以最简单明了的表格和图表反映数据的根本信息,以便发现问题、分析问题和解决问题。

分析报告一定要反映出数据分析者的基本思想和逻辑,反映数据分析者对企业经营的思考。分析报告考虑的重点是信息的浓缩提炼和清晰易观,以便报告使用者一目了然地找到需要的信息。因此,在分析报告结构设计上应当考虑以下几个方面。

● 合理的表格架构。

● 易读的数据信息。

● 突出重点信息。

● 表格外观美观。

● 动态信息提取和分析。

● 分析报告自动化。

● 分析报告模板化。

● 分析仪表盘。

现在的情况是:很多人没有数据分析思路,所做的报表仅仅是汇总计算表,没有深入分析数据背后的信息,没有给上级提交一份有说服力的报告。

1.3.4 基础表单和分析报告一定要分开

很多人喜欢在原始数据表格中制作分析报告,这样的结果是:一个工作表上既有原始数据,又有分析报告。其实这是一种不规范的做法。

我的建议是:基础数据表单只保存基础数据,是干干净净的一个表,这样就保证了原始数据的纯洁性、安全性,并且维护起来也很方便。

而分析报告做在另外一个工作表中,在这个工作表中,只是计算分析结果,是各种分析结果的有序展示,一步一步引导报表使用者关注最重要的信息。

1.3.5 低效率来源于表单不规范

经常听到很多人说:Excel太难了,函数都不会用。其实,不是Excel太难了,也不是函数太难了,而是一开始你的基础表单设计的有问题。就像盖房子,一开始首先要设计好户型,这样以后装修起来就很容易了,可以装修成各种需要的风格。但是,如果一开始户型设计得不合理,装修起来就费老鼻子劲了。

话又说回来,即使图纸设计好了,施工也要规规矩矩地按照图纸来进行,不能这里放一块石头,那里又搁一块空心砖,这样的墙壁在装修时,是不是感到胆战心惊的?

Excel也是同样的道理。表单架构设计及数据的规范输入是极其重要的。不能不加思考就依照习惯设计一个工作表,然后稀里糊涂地输入数据,而应该结合实际业务来设计和维护基础表单。

Excel的使用是非常讲究逻辑的。从本质上来说,Excel基础表单是一个数据库,每个工作表就是一个数据表。由于Excel的操作具有很大的灵活性,很多人从开始使用Excel的第一天,就把Excel拿来乱用,不论是表格的结构设计,还是数据的日常维护,都是随心所欲、按照自己的习惯来做。这样导致的结果是:表与表之间没有逻辑性,表内列和列之间也没逻辑性,对于这样一个逻辑混乱的表格,我们还能高效率地处理分析数据吗?

每次培训课上,我都会看到这样逻辑混乱、大而全的表格。每当此时,我就会问学生这样的问题:

● 你为什么要这样设计表格?

● 表格的设计思路是什么?

● 表格的设计逻辑是什么?

● 你要用这个表格做什么工作?

● 你日常维护数据方便吗?

● 你能很快地做出领导要的各种分析报表吗?

● 既然回答是“否”,那么为什么还要这样设计呢?

任何一张基础数据表单,都是数据管理思路的结晶,是数据流程架构的具体体现。我们管理的对象是数据,那么,数据如何管理?在这个问题没有想明白之前,先不要匆忙设计表单。 t4DcNg1Ju4Gy6uo0NDdMH0P4Xw25UnNiJ2QI7cP7ZGxxp/8TEHP+wgI0Pxy0accD



1.4 学用Excel的秘籍:培养自己的逻辑思路

“我现在的工作是要整理一张大表,其中包含所有业务员的数据,要按照每个业务经理进行筛选,然后把筛选出来的数据另存为一个工作簿,分别发给每个业务经理,让他们分别填写自己手下业务员的数据(还不能改动隐藏起来的其他业务部门的数据)。收集回来后,再分别将每个业务经理填写的数据汇总到我这张大表上。我现在的做法非常累,就是复制粘贴,有400多个业务员啊!”

这是在一次企业内训上,一个学生跟我提出的问题,希望我能帮她解决。

这个学生的工作为什么会如此繁琐和累人,甚至经常出现错误?究其原因就是没有一个正确的数据采集和汇总思路。你手里的那张大表,其实是所有业务部门的堆积汇总表,但是,为什么要把自己的大表筛选后发给各个业务经理填写呢?要知道,每个业务经理拿到的表格,不仅有自己的数据,还有别人的数据(这些被隐藏了),他们在填写数据时也是非常累的,增加业务员后只能加到最后一行吧。结果,你拿到表格后,还需要分别摘出来再复制粘贴。不仅每个业务经理填写数据累,汇总也累,两头都是累!

换个思路考虑这样的问题:给每个业务经理发一个相同结构的表单模板,让他们按照要求的格式填写自己手下业务员的数据,不要再掺杂别的业务部门的数据。这样,当你收到几个业务经理的文件后,仅仅需要简单地复制粘贴即可完成(如果你想这样手工做的话),或者使用Power Query快速汇总并得到能够随时更新的自动化模板(这是最好的方法),或者使用VBA编写一段汇总代码,单击按钮就一键完成汇总(最自动化的操作)。

不论是简单的数据采集和处理,还是要设计较为复杂的计算公式,或者是制作分析报告,都离不开一个最核心的东西: 逻辑思路

● 表单设计,是对数据管理的思考。

● 数据分析,是对数据背后信息的思考。

● 函数公式,是对表格计算的思考。

● 逻辑思路,永远是我们每个Excel使用者需要重点训练和强化的。

● 思路是树干,技巧是树叶,千万不要本末倒置。

● 要学好Excel,更要用好Excel。 t4DcNg1Ju4Gy6uo0NDdMH0P4Xw25UnNiJ2QI7cP7ZGxxp/8TEHP+wgI0Pxy0accD

点击中间区域
呼出菜单
上一章
目录
下一章
×