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我经常这样比喻：学习Excel就像学开车，第一堂课是不会让你去摸车的，而是让你安安静静地坐在教室里学习交规。Excel的第一堂课，也不是学习什么小技巧、函数或是透视表，而是老老实实地、认真地了解Excel的重要规则。只有从一开始就树立正确的理念，才能设计出标准、规范的数据表单。
归根结底，我们每天都是在折腾两个表：基础表单和分析报告。但是，很多人把这两种表格混在了一起，而不是各司其位，井然有序，结果就是越弄越乱。
那么，什么是基础表单？什么是分析报告？它们各有什么规则要求？
很多人在设计表单时，信手拈来，全然不思考业务数据管理逻辑、数据流程架构、数据输入方法，而是一味地根据习惯来做，这样做的后果就是：设计出的表格结构不科学、数据不规范，导致不仅不方便数据维护，以后的数据汇总和分析更是困难重重。
基础表单是基础数据表格，保存的是最原始的颗粒化数据，是日常管理数据用的，是数据分析的基础，对于这样的表格，设计的基本原则是“越简单越好”，也就是说，以最简单的表格结构来保存最基本的信息数据，数据采集要颗粒化。因此，基础表单应该按照严格的数据库结构来进行设计，避免出现以下不规范的做法。
● 多行标题。
● 多列标题。
● 合并单元格。
● 不同类型数据放在一个单元格。
● 空行。
● 小计。
● 数据信息重叠输入。
● 不必要的列。
● 设置了大量的不必要的公式。
● 大而全的表格。
当表格结构定下来后，剩下的工作就是日常维护数据了。数据的输入，同样也不能随心所欲。在工作中，我们很多人会犯下面的错误。
● 任意在文字中（尤其是姓名）加空格，人为的对齐。
● 日期输成了2018.3.15这样违反Excel基本规则的数据。
● 名称不统一：一会儿“人力资源部”，一会儿HR，一会儿“人事部”。
● 数据输入的格式不统一，例如数据是数字型编码，结果有的单元格按文本格式输入，有的单元格按数值格式输入。
基础表单不见得就是一张工作表，根据工作需要和数据管理的要求，有时候需要把数据分成几个工作表来保存。列举如下几点。
● 工资和考勤管理中，按月保存工资数据和考勤数据。
● 员工基本信息管理中，重要的基础数据一张表，其他辅助信息（如学历、培训情况等）单独保存在另外一个工作表。
● 销售管理中，合同基本信息一个表，发票一个表，收款一个表，发货一个表。
● 资金管理中，可以按照银行账户分别管理资金流入流出，也可以只设计一个所有账户的资金流入流出总账簿。
● 员工合同管理中。员工基本信息一个表（便于查询员工的重要信息，例如学历、性别、年龄等），劳动合同是另一个表。
分析报告是最终的汇总计算结果，是给别人看的报告，对于这样的表格，设计的基本原则是“越清楚越好”。也就是说，以最简单明了的表格和图表反映数据的根本信息，以便发现问题、分析问题和解决问题。
分析报告一定要反映出数据分析者的基本思想和逻辑，反映数据分析者对企业经营的思考。分析报告考虑的重点是信息的浓缩提炼和清晰易观，以便报告使用者一目了然地找到需要的信息。因此，在分析报告结构设计上应当考虑以下几个方面。
● 合理的表格架构。
● 易读的数据信息。
● 突出重点信息。
● 表格外观美观。
● 动态信息提取和分析。
● 分析报告自动化。
● 分析报告模板化。
● 分析仪表盘。
现在的情况是：很多人没有数据分析思路，所做的报表仅仅是汇总计算表，没有深入分析数据背后的信息，没有给上级提交一份有说服力的报告。
很多人喜欢在原始数据表格中制作分析报告，这样的结果是：一个工作表上既有原始数据，又有分析报告。其实这是一种不规范的做法。
我的建议是：基础数据表单只保存基础数据，是干干净净的一个表，这样就保证了原始数据的纯洁性、安全性，并且维护起来也很方便。
而分析报告做在另外一个工作表中，在这个工作表中，只是计算分析结果，是各种分析结果的有序展示，一步一步引导报表使用者关注最重要的信息。
经常听到很多人说：Excel太难了，函数都不会用。其实，不是Excel太难了，也不是函数太难了，而是一开始你的基础表单设计的有问题。就像盖房子，一开始首先要设计好户型，这样以后装修起来就很容易了，可以装修成各种需要的风格。但是，如果一开始户型设计得不合理，装修起来就费老鼻子劲了。
话又说回来，即使图纸设计好了，施工也要规规矩矩地按照图纸来进行，不能这里放一块石头，那里又搁一块空心砖，这样的墙壁在装修时，是不是感到胆战心惊的？
Excel也是同样的道理。表单架构设计及数据的规范输入是极其重要的。不能不加思考就依照习惯设计一个工作表，然后稀里糊涂地输入数据，而应该结合实际业务来设计和维护基础表单。
Excel的使用是非常讲究逻辑的。从本质上来说，Excel基础表单是一个数据库，每个工作表就是一个数据表。由于Excel的操作具有很大的灵活性，很多人从开始使用Excel的第一天，就把Excel拿来乱用，不论是表格的结构设计，还是数据的日常维护，都是随心所欲、按照自己的习惯来做。这样导致的结果是：表与表之间没有逻辑性，表内列和列之间也没逻辑性，对于这样一个逻辑混乱的表格，我们还能高效率地处理分析数据吗？
每次培训课上，我都会看到这样逻辑混乱、大而全的表格。每当此时，我就会问学生这样的问题：
● 你为什么要这样设计表格？
● 表格的设计思路是什么？
● 表格的设计逻辑是什么？
● 你要用这个表格做什么工作？
● 你日常维护数据方便吗？
● 你能很快地做出领导要的各种分析报表吗？
● 既然回答是“否”，那么为什么还要这样设计呢？
任何一张基础数据表单，都是数据管理思路的结晶，是数据流程架构的具体体现。我们管理的对象是数据，那么，数据如何管理？在这个问题没有想明白之前，先不要匆忙设计表单。