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每次培训课上，我都会见到这样或那样的表格，这些表格的共同特征就是：乱！逻辑乱、结构乱、数据乱，最后把自己也搞乱了，晕头转向地都找不到北了。经常是同学拿着表格，口中念念有词：老师，这个表怎么用公式来快速汇总分析啊？“我只好指着这个表，一声喝道：快去系统地学习应用Excel！”
1.1节中的第1个表格（见图1-1）在管理数据方面犯了一个严重的错误：收款和支款是两个业务单元，也是两类性质不同的数据，应该分两个表格保存，但是现在的做法是什么呢？把收款和支款做成了嵌入式的表格，而且同一个客户居然分两列保存！这是一种典型的把Excel当成Word记录表的做法。
正确的做法是，将收款数据和支款数据分两个表格保存。由于目前只有3个项目，是固定的，因此仍可以按照目前的3个项目并排成3列的做法，如图1-6所示。
图1-6 重新设计收款表和支款表
再利用Power Query对两个表格进行汇总合并，制作数据模型，然后使用Power Pivot创建数据透视表进行比对。
如果你没有安装Office 2016，也可以使用现有连接和SQL语句的方法，直接制作数据透视表。
结果如图1-7和图1-8所示。
图1-7 按照姓名汇总收款和支款
图1-8 按照客户汇总收款和支款
如果项目不固定，也比较多，那么这种把项目并排成几列的处理方法就不科学了，需要把它们整理成一维表单，用最简单的5个字段“姓名”“日期”“客户名称”“项目”“金额”来管理数据就足够了，如图1-9所示。这样不仅输入数据方便，汇总分析也更方便。
图1-9 设计成一维数据表单
1.1节的第2个表格（见图1-3）的最大问题是使用了大量的合并单元格、小计行、空行，这种做法又是Word里的习惯，非常要命。合并单元格意味着有的单元格是没有数据的，仅仅是看起来清楚些，但是没数据的单元格怎么算？有人说，单元格A3：A7不就都是办公室的吗？我平常就是这么处理的啊！然而事实是：由于单元格A3：A7合并了，只有单元格A3是有数据的“办公室”，而单元格A4：A7是没有数据的。
每个部门下增加了一行小计和空行。小计是使用SUM函数计算出的结果。在这个表格中，由于人员的流入流出（新进员工和离职员工），势必需要不断地插入行和删除行。结果，要不断地修改小计公式，造成了不必要的麻烦。
还有，月份作为第一行的标题，并且是几个单元格的合并使用，这样对于每个月的数据管理很不方便。
正确的做法是，按照月份管理数据，一个月一个工作表，维护员工原始数据记录即可，也不需要添加什么小计行和空行。因为这两个要求，我们可以使用别的工具（如数据透视表）自动得到。但是，现在你的情况是什么？不仅数据维护累，汇总更累。
正确的表格结构和数据管理思路如图1-10所示。
图1-11所示就是使用透视表对几个月的社保公积金数据进行汇总的结果，是自动完成的，不需要去插入行或插入公式，并且可以自动美化表格。
第3个表格（见图1-4）纯粹是一个Word表格，按照Word习惯的做法来记录数据，这样的数据怎么进行分类汇总分析？这样的表格，唯一的处理方法就是彻底扔掉，重新设计。
图1-10 按月管理数据，设计成一维表单
图1-11 利用透视表自动汇总各月社保和公积金
第4个表格（见图1-5），更是一个原始Word类的花名册结构了。合并单元格、多行标题，出生日期的数据也不正确，进公司时间居然按照年月日3个数分成了3列输入。
Excel数据表单，是对数据的基本管理，而数据管理就需要有严格的逻辑性（其实，随后的数据分析，逻辑性更强了，这是后话，暂且不表）。要把表单设计为标准的数据库，表内各列、各行数据有严格的逻辑架构，表单之间的数据能够顺畅有序流动。
任何一个表单的设计，都要结合实际业务来进行。为什么要用10列保存数据？为什么要用5个表格保存不同的数据？每行数据如何保存？每列数据如何先后输入？在设计基础表单之前，是否都把这些问题想清楚了？
现实情况是：很多人在设计表格时，逻辑混乱，结构混乱，特别喜欢设计大而全的表格，什么数据都往里装。一个评语就是：没有逻辑的表格就是垃圾桶，垃圾桶越大，垃圾越多！
不论是文本数据，还是日期和时间，以及编码类的数字，很多人是按照自己的喜好和习惯来输入的，没有一点章法。比如上面的第4个表（见图1-5）中，员工的出生日期居然输入成了诸如660805的字样，这样我们就无法直接使用函数来计算年龄；更要命的是，进公司的时间居然不怕麻烦地分成了年月日3列输入，又该如何用简洁的公式计算该员工的实际工龄？而这样一份重要的员工基本信息表单，居然缺失了身份证号码这个极其重要的信息数据！
从Excel面市以来，已经过去了数十个年头。作为职场上不可或缺的办公软件，Excel每天都在默默地陪着我们经历各种酸甜苦辣，陪着我们加班加点，陪着我们忍受领导的批评、同事的鄙视，陪着我们默默地落泪。
Excel本应该能大大提升我们的日常办公效率，但现实情况是，它给我们带来了太多的苦闷与烦恼。悲愤之下，大家纷纷举起了“刀”，把自己变成了表格“杀手”，每天都在表格中寻找“仇家”，然后就是不成章法地乱杀一气，连点套路都不讲。
Excel是一个非常开放、非常灵活的数据管理和数据处理工具。使用Excel的第一要务是如何把数据管理好，让数据各司其位，不能彼此老死不相往来，更不能打乱架。然而现实中，我们很多人把Excel当成了Word，不论是表格结构，还是数据本身，都是乱糟糟的、互不关心，或者经常打乱架，开始我们还耐着性子去撮合它们，或者去拉架，慢慢地，我们失去了耐心，自己也参与其中，见一个打一个了。