纪录片《城市24小时》的深圳篇里,刘蔓是某公司股票业务部的高管,她的上午一般是这样度过的:
6:00 开车出门,边开车边听财经新闻。
7:30 开交易日的例行晨会,和北京、上海、香港的同事进行四地通话,一边听同行的分析,一边飞速地阅读超过10万字的材料,并以此来判断股势走向。虽然浓茶和咖啡能帮她保持清醒,但她必须控制自己的饮水量,因为接下来的4个小时她会忙到没时间去厕所。
9:30 股市准时开盘。刘蔓坐在交易室中央,她的左边是助手和交易员,桌上有5个屏幕、2个键盘、1部手机、1张草稿纸、1台笔记本,还有1部可以同时连接100条线的电话机。为了避免磕碰降低双手的操作速度,她特意把耳机线拧成麻花状。
通过看一个人对待时间的方式,我们就能看出他在追求怎样的生活。
正如劳拉在演讲《如何掌控你的自由时间》里所说,人们总以为把零散的时间节省下来,就可以做很多事。但她的结论是,并不是靠节省时间创造想要的生活,而是先创造自己想要的生活,时间自然就节省下来了。
我喜欢并受益于工作之余写作的活法。这些年来,每当觉得时间不够用时,我就会升级时间管理术,比如听提高效率的课,看精力管理的书,把接地气、易操作的方法穿插进我的工作和生活中。
我用自己获得的经验,与大家分享一下我是如何让一天变得有延长感的。
早上5点多起床,我坚持了14年。
我从大一就开始早起学英语,受益匪浅后便一发不可收拾。毕业、工作、结婚后,我渐渐习惯了早起。我喜欢每天早上醒来就能想到要做的事、要看的书,潇洒地掀开被子,像个披甲上阵的女战士。
身、心、脑迅速清醒后,我便进入写作状态。通常我会在前一天就定好选题和开头,第二天早起后就接着往下写。我在早起的时光里头脑欢腾、灵感汹涌,敲击键盘都很有节奏感,写到该出门上班时还意犹未尽。如果写作状态不佳,我就阅读一本书,在静谧、温馨中与作者共赴一场高质量的私人约会。
早起让我远离一切信息熵(不确定的信息),高效从容、有条不紊地去做自己喜欢的事,其效率可观且体验美好。
不是每个人、每个阶段都适合早起。每个人在一天中的精力分配各不相同,你要找到自己精力旺盛的时段,并把它用来做自己喜欢且重要的事。
以前我早起后才开始计划日程、安排待办事项,后来我发现,把制订计划前置到前一天的晚上,并写好文章的开头部分,这样效率更高。
早起后,我会压缩不必要的仪式感,因为早上是我大脑运转最快的时间段,此时,我要去做最有创造力的事。
所以,当天要穿的衣服,我会在前一天晚上提前选好、搭配好、熨好,连要穿的鞋子,我也会鞋尖朝门放在地垫上。
一周中,我有一两天需要在微信公众号上推送文章,我会事先在家里修改、排版,上午10点左右,搭档会帮我推送。
很多人中午下班后就会去吃饭,但我发现我的历任领导吃午饭都会避开人流高峰时段。每个人都有自己习以为常的做事顺序,但他们很少会反思有没有更加省时的排序。有时我们只要改变做事的顺序,就能节约许多时间。
减肥真人秀《哎呀好身材》里,女艺人张天爱早上起床就练习倒立,就连刷牙也不忘伸展手臂、拉伸腿筋。在工作人员给她上妆时,她还见缝插针地举小哑铃。晚上回到家,卸妆的同时,她还会在卫生间里做深蹲;敷面膜的同时,还会在瑜伽垫上做拉伸。
生活中固然有许多重要的事情需要全神贯注,但对于那些不需要脑力高度集中、持续很长时间的事情,你完全可以用“一边……一边……”这个句式,比如:在上班的路上,一边走路,一边听音频课程;一边看综艺节目,一边拉伸、扭转身体;一边涂抹护肤品,一边膝盖不超过脚尖地做深蹲;一边贴着墙壁练习体态,一边用手平举书本看书……
在同一时间内,我们可以同时兼容两三种持续的状态,利用时间的叠加和并行,让时间做乘法。
我曾在知乎上看到一个例子,一位地产大亨乘坐地铁时都要仔细计算,车门打开时应该站在哪扇门前,以及坐哪节车厢抵达目的地时,那节车厢的那扇门会正好对着出入口的扶梯,如此一来,他就能赶在其他乘客蜂拥而出前率先踏上扶梯,避开拥挤人群,节约时间。
很多高效能的时间节约术,就藏在生活的细节里。
以前我住高层公寓时,电梯特别难等,每次出门,我先不锁门,按好电梯后我再回去锁门。还有进电梯后,很多人都是先按楼层键再按关门键,其实先按关门键再按楼层键更加节省时间。
我会在办公室准备文具便携包,把相对固定的物品和文具放在透明的袋子里,外出办事时,只需增添特定资料就可拎包出发。
经常出差的人可以准备一个出行便捷包,洗护小样无须每次更换,如无须补充,下次只需带上要穿的衣物即可。
自己做的饭菜更可心。每次我去菜场买肉,会让店家帮我冲洗后切片,分装成若干袋,以后每次做饭时,单拿出一袋解冻即可。
你在别人不在意的小事上多花一点心思,就可以省下不少时间。
现代人可能除了睡觉,与手机相处的时间是最长的。我会在经济条件允许的范围内,买技术领先、内存最大的手机,因为手机的很多功能可以帮我节省时间,比如解锁,指纹或人脸识别解锁比数字密码解锁更快。
整理写作素材时,有些需要用到的课程或演讲材料没有文稿版本的话,以前我会一句句暂停并记录,特别低效。现在我有两部手机,其中一部打开“讯飞语记”持续记录,另一部手机调成1.25倍速播放,我把它俩紧挨着放在次卧,一个速读,另一个速记,在音频自动转化为文字的过程中把自己解放出来,过一会儿再去“收割”文稿。
以前发出的微博内容写错一个字就只能删除重发,开通微博会员后实现了直接修改、编辑等功能。
手机和电脑是大脑的延伸,专心工作时,手机眼不见为净,更省时;浏览网页时,按空格键比拖动鼠标更省时。诸如此类的很多功能,都可以让我的工作变得更加高效。
有杠杆思维的人,懂得用最少的时间撬动自己或别人,获得最大的成果。
同样是分析数据,没有杠杆思维的人习惯用办公软件的常规功能逐个查看、统计、对比数据,这样很浪费时间;而有杠杆思维的人,用函数或编程,几分钟就可以搞定。
同样是编辑文档,没有杠杆思维的团队,一个人改完,交给下一个人继续改,文件多次传输,浪费时间;而有杠杆思维的团队,会用共享文档之类的工具,实现多人在线同时编辑。
同样是搜索资料,没有杠杆思维的人只知在搜索框中输入关键词,结果搜出了海量的结果,再大费周章地筛选信息;而有杠杆思维的人早已掌握限定时间范围或文件类型、排除广告等高级搜索指令,让搜索变得事半功倍。
同样是提交报告,没有杠杆思维的人,做完后随便检查一下就发给上级或客户;而有杠杆思维的人,检查文档时,连全角、半角的标点有没有混用这种细节都能发现;检查表格时,调成方便对方直接打印的格式,自己多花点功夫,方便上级或客户。
工作中我常提醒自己,要对简单重复的操作保持敏感,培养杠杆思维来节约时间。
有人说,“忙”字拆开来看就是“心亡”。但在我看来,一个人只要确立了自己想要的生活状态和目标,时间管理就是件顺其自然的小事。我们在该做、必做的事情上“锱铢必较”,想方设法地节约时间,再把节省下来的时间放到自己喜欢和享受的事情上。如此这般,我们在忙的时候没有忙到“心亡”,闲的时候也闲得从容。