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并不是所有的计划都是板上钉钉。有的是“等待回复”，还有的是“正在协调”。务必要将待定事项也一丝不苟地写在日程表上，否则可能会造成日程安排“撞车”。
计划包括“未定”“暂定”“确定”三个阶段。 “未定”表示月内或周内正在征询对方意愿，“暂定”表示已经圈定备选日期正在等候对方选定，“确定”表示已经预约成功。
一旦忘记了未定和暂定计划，也就是把待定事项抛在了脑后，又重复安排了其他的计划，这样在工作安排上就会出现“放鸽子”或“撞车”的情况。
未来两三天的计划肯定是忘不了的，但如果是要管理一个月以后、半年以后的计划，想必就力不从心了。因此，未定和暂定也要认认真真地记在日程表上。
不过，记是记下来了，但却无法区分待定和确定，所以 不同的阶段要用“颜色区别”。
比方说，“确定”用黑色，“未定”用红色，“暂定”用蓝色。像这样用颜色加以区别，再根据阶段进程逐步调整颜色。如果是用手账记事，可以用三色圆珠笔来写，如果用的是日程管理APP或其他软件，那么选用带有能够给计划设置颜色功能的软件就可以了。