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有时我会想，如果能够把办公室里大量的纸质文件都电子化那该有多好。但实际上电子化是一把双刃剑。要了解它的优缺点，视具体情况选取适合的保管方法。
电子化的优点无疑是无须“储存空间” 。数据被保存在服务器或云端，因此不需要存放文件的空间。
然后是“便于查找”，提高了工作的速度。要从规模庞大的文件当中精准找到需要的文件是极其困难的，但电子化之后，可以使用检索功能迅速找到。
但也不是十全十美。也有缺点。 电子化要耗费“巨大的成本” 。无论是公司内部电子化，还是外包，都会产生巨大的成本。根据专家计算，对比电子化费用和纸质保管费用，在所使用的文件不到全部文件的30%时，纸质保管更为划算。
有些文件不是录入了数据就能用的。比方说，如果要将国税关系账簿文件电子化，就需要录入满足条件的系统，或是要调整公司内部章程，否则会被认定无效。即便扫描转换为 PDF 也是无效的。
可见电子化并不是万能的，因此 不要一股脑地电子化，也要试着研究如何高效地保存纸质文件。
有一个名叫“书库探”的服务，可以将纸质文件装箱保管。保管费每箱每月90日元，成本相当低廉。如果需要使用托管的文件，可以在Web上申请，然后他们会帮忙查找所需文件并发来PDF（需要额外付费）。
最近，很多企业引入了无纸化办公，但我认为这一趋势反而会产生不利的一面。有些情况下保存纸质文件，使用起来会更加方便。能否恰当使用“纸”和“数据”直接关乎能否实现真正的高效办公。
