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提倡无纸化办公已经很长时间了，但文件反而更多了。电脑、智能手机、平板电脑虽然已经如此普及，但纸质文件并没有丝毫减少。
很多人会利用文件夹来整理卷帙浩繁的文件资料。但是，这又导致了文件夹与日俱增、难以管理的问题。
管理文件夹的关键在于“分色”。 文件夹不要都统一为同一个颜色，而是要准备各种颜色。而后按照类别把文件放入不同颜色的文件夹里。这样一旦需要，就可以迅速找出。
可以按照“销售”“利润”“客户管理”“报批单”“企划书”等主题分类，也可以采取按时间分类的方法。
也可以在团队内部统一文件夹的颜色区分规则。如果团队全体成员都能够像“黄色合同文件夹”“红色企划文件夹”这样用颜色来称呼文件，那么就成功了。这样一来拿错文件的可能性就大大降低了。
而且，因为文件夹是排成一排的，所以如果某一种颜色被抽走了，也会立刻注意到“××的文件夹不见了”。 易于发现变化和异常，也是颜色分类的一大特点 。