一项研究发现四分之三的员工都会在工作中分心，甚至超过10%的员工表示，他们工作时总是会分心。在生活中，你是不是会出现这样的现象：

你气定神闲地打开电脑，打算利用仅有的30分钟来看完两天的工作邮件，但是在你迅速打开邮箱之后，你发现自己邮箱中需要查看的邮件有很多，此时，你开始打开每一个邮件，然后被一些非目标性的邮件内容所吸引。

很快，30分钟过去了，你真正想要做的事情还没有做，而时间都花费在一些无关紧要甚至是消费性的邮件上。

很多人的邮箱中都会出现很多垃圾邮件，所谓垃圾邮件，指的就是对自己提高效率没有帮助的、具有干扰性的邮件。而我们需要做的就是避开垃圾邮件，迅速找到自己的目标性邮件，从而快速进行查看、处理。

英国一家金融管理服务公司，对2000人进行了一项调查，结果显示三分之一的人每天在工作中会有长达3个小时的分心状态。而一部分人因为垃圾邮件而分心所占用的时间也占了很大一部分。

为了避免干扰性的邮件降低我们的办事效率，你应该先对邮件进行分析，其实，通过对邮件的状态进行分析，你会发现邮件分为两类：第一类是单纯答复沟通状态；第二类是任务、方案处理状态。对于不同状态的邮件，其处理的方式也是有所不同的。

对于单纯答复沟通状态的邮件，其内容不同，处理方式也不同，如邀请信，你需要思考是否要赴约，是否需要答复。对于资料沟通邮件，你需要查看资料后，快速进行回复沟通。对于那些客户的问候信和企业推送的一些产品介绍资料，你可以选择性地进行处理回复，甚至直接删除。对于需要与上级、下级、同事进行沟通的邮件，你需要查看，并直接做出回复。

对于任务、方案处理状态的邮件，在处理过程中，你会发现，不能只是在邮件中解决问题，这些信件可能是上级交代的任务，也可能是需要处理的方案。比如，客户需要订购产品，此时，你需要做的不仅仅是一个回复，可能需要操作一些流程。再如受到邀请去进行讲座，虽然已经确认去参加讲座，但是一些课程和讲座流程需要和对方进行确认。对于这类邮件，你必然需要花费一些时间来处理，因此，你需要做到以下两点：第一，列出需要完成这些任务的信件清单；第二，将信件细节整合到方案流程中，从而让方案流程更加充实和顺畅。

当然，除了以上两个状态的邮件之外，你还可能会遇到一些其他的消费性邮件，比如产品介绍销售的推销邮件，这个时候你要先对邮件进行设定，对一些自己不感兴趣的邮件进行“屏蔽”“拉黑”，直接清理删除即可。

邮箱也具有拒收的功能，比如，你可以设定一下，对于那些推销类、广告类的邮件，直接拒收，或者是直接扔到垃圾箱中，这样批量删除，既能够提升自己的办事效率，同时也可防止被干扰和打扰。

你可能每天都需要做很多事情，邮件处理需要占据你一定的时间，因此，你不妨对处理邮件这项任务进行时间安排和调整。那么，你就需要设计一个邮件分类表。

根据邮件内容进行简单分类之后，你会发现有些邮件是根本不需要花费时间来查看的，直接删除即可，有些邮件是不需要花费太多时间或者不急于一时完成的。这样一来，在原本有限的时间内，只要处理着急的、重点的邮件即可，效率自然就提高了。

对于一些需要回复和处理的邮件，我们要对其进行时间安排；对于不用当天处理的邮件，你可以选择稍后处理，这样便能够将时间放在重点邮件的处理上。那么，你还需要设计一张邮件处理时间表。

自律技巧

1.选择一款邮件客户端并按照用途分类

每个人可能都注册过很多邮箱，如QQ邮箱、126邮箱、139邮箱、gmail、Hotmail......太多了自己都记不住，你不可能每天上班挨个登陆一遍官方邮箱，所以下载一款邮箱客户端，关联到所有注册过的邮箱，统一接收邮件，这样就方便多了。

之后，邮件要按照用途分类。首先，工作邮箱永远是最重要的，添加到电脑和移动客户端，并根据需要设置提醒和推送，这些是真正需要及时处理的。其次，设置一个私人邮箱，并养成习惯，只有非工作时间才能看。

2.邮件4D处理原则

这是美国出版人Michael Hyatt首先提出的，4D即行动（Do）、转发（Delegate）、搁置（Defer）、删除（Delete）这四个动作涵盖了对任何一封邮件可能执行的动作。

【行动】

阅读邮件之后，你发现那些需要你处理的，并能在很短时间内完成的任务，就需要立刻付诸行动。例如，同事让你发一份资料，而你的电脑里正好存着备份，那么你就没理由拖延。

【转发】

如果你发现邮件中提到的工作可以转交给更适合的人，或者可以以更低成本完成的人，则要尽量将任务布置下去。例如，你收到邮件，朋友寄给你的礼物到了，那么你可以委托下属帮你去拿，不要犹豫，将邮件转发给下属，这样就节省了自己的时间。

【搁置】

当邮件中提到的工作必须由你来做，但显然无法在短时间内完成的情况下，把它们暂时搁置起来。搁置的目的是为了有效分清主次，随后根据主要性进行安排。

【删除】

删除已经处理完、没有用的邮件，这样会让收件箱更清爽。当你需要查阅之前的邮件时，也能够更轻松找到所需邮件。否则，当收件箱中躺着几千封无效邮件时，如果你不记得关键词，就需要一页一页翻看，那会浪费很多时间。

自我训练

你每天会花费多长时间来处理邮件？每个星期、每个月都会花费多久来处理邮件？1个小时、2个小时，还是更多的时间？

处理邮件的时间关乎整天的工作安排，对于以下情况，你是否也会经常出现呢。

1.你的邮箱每天都会有超过20条新邮件。

2.你在看邮件的时候会被一些垃圾邮件吸引。

3.你每天处理邮件需要消耗2个小时以上的时间。

4.你处理完邮件之后，发现超出了自己原定的时间计划。

5.你处理完邮件，花费了很多时间，发现实质性的信息并不多。

6.每天要处理很多邮件，根本无从下手。

7.总是被垃圾邮件干扰，根本没有时间处理重要的邮件。

如果出现以上7种情况或者其中的2种，表明你已经被一些邮件干扰了。此时，你需要做的就是通过表格的设置，提高自己处理邮件的效率，拒绝无效邮件信息的干扰。

对于邮件分类表的设定，是为了让你能够对自己所收到的邮件进行有效的删减，并对需要做出处理的邮件进行分析，对于急迫的、重要的邮件，优先处理，对于不急迫、不太重要的邮件，延后处理。

之后，你还需要一份邮件处理时间表，这个表格的设定是为了让你利用有限的时间完成重要邮件的处理，并对邮件处理时间进行周规划、月规划。 U5cfiMr3fyMM2S22clgm0MkNFO/ikS7i12Wv8dwvJemv9QC8GB/6OvL86MwN+vTd