很多时候，要分析的数据位于Excel之外，这些数据是由其他程序创建的，比如文本文件、Access数据库、SQL Server数据库以及OLAP多维数据集等来源的数据。Excel支持多种类型的数据，可以将这些数据导入Excel并转换为可以识别的格式，然后利用Excel提供的各种工具对这些数据进行处理和分析。

2.3.1　导入文本文件中的数据

文本文件是一种跨平台的通用文件格式，适合在不同的操作系统和程序之间交换数据，用户可以很容易地将文本文件中的数据导入到Excel中。如图2-20所示，要在Excel中导入的文本文件有4列数据，各列之间以制表符进行分隔。

将该文件中的数据导入到Excel中的操作步骤如下：

（1）新建或打开要导入数据的Excel工作簿，在功能区的“数据”选项卡中单击“从文本/CSV”按钮，如图2-21所示。

提示： 如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，那么需要单击“数据”选项卡中的“自文本”按钮。

（2）打开“导入数据”对话框，双击要导入的文本文件，本例为“员工信息.txt”，如图2-22所示。

提示： “.txt”是文件的扩展名，用于标识文件的类型。图2-22中的文件名没有显示扩展名，是因为在操作系统中通过设置将文件的扩展名隐藏了起来。

（3）打开如图2-23所示的对话框，由于文本文件中的各列数据之间使用制表符分隔，因此应该在“分隔符”下拉列表中选择“制表符”。实际上在打开该对话框时，Excel会自动检测文本文件中数据的格式，并设置合适的选项。确认无误后单击“加载”按钮。

提示： 如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，那么打开的将是“文本导入向导”对话框，按照向导提示进行操作即可。

（4）Excel将在当前工作簿中新建一个工作表，并将所选文本文件中的数据以“表格”的形式导入到这个新建的工作表中，如图2-24所示。

提示： “表格”是Excel提供的一种动态管理数据的功能，它可以自动扩展数据区域，还可以在不输入公式的情况下自动完成求和、计算极值和平均值等常规运算。如果需要，可以将表格转换为普通的单元格区域。

2.3.2　导入Access文件中的数据

Access与Excel同为微软Office组件中的成员，但是Access是专为处理大量错综复杂的数据而设计的一个关系数据库程序。在Access文件中，数据存储在一个或多个表中，这些表具有严格定义的结构，在表中可以存储文本、数字、图片、声音和视频等多种类型的内容。为了简化单个表包含庞大数据的复杂程度，通常将相关数据分散存储在多个表中，然后为这些表建立关系，从而为相关数据建立关联，以便可以从多个表中提取所需的信息。

Excel允许用户导入Access文件中的数据，操作方法与导入文本文件数据类似。如图2-25所示为要在Excel中导入的Access文件中的数据，将该数据导入Excel的操作步骤如下：

（1）新建或打开要导入数据的工作簿，在功能区的“数据”选项卡中单击“获取数据”按钮，然后在弹出的菜单中选择“自数据库”|“从Microsoft Access数据库”命令，如图2-26所示。

提示： 如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，那么需要单击“数据”选项卡中的“自Access”按钮。

（2）打开“导入数据”对话框，双击要导入的Access文件，本例为“员工管理系统.accdb”，如图2-27所示。

提示： .accdb是Access文件的扩展名。

（3）打开如图2-28所示的对话框，选择要导入的表，然后单击“加载”按钮。

提示： 可以同时导入Access文件中的多个表，只需选中“选择多项”复选框，然后选中要导入的每个表左侧的复选框，即可同时选中这些表。

注意： 如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，那么打开的将是“选择表格”对话框和“导入数据”对话框，选择要导入的Access表和放置表的位置即可。

（4）Excel将在当前工作簿中新建一个工作表，并将所选Access表中的数据以“表格”的形式导入到这个新建的工作表中，如图2-29所示。