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本节将介绍输入数据的一些常用方法，通过学习这些内容，用户可以快速了解和掌握在Excel中输入数据的基本技术和常用技巧。如果读者具有一定的Excel使用经验，那么在Excel中输入数据通常没有问题，可以略过本节内容。
在Excel中输入数据有一些基本的方法。输入数据前，首先需要选择一个单元格，然后输入所需的内容。输入过程中会显示一个闪烁的竖线（称为“插入点”），表示当前输入内容的位置，如图2-1所示。
图2-1 输入数据时会显示插入点
输入完成后，按Enter键或单击编辑栏左侧的
按钮确认输入。输入的内容会同时显示在单元格和编辑栏中。如果在输入的过程中想要取消本次输入，则可以按Esc键或单击编辑栏左侧的
按钮。
按Enter键会使当前单元格下方的单元格成为活动单元格，而单击
按钮不会改变活动单元格的位置。活动单元格是当前接受用户输入的单元格，其外观显示为高亮状态。如果选择了多个单元格，则只有一个单元格是活动单元格。如图2-2所示，当前选中了B3:C6单元格区域，其中的B3单元格是活动单元格。通常情况下，如果按照从左上角到右下角的方向选择一个单元格区域，那么选区左上角的单元格是活动单元格。
图2-2 选区中的活动单元格
提示： 在“Excel选项”对话框的“高级”选项卡中，可以选中“按Enter键后移动所选内容”复选框，然后在“方向”下拉列表中选择一项，来改变按Enter键后激活的单元格的方向，如图2-3所示。
图2-3 设置按Enter键后激活的单元格的方向
输入数据时，Excel窗口底部的状态栏左侧会显示当前的输入模式，分为“输入”“编辑”和“点”3种模式。
单击单元格后输入任何内容或双击单元格，都将进入“输入”模式，此时在状态栏左侧会显示“输入”，如图2-4所示。在“输入”模式下，插入点会随着内容的输入自动向右移动。在该模式下只能从左到右依次输入，一旦按下键盘上的方向键，则将结束输入，并退出“输入”模式，已经输入的内容会保留在单元格中。
图2-4 “输入”模式
单击单元格，然后按F2键或单击编辑栏，都将进入“编辑”模式，此时在状态栏左侧会显示“编辑”，如图2-5所示。在“编辑”模式下，可以使用键盘上的方向键或单击鼠标来改变插入点的位置，从而在单元格中的任意位置上输入内容。
图2-5 “编辑”模式
“点”模式只有在输入公式时才会出现。在公式中输入等号或运算符后，按键盘上的方向键或单击任意一个单元格，都将进入“点”模式，此时状态栏左侧会显示“点”，如图2-6所示。在“点”模式下，当前选中的单元格的边框将变为虚线，该单元格的地址会被自动添加到等号或运算符的右侧。
图2-6 “点”模式
如果要删除单元格中的内容，只需选择单元格后按Delete键，或者右击单元格后选择“清除内容”命令。如果为单元格设置了格式，那么使用该方法只能删除内容，无法删除单元格的格式。
如果要同时删除单元格中的内容和格式，可以在功能区的“开始”选项卡中单击“清除”按钮，然后在弹出的菜单中选择“全部清除”命令，如图2-7所示。
图2-7 使用“全部清除”命令同时删除内容和格式
如果需要经常输入一系列连续或具有特定递进规律的数字，可以使用Excel的填充功能来快速完成。“填充”是指使用鼠标拖动单元格右下角的填充柄，在鼠标拖动过的每个单元格中会自动填入数据。“填充柄”是指选中的单元格右下角的黑色小方块，将鼠标指针指向填充柄时，鼠标指针将变为“十”字形，此时可以拖动鼠标执行填充操作，如图2-8所示。
注意： 如果鼠标指针没有变为“十”字形，说明当前无法正常使用填充功能，可以单击“文件”按钮并选择“选项”命令，打开“Excel选项”对话框，在“高级”选项卡中选中“启用填充柄和单元格拖放功能”复选框，如图2-9所示，即可启用单元格的填充功能。
图2-8 单元格右下角的填充柄
图2-9 启用单元格的填充功能
如果要使用填充功能在A列输入从1开始的连续编号，可以使用以下两种方法：
● 在A1和A2单元格中分别输入1和2，选择这两个单元格，然后将鼠标指针指向A2单元格右下角的填充柄，当鼠标指针变为“十”字形时向下拖动，拖动过程中会在鼠标指针附近显示当前单元格的值，当显示所需的最终值时松开鼠标按键，如图2-10所示。
● 在A1单元格中输入1，按住Ctrl键后拖动A1单元格右下角的填充柄，直到显示所需的最终值时松开鼠标按键。
图2-10 输入序列的前两个值后拖动填充柄
除了通过拖动鼠标的方式填充数据之外，用户还可以直接双击填充柄，将数据自动填充到相邻列的最后一个数据的同行位置。使用该方法填充数据的前提是确保与待填充数据的列的相邻的任意一列中包含数据。
如图2-11所示，要在A列添加从1开始的连续编号，可以先在A2和A3单元格中分别输入1和2，然后选择这两个单元格，但是不拖动，而是双击A3单元格右下角的填充柄，即可快速在A列填充连续的编号，最后一个编号与B列中的最后一个数据位于同一行。
图2-11 通过双击填充柄快速填充
注意： 如果B列数据中间的某个位置存在空单元格，那么在使用双击填充柄的方式对A列进行填充时，只会填充到空单元格上方的单元格的同行位置。
如果编号由字母和数字组成，那么只需在一个单元格中输入第一个编号，然后拖动该单元格右下角的填充柄，将自动在拖动过的单元格中输入连续的编号，如图2-12所示。
图2-12 填充由字母和数字组成的编号
Excel中的日期和时间本质上都是数值，如果要让输入的数据被Excel识别为正确的日期和时间，那么需要按照Excel规定的格式来输入。对于Windows中文操作系统而言，Excel将使用以下方式输入的数字识别为日期：
● 在表示年、月、日的数字之间使用“-”或“/”符号，可以在一个日期中混合使用这两个符号，比如2020-8-6、2020/8/6、2020-8/6。
● 在表示年、月、日的数字之后添加“年”“月”和“日”等文字，比如2020年8月6日。
注意： 如果在表示年、月、日的数字之间使用空格或其他符号作为分隔符，输入的日期将被Excel当作文本对待。如果省略表示年份的数字，则默认为系统当前的年份；如果省略表示日期的数字，则默认为所输入的月份的第一天，比如Excel会将2020-8看作2020-8-1。
输入时间时，需要使用冒号分隔表示小时、分钟和秒的数字。时间分为12小时制和24小时制两种，如果要使用12小时制来表示时间，需要在表示凌晨和上午的时间末尾添加“Am”，在表示下午和晚上的时间末尾添加“Pm”。
例如，“8:30 Am”表示上午8点30分，“8:30 Pm”表示晚上8点30分。如果时间末尾没有Am或Pm，则表示24小时制的时间，在这种情况下，“8:30”表示上午8点30分，而使用“20:30”表示晚上8点30分。
注意： 输入的时间可以省略“秒”的部分，但是必须包含“小时”和“分钟”两个部分。
如果要在工作表中输入一系列连续的日期，那么可以使用前面介绍过的填充功能来快速完成。在一个单元格中输入系列日期中的起始日期，然后使用鼠标拖动该单元格右下角的填充柄，直到在单元格中填充所需的结束日期为止，如图2-13所示。
提示： 如果使用鼠标拖动填充柄，可以在弹出的菜单中选择“以月填充”“以年填充”等命令，以不同的填充方式快速输入一系列具有不同时间间隔的日期，如图2-14所示。
图2-13 快速输入一系列连续的日期
图2-14 使用多种方式填充日期
Excel支持的数字有效位数最多为15位，如果数字超过15位，超出的部分将显示为0。如图2-15所示，在单元格中输入18位的身份证号码后，最后3位自动变为0。
图2-15 超过15位的数字显示为0
如果要在单元格中正确显示18位身份证号码，那么需要以文本的形式输入数字，有以下两种方法：
● 选择一个单元格，在功能区的“开始”选项卡中打开“数字格式”下拉列表，从中选择“文本”，然后输入身份证号码，如图2-16所示。
● 在单元格中先输入一个半角单引号“‘”，然后输入身份证号码。
如图2-17所示，A2单元格中的18位身份证号码是使用第2种方法输入的，输入的单引号只在编辑栏中显示，而不会显示在单元格中。
图2-16 将单元格设置为文本格式
图2-17 以文本格式输入超过15位的数字
如果工作表中已经包含身份证号码的信息，可以通过公式和函数快速从身份证号码中提取出生日期和性别。18位身份证号码中的第7～14位数字标识一个人的出生日期。在这8位数字中，前4位表示出生年份，后4位表示出生的月和日。18位身份证号码中的第17位数字标识一个人的性别，如果该数字为奇数，则为男性，否则为女性。
如图2-18所示，从B列的身份证号码中提取员工的出生日期和性别。在C2单元格中输入下面的公式并按Enter键，然后将公式向下复制到其他单元格，得到每个员工的出生日期。
图2-18 提取出生日期
公式解析： 使用MID函数从身份证号码的第7位开始，连续提取8位数字。然后使用TEXT函数将提取出的数字格式设置为“年月日”的形式。TEXT函数的第二个参数中的0是数字占位符，其数量决定要设置的数字位数。在本例中，“0000年00月00日”是将8位数字中的前4位表示为年份，第5～6位表示为月份，最后两位表示为具体的日期。
在D2单元格中输入下面的公式并按Enter键，然后将公式向下复制到其他单元格，得到每个员工的性别，如图2-19所示。
图2-19 提取性别
公式解析： 使用MID函数提取身份证号码中的第17位数字，然后使用MOD函数判断该数字是否能被2整除，如果不能被2整除，说明该数字是奇数，MOD函数的返回值是1，由于非0数字等价于逻辑值TRUE，所以此时IF条件的判断结果为TRUE，这样就会返回IF函数条件为真时的部分，即为本例中的“男”。如果数字能被2整除，说明该数字偶数，MOD函数的返回值是0，相当于逻辑值FALSE，此时将返回IF函数条件为假时的部分，即本例中的“女”。
下面列出了本例中用到的几个函数的语法格式。
MID函数用于从文本中的指定位置开始，提取指定数量的字符，语法格式如下：
● text（必选）：要从中提取字符的内容。
● start_num（必选）：提取字符的起始位置。
● num_chars（可选）：提取的字符数量，如果省略该参数，其值默认为1。
MOD函数用于计算两个数字相除后的余数，语法格式如下：
● number（必选）：表示被除数。
● divisor（必选）：表示除数。如果该参数为0，MOD函数将返回#DIV/0!错误值。
TEXT函数用于设置文本的数字格式，与在“设置单元格格式”对话框中自定义数字格式的功能类似，语法格式如下：
● value（必选）：要设置格式的内容。
● format_text（必选）：自定义数字格式代码，需要将格式代码放到一对双引号中。
IF函数用于在公式中设置判断条件，根据判断结果得到的逻辑值TRUE或FALSE，来返回相应的内容，语法格式如下：
● logical_test（必选）：IF函数的判断条件，用于对值或表达式进行测试，如果条件成立，则返回TRUE，否则返回FALSE。例如，A1>16是一个表达式，如果单元格A1中的值为15，由于15大于16这个条件不成立，所以该表达式的结果为FALSE。如果logical_test参数不是表达式而是一个数字，那么所有非0数字等价于TRUE，0等价于FALSE。
● value_if_true（可选）：当logical_test参数的结果为TRUE时所返回的值。如果logical_test参数的结果为TRUE且省略value_if_true参数的值，即该参数的位置为空，IF函数将返回0。例如，IF(A1>16,,"小于16")，当A1>16为TRUE时，该公式将返回0。
● value_if_false（可选）：当logical_test参数的结果为FALSE时所返回的值。如果logical_test参数的结果为FALSE且省略value_if_false参数，即不为该参数保留其逗号分隔符，IF函数将返回FALSE而不是0。但是如果保留value_if_false参数的逗号分隔符，IF函数将返回0而不是FALSE。这说明省略参数的值与省略参数将会影响函数返回的最终结果。