1.9 分列数据

分列就是将一列信息拆分成多列信息，而这一列的内容之间可以是有规律的，也可以是无规律的，在分列时还可以将拆分后的内容转换单元格数据类型（格式）。

1.9.1 导入文本并拆分成列

可以将文本文件的数据导入Excel中，并且还可以对导入的数据进行拆分，变成相应的表格数据。例如，文本文件如图1-87所示，文本内容之间采用制表符分隔，将其转为Excel表格数据的步骤如下。

STEP01： 将鼠标光标定位在目标A1单元格中，然后单击“数据”→“自文本”命令，在弹出的“导入文本文件”对话框中选择图书配套素材“1.9所需要文本文件.txt”。

STEP02： 在“导入文本文件”对话框中单击“导入”按钮后，又弹出“文本导入向导”对话框，如图1-88所示，选择默认的“分隔符号”后单击“下一步”按钮。

STEP03： 在“文本导入向导”对话框第2步选择合适的分隔符号，示例文本数据采用的是制表符，故在“分隔符号”下方的复选框中选择“Tab键”。分隔符号选择正确后，下方的“数据预览”框中就可以正确显示数据分列之后的结果，如图1-89所示。

STEP04： 单击“下一步”按钮后，在第3步的对话框中需要对分完列的数据设定合适的数据格式，先在下方的“数据预览”框中单击需要调整的列，再在上方选择合适的列数据格式，如日期、文本等。本例选择的是“文本”格式，如图1-90所示。

STEP05： 单击“完成”按钮，会出现“导入数据”对话框，可以直接单击“确定”按钮，当然也可以重新选择目标位置。确定后，数据就会从A1单元格开始导入，最终结果如图1-91所示。

提示：分隔符号是根据导入的数据决定的，所以先查看导入的数据是否带有明显的分隔标记，标记可以是空格，也可以是逗号等。

1.9.2 提取并整理信息

利用分列功能可以把Excel中的1列数据拆分多列，还可以改变拆分后的数据格式。下面介绍的原始数据是通过其他系统导入的，如图1-92中左侧内容所示，三列信息放在了一列，如何提取其他两列的信息呢？具体操作如下。

STEP01： 打开图书配套素材文件“1.9.2.xlsx”，选定Sheet2工作表的A列，然后依次单击“数据”→“分列”命令，弹出“文本分列向导”对话框。在对话框的第1步默认选择“分隔符号”，如图1-92中左侧所示，单击“下一步”按钮。

STEP02： 进入“文本分列向导”第2步，在“分隔符号”下选择“其他”，然后在文本框中输入“-”，这个“-”就是本例使用的分隔符号，如图1-93所示。

STEP03： 单击“下一步”按钮后进入“文本分列向导”第3步，默认分列的数据格式都是“常规”，在“数据预览”列表中单击身份证号码，上方的“列数据格式”选择“文本”，如图1-94所示。

STEP04： 单击“完成”按钮后，A列数据就会根据分隔符号拆分成3列数据，结果如图1-95所示。

1.9.3 解决数据格式不匹配问题

利用分列功能还可以对列数据的数据格式进行转换，从而解决数据格式不统一的问题。例如，1列数据中本身是日期，却输入成20050102的数字形式，此时可以通过分列完成格式转换，具体步骤如下。

STEP01： 选定数据后，单击“数据”→“分列”命令，弹出“文本分列向导”对话框。

STEP02： 单击“下一步”按钮，在分隔符号选项下取消勾选所有的选项。

STEP03： 单击“下一步”按钮，在“列数据格式”下选择“日期”，其中，YMD分别代表年、月、日，如图1-96所示。

STEP04： 单击“完成”按钮后，就可以看到日期列的数据已经被成功转换，从规律的日期数据变成了Excel认可的日期形式，这样这列数据就可以当成日期去处理，如图1-97所示。