购买
下载掌阅APP,畅读海量书库
立即打开
畅读海量书库
扫码下载掌阅APP

1.8 限定数据输入

为了让获取的数据准确,可以对单元格区域进行数据条件的设置,这样输入的数据就可以满足我们的要求。

1.8.1 限定单元格只能输入整数

STEP01: 选定想要设置的列,例如,在示例表格中选择C列后依次单击“数据”→“数据验证”→“数据验证”命令,如图1-73所示。

图1-73

STEP02: 在弹出的“数据验证”对话框的“设置”选项卡下,“允许”下拉列表中默认是任何值,也就是什么数据都可以输入,这里选择整数,“数据”下选择“大于或等于”,在“最小值”框中输入18,如图1-74所示。

图1-74

STEP03: 对C列单元格数据进行验证输入,如在C2单元格中填写15,按“Enter”键确认后,就会得到禁止输入的提示“此值与此单元格定义的数据验证限制不匹配。”

STEP04: 再次在C2单元格中填写小数18.5进行测试,按“Enter”键确认后也会得到同样的提示。

STEP05: 若要给其他录入数据的人员一个提示信息,使其可直观地看到限制要求,其设置方法是在“数据验证”对话框中单击“输入信息”选项卡,在该选项卡下可以输入“标题”与“输入信息”,如图1-75所示。

图1-75

STEP06: 再次确定后选择C列空白单元格,就会出现如图1-76所示的提示。这样用户在填写数据时,就可以按要求输入。

图1-76

1.8.2 限定单元格只能输入日期

假设要对表中“销售日期”列进行一个日期区间限制,设置其为只允许输入范围在2018年内的日期,不在这个日期范围内的都拒绝输入,具体操作如下。

STEP01: 选定想要设置的列后,依次单击“数据”→“数据验证”→“数据验证”命令,弹出“数据验证”对话框,在“设置”选项卡的“允许”下选择“日期”,然后在“数据”列表中选择“介于”,在“开始日期”文本框中填写“2018-1-1”,在“结束日期”文本框中填写“2018-12-31”,如图1-77所示。

STEP02: 确定后填写日期进行测试,如果填写2018年以内的年份,就可以正确输入,填写2017年或者其他年份,就会报如图1-78所示的错误提示。

图1-77

图1-78

1.8.3 限定单元格只能输入文本

一般单元格文本限定多用于长度的控制,最典型的使用就是在填写身份证号码时,需要进行文本长度的控制。

STEP01: 选定想要设置的列,依次单击“数据”→“数据验证”→“数据验证”命令,弹出“数据验证”对话框,在“设置”选项卡的“允许”下选择“文本长度”,在“数据”列表中选择“等于”,在“长度”文本框中填写“18”,如图1-79所示。

图1-79

STEP02: 确认后输入身份证号进行测试,所设置的列的数据在输入之前需要先改变单元格类型为文本。若填写文本长度超过18位,或者长度不符合都不允许,均提示拒绝输入,如图1-80所示。

图1-80

1.8.4 限定单元格只能从指定字符开始录入内容

Excel数据验证可以结合函数使用,例如,实现从指定字符开始录入,需要借助LEFT函数。LEFT的作用是取左侧的字符,把LEFT函数取出的字符与指定的字符进行相等验证即可,具体操作步骤如下。

STEP01: 选定示例文件需要设置的I列,依次单击“数据”→“数据验证”→“数据验证”命令,弹出“数据验证”对话框,在“设置”选项卡的“允许”列表中选择“自定义”,然后在“公式”文本框中输入“=LEFT(I1,3)="AR-"”,如图1-81所示。

图1-81

公式解释:=LEFT(I1,3)="AR-"中,LEFT(I1,3)表示取I1单元格左侧3个文本,这里写I1单元格,是因为数据验证框中的公式执行相对地址引用,到下方单元格就会自动变化,如到I4单元格,公式就变成了LEFT(I4,3)。取完左侧字符后,进行相等比较,填写示例指定的字符AR-,中文需要加双引号。

STEP02: 在I列填写编码测试,如填写“AR-01,AR-0055”都可以,但填写其他字符如BR-2等,均会出现错误提示,如图1-82所示。

图1-82

提示:在Excel中执行数据验证,默认是对未输入内容的单元格进行验证,示例中I1单元格的标题是在未设置数据验证之前填写的。

1.8.5 限定单元格不能输入重复值

在Excel表格中通常会输入大量数据,这时就需要验证是否有重复数据,解决方法就是通过数据验证,然后拒绝输入。这个功能需要借助COUNTIF(按条件统计个数)函数实现,其原理是通过函数验证输入的内容个数有没有超过1。

STEP01: 选定想要设置的示例表格中的A列后,依次单击“数据”→“数据验证”→“数据验证”命令,弹出“数据验证”对话框,在“允许”列表中选择“自定义”,然后在“公式”文本框中输入“=COUNTIF($A:$A,A2)=1”,如图1-83所示。

图1-83

公式解释:COUNTIF($A:$A,A2)中,第一个参数框中填写$A:$A,表示对A列进行判断,加$确保地址不发生变化;第二个参数框中的A2是条件,A2单元格是相对地址引用,最后验证是否等于1,这样就确保了每个单元格内容只能出现一次。

STEP02: 填写编号进行测试,在示例的A2单元格中填写“AR-001”可以输入,但第二次在A3单元格重复填写“AR-001”时,就会拒绝输入,如图1-84所示。

图1-84

STEP03: 若要设置错误信息提示框的信息方便别人查看,可依次单击“数据”→“数据验证”→“数据验证”命令,在弹出的对话框中选择“出错警告”选项卡,在下方的“标题”与“错误信息”文本框内输入提示信息,如图1-85所示。

图1-85

STEP05: 再次输入编号进行测试,出错信息就会按照图1-85所示的对话框中设定的信息进行显示,结果如图1-86所示。

图1-86 FGp8L8l8MbFXpxOQ0ZzsxD7ZWA5v+SMHxuGchX35iZlMqoUaLJRCSVydMgchjcDF

点击中间区域
呼出菜单
上一章
目录
下一章
×