1.4 制作表格的技巧

大家都知道，Excel和Word都可以用来制作表格，但Excel通常是很多人制作表格的首选。本节主要讲解如何通过Excel快速制作表格，在什么情况下选择Word或Excel，以及在Excel表格中输入内容的技巧。

1.4.1 自动换行与强制性换行

在制作Excel表格时，如果在单元格中输入的内容较多，则可以通过自动换行与强制性换行两种方式对单元格内容进行换行操作。下面首先介绍自动换行，具体操作步骤如下。

STEP01： 在单元格内输入内容时，如果文字较多，就会自动占据右侧单元格进行显示，如图1-26所示。

STEP02： 单击“开始”→“自动换行”命令，单元格内容会自动在默认列宽下换行显示，而且还会让所在行变高，如图1-27所示。

STEP03： 当前单元格内容较多，而右侧单元格也有内容时，当前单元格内容会被自动隐藏显示，如图1-28所示。

自动换行是在当前列宽结束的位置进行换行，如果想从单元格的任意位置换行，就必须使用强制性换行，操作步骤如下。

STEP01： 先调整所在行的高度与宽度，然后输入第一行内容，如图1-29所示。

STEP02： 在第一行文字内容的后面按“Alt+Enter”组合键，就会自动把鼠标光标定位在下一行，然后就可以输入第二行内容，如图1-30所示。输入完成后，按“Enter”键即可将光标移动到下方单元格继续输入内容。

1.4.2 单元格内文字方向的控制

在Excel单元格中输入的内容默认是水平方向显示的，还有三种类型的方向也是我们制作表格常用的，分别是竖排文字、向上旋转文字、向下旋转文字，设置文字显示方向的操作如下。

STEP01： 先在单元格中输入内容，然后单击“开始”→“对齐方式”→“方向”命令，如图1-31所示。

STEP02： 在图1-31中单击“竖排文字”命令，会改变所选单元格文字的显示方向为竖排，并且会增加行的高度，此时是一个字占据一行，如图1-32所示。

STEP03： 单击“向下旋转文字”命令，单元格内的文字会顺时针旋转90度，效果如图1-33所示。

STEP04： 在“对齐方式”里的“方向”上再次单击刚执行的命令，即可取消文字方向的改变，把文字变成默认的水平方向。

1.4.3 快速制作复杂的Excel表格

Excel表格的制作原理是：一般需要参照所要制作表格中最多的列和最多的行，然后将其余各行、各列一一对应，并根据实际情况对某些单元格进行合并。下面通过绘制图1-34所示的表格进行讲解。

STEP01： 首先选定图1-34中第一列的A1和A2单元格，然后单击“开始”→“合并后居中”命令，执行合并的目的是为了对应E～N列，这几列的内容都占据了两行，如图1-35所示。

STEP02： 第一列的内容合并后，可以通过填充方式完成后三列的制作，将鼠标光标定位在单元格右下角直接拖动即可。

STEP03： 对A列到D列的标题行输入内容并调整列宽，然后对“金额”标题所在的7列（H～N列）先降低列宽，再选定H1到N1单元格进行合并，并在合并后填写内容，结果如图1-36所示。

STEP04： 对制作后的表格进行美化，包括边框、对齐等设置，在进行边框设置时不要全选工作表，而是根据内容选择单元格所在区域，单击“开始”→“边框”→“所有框线”命令，如图1-37所示。

STEP05： 对选定的单元格内容调整对齐方式。Excel提供了六种对齐方式，多数情况下，直接选择垂直居中和水平居中即可。

STEP06： 最后对标题行填充颜色，单独选择标题行单元格，单击“开始”→“填充颜色”命令，然后选择合适的颜色即可。

总结：通过上述步骤的操作，我们就可以完成一个复杂表格的制作，原理就是取最多的行与最多的列进行合并。注意，Excel没有拆分单元格的功能。

1.4.4 制作表格时选择Excel还是Word

Excel表格多用于表中输入较多数据后对其进行计算或分析等操作，如图1-38所示。而Word常用于制作结构复杂、数据较少的表格，以便打印后填写内容，如图1-39所示。

1.4.5 数据显示技巧1——缩位显示

在Excel中输入数据的值比较大时通常不便于阅读，此时可以通过Excel自定义格式对数据进行缩位显示。缩位显示从一定程度上讲也是对制作完的表格数据进行美化。表1-1列出了常用的缩小数字位数的自定义格式代码供大家使用，具体设置步骤如下。

STEP01： 选定需要调整的列，然后单击“开始”→“数字”右下角的命令按钮，如图1-40所示。

STEP02： 单击命令后，弹出“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”选项。

STEP03： 本例采用缩小1万位演示，按照表1-1提供的自定义格式代码在“数字”选项卡下的“类型”文本框中输入“0！.0，"万"”，在输入自定义格式前应先删除默认的文字“G/通用格式”，单击“确定”按钮，对选定的列输入数据进行测试，结果如图1-41所示。

总结：缩位显示从某种程度上说提高了数字可读性，但是数字显示的是四舍五入的结果。如果使用缩位显示的这一列数字进行计算，则不影响计算结果。

对制作完的表格除了进行添加边框、调整对齐等操作，还可以根据需要为每一列数据内容选择合适的数字类型。

1.4.6 数据显示技巧2——自定义日期

Excel单元格内部的日期默认显示形式为“2001/5/2”，可以通过自定义日期格式改变显示方式，具体操作步骤如下。

STEP01： 打开“1.4.6.xlsx”示例文件后选择A列，然后单击“开始”→“数字”右下角的命令按钮。

STEP02： 单击命令后，弹出“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”选项，如图1-42所示。

STEP03： 先删除图1-42中“类型”文本框中的“G/通用格式”选项，然后填写“YYYY-MM-DD”，单击“确定”按钮。其中，YYYY代表年，MM代表月，DD代表日，年月日之间用“-”符号隔开。最终结果如图1-43所示。

STEP04： 再次改变自定义格式为“yyyy”年“mm”月“dd”日“aaaa”，其中把横线分别替换成了“年”“月”“日”文字，并且在后边添加四个a，代表星期几。这样日期就变成中文加星期几的显示形式，最终结果如图1-44所示。