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1.1 Word那么强,你却把它当记事本用

“我能用Word排好一篇文档!这就够了啊,我还需要专门学Word?值得吗?”

无论是在学校还是在职场,几乎每个人都会用到Word,于是就想当然地认为它很简单。因为, 在大部分人眼中,Word就是长得漂亮一点的记事本。 是的,如果你只把它当记事本来用,那你的能力也就仅限于打字。

然而,同样的工具,同一份文档,到你的同事手里,她可能做出来的效果是下面这样的,美观又有专业范儿。拿出手都觉得很有面子,不是吗?

如果你把Word当记事本来用,就只会在Word里打打字,调调格式。那么,当你要反复修改文档格式时,当你要频繁调整标题编号时,当你要给论文插入目录时,当你要修改表格结构时,就只能一个一个手工完成, 拼手速

比这更可怕的是,做着大量没有意义的、琐碎的重复操作而不自知,任由时间这么白白浪费掉。在这个世界上最可怕的,不是不知道,而是不知道自己不知道,还拒绝学习。

如果你只把Word当记事本来用,就会 习惯性地使用一些“看似简单”的方法去做排版

比如:文本对不齐,就拼命敲空格,敲多了又拼命删删删;想给正文单独设置页码,就把封面那一页专门建一个文档;要给长文档添加目录,就手工输入,还拼命敲点点点……诸如此类。

事实上,Word除了拥有简单常用的文字处理功能,还有很多排版技术值得学习,这些技术将会颠覆你对Word的认识。

排版技术一:格式与内容分离,一次性格式化文本

打开Word软件,工具栏里占面积最大的一块,叫样式。你可以把标题的字体、段落格式存到样式里,用时随时套用。当要修改标题格式时,只需修改一个标题,就可以实现更新。如此一来,写作内容时可以不用操心格式调整,调整格式时可以批量实现不会影响内容,效率才会真正提高。

排版技术二:灵活控制图片、表格,图文并茂轻松造

在文档中使用图片和表格,可以让文档内容和形式更加丰富。如果对Word中的图片布局、表格特性不了解,要把3个图片并排排版,可能要花很长时间。

高手就不一样了,巧妙利用表格框架,把图片放到表格中,排版就会事半功倍。

文中存在多个小图并排的情况时可以借助无框表格巧妙排列

排版技术三:使用自动化功能,省时省力又高效

一篇长文档包含第1章、1.1、1.1.1等多层级标题时,章节内容一旦增减或顺序发生变化,相应的各级标题编号就需要做相应的调整。

据我所知,很多人是手工输入编号,然后手工逐个修改的,这样实在太痛苦了!

如果你掌握了多级列表的技术,完全可以自动完成、自动修改。在Word里,这样自动化的技术还有很多,比如自动生成目录、自动批量生成证书、自动大批量修改字符……

凡是你想得到的重复操作,几乎都有批量化、自动化的解决方法。

排版技术四:相似操作批量化,事半功倍早下班

在日常生活中,经常会做工资条、荣誉证书、通知书、成绩单、邀请函等,这些文档都有一个共同的特点,就是整体内容是固定的,只是其中一小部分内容,每一份都不一样。

这一类文件,可以用邮件合并功能批量搞定。你要做的,仅仅是准备一份内容模板和一份数据清单Excel表,一眨眼的功夫,你就能制作出100份这样的文档,快到不可思议。 2WnezvHC1tUl+BXCCrwP2LS/ieJUKm5ojT6gi242pEMRFVQY3zJ/OVM4eHTUBBam

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