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2.3 特殊数据的输入方法

本节有练习文件

输入编号前面的0

很多编号为了确保位数统一,都带有前导零,如区号、邮编、订单号等。但是在Excel中输入完整的数据后,数字前面的0却都莫名其妙地消失了。这是为什么呢?

▲会自动消失的前导0

原来,在输入数据时,Excel都会先“看”一眼是什么类型的数据。它认为,0069应该是一个数字,但是按照国际惯例,数字前面都不应该带0啊,于是自作聪明地把前面占位用的0给去掉了。那有什么办法,在输入此类编号时保留前面的0呢?

如果非得完整输入此类数据,就不能以数字形式输入,而要换成文本。输入方法有两种。

▲方法一 输入数据前, 输入英文单引号

▲方法二 选定输入区域,在开始选项卡中,将数字格式改成【文本】

输入身份证号、银行账号

不少“表哥表妹”都曾碰到过这样的问题:输入完整的账号、身份证号,按 Enter 键以后却莫名其妙地变成了带+号的数字。

其实,这并不是乱码。只要输入的数字超过12位,Excel就默认你输入的是天文数字。对天文数字来说,精确到个位数没有任何意义。为了看起来更简洁,Excel就自作主张采用科学计数法显示,它还会很“聪明”地根据列宽自动调节显示长度。

更糟糕的是,如果输入的数字超过15位,后面的几位数还会自动变为0,而且变成0以后就再也无法恢复成原来的样子。那怎样才能输入正常显示的身份证号和银行账号呢?其实方法和上一页的编号输入一样,必须先将输入区域设为文本格式,再继续输入。

再次郑重提醒:

无须进行加减乘除运算的 超长数字 ,将输入区域 先设成文本格式再输入

▲变成“乱码”的银行账号

输入标准的日期

日期是Excel当中最为特别的数字。如果输入不当,会给后续的统计工作带来很多麻烦。标准的日期是用斜杠隔开年月日,写成“2019/5/20”的形式。

由于Excel具有强大的自我纠正能力,所以,下方左图中的几种输入形式,也是可以接受的。而右图的输入形式,分隔符、日的写法出错了,这些就是需要后期整理的错误日期。

▲正确的输入

▲错误的输入

有3个简单的特征可以辨别日期格式是否正确输入:

▲按Enter键以后自动靠右对齐

▲看编辑栏,显示的都是标准日期形式

▲可以直接和数字进行公式计算

输入特殊符号

Office中自带这些特殊的字符,它们都藏在【插入】选项卡中的【符号】栏。

以下符号字体中有不同类型的形状:

Wingdings1

Wingdings2

Wingdings3

Webdings

不过我个人更喜欢用搜狗输入法,先输入一个英文字母(习惯性用三的首字母S),然后单击“更多特殊符号”,就能选择插入各种形状的字符。 RIZzbJbjklaUIwjKnK0Qzk37DKtstznPqeRtbEj8cTzOvNi53qezyuy1kqfz07r8

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